JUSTEPS LEGAL HOÀN THIỆN BỘ QUY CHẾ NỘI BỘ CHO CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG CÔNG TRÌNH THUỶ HÀ NỘI

Justeps trân trọng đồng hành cùng Công ty Cổ phần Xây dựng Công trình Thuỷ Hà Nội trong quá trình rà soát, xây dựng và hoàn thiện bộ quy chế nội bộ phục vụ công tác quản trị, tài chính, nhân sự, tiền lương, kiểm soát nội bộ và phối hợp vận hành giữa các phòng ban.

Đây là một trong những nhóm hồ sơ rất quan trọng đối với doanh nghiệp xây dựng, bởi quy chế nội bộ không chỉ là văn bản để ban hành cho đủ, mà còn là công cụ giúp Ban Lãnh đạo kiểm soát hoạt động vận hành, chuẩn hóa trách nhiệm của từng bộ phận và hạn chế rủi ro trong quá trình triển khai công việc thực tế.

Giới thiệu về Công ty Cổ phần Xây dựng Công trình Thuỷ Hà Nội

Công ty Cổ phần Xây dựng Công trình Thuỷ Hà Nội là doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực xây dựng, có tên giao dịch quốc tế là HA NOI WATER PROJECT CONSTRUCTION JOINT STOCK COMPANY, tên viết tắt là HAWAPRO.,JSC.

Công ty được thành lập từ năm 2005 và có nhiều năm hoạt động trong lĩnh vực xây dựng công trình, xây dựng hạ tầng, công trình thủy lợi, giao thông, nạo vét, thi công công trình và các hoạt động xây lắp liên quan.

Với đặc thù là doanh nghiệp xây dựng, hoạt động của Thủy Hà Nội không chỉ nằm ở khối văn phòng mà còn gắn liền với công trường, hồ sơ kỹ thuật, nghiệm thu, thanh toán, quản lý vật tư, quản lý chi phí và phối hợp giữa nhiều bộ phận khác nhau.

Chính vì vậy, việc xây dựng một bộ quy chế nội bộ sát với mô hình vận hành thực tế là yêu cầu cần thiết để doanh nghiệp quản trị hiệu quả hơn, đồng thời tạo cơ sở pháp lý và cơ sở nội bộ rõ ràng cho từng nhóm công việc.

Đặc thù quản trị của doanh nghiệp xây dựng

So với doanh nghiệp thương mại hoặc dịch vụ thông thường, doanh nghiệp xây dựng có nhiều đặc thù trong tổ chức vận hành và kiểm soát nội bộ.

Một doanh nghiệp xây dựng thường phải quản lý đồng thời nhiều nhóm công việc như hành chính, nhân sự, kế toán, tài chính, kỹ thuật, kế hoạch, vật tư, hồ sơ công trình, chỉ huy công trường, giám sát thi công, nghiệm thu khối lượng, thanh toán cho nhà thầu phụ, tổ đội thi công, nhà cung cấp và các đơn vị liên quan.

Đặc biệt, hoạt động xây dựng thường phát sinh nhiều khoản chi theo từng công trình, từng hạng mục, từng giai đoạn thi công. Nếu không có quy chế rõ ràng, doanh nghiệp rất dễ gặp tình trạng hồ sơ thanh toán thiếu căn cứ, tạm ứng chưa được hoàn ứng kịp thời, chi phí công trình khó kiểm soát hoặc trách nhiệm giữa các phòng ban chưa được phân định rõ.

Ngoài ra, nhiều công việc trong doanh nghiệp xây dựng có tính chất liên phòng ban. Một khoản thanh toán công trình có thể liên quan đến bộ phận kỹ thuật, chỉ huy công trình, kế toán, vật tư, ban lãnh đạo và hồ sơ nghiệm thu. Nếu không có quy trình phối hợp rõ ràng, công việc dễ bị chồng chéo, kéo dài thời gian xử lý hoặc phát sinh tranh luận về trách nhiệm.

Vì vậy, việc xây dựng quy chế nội bộ cho doanh nghiệp xây dựng cần đặc biệt lưu ý đến tính thực tế. Hồ sơ không nên quá chung chung, không sao chép máy móc và cũng không nên quá rườm rà khiến doanh nghiệp khó áp dụng. Một bộ quy chế phù hợp cần vừa đảm bảo đúng quy định pháp luật, vừa bám sát mô hình vận hành, cơ cấu phòng ban, thẩm quyền phê duyệt và thói quen quản trị thực tế của doanh nghiệp.

Vì sao Thủy Hà Nội cần hoàn thiện bộ quy chế nội bộ

Trong quá trình vận hành, nếu doanh nghiệp không có hệ thống quy chế nội bộ rõ ràng, các phòng ban có thể xử lý công việc theo kinh nghiệm riêng, dẫn đến thiếu sự thống nhất trong quản trị.

Đối với doanh nghiệp xây dựng, điều này có thể làm phát sinh nhiều vấn đề như phòng ban phối hợp chưa đồng bộ, trách nhiệm giữa khối văn phòng và công trường chưa rõ, hồ sơ nghiệm thu và thanh toán chưa được kiểm soát chặt chẽ, chi phí công trình chưa được phân loại và phê duyệt theo quy trình thống nhất.

Ngoài ra, việc trả lương, phụ cấp, hỗ trợ, khoán chi, thanh toán công tác phí, tạm ứng, hoàn ứng hoặc xử lý các khoản chi phục vụ thi công cũng cần có cơ sở nội bộ rõ ràng. Nếu không có quy chế, doanh nghiệp sẽ gặp khó khăn khi giải trình với cơ quan thuế, cơ quan lao động, bảo hiểm hoặc khi phát sinh vướng mắc giữa người lao động, phòng ban và Ban Lãnh đạo.

Từ nhu cầu thực tế đó, Justeps Legal đã phối hợp cùng Ban Lãnh đạo Công ty Cổ phần Xây dựng Công trình Thuỷ Hà Nội để xây dựng bộ quy chế nội bộ theo hướng dễ hiểu, dễ áp dụng, không phức tạp hóa quy trình nhưng vẫn đảm bảo cơ sở pháp lý và hỗ trợ quản trị thực tế.

Quá trình Justeps Legal làm việc cùng Ban Lãnh đạo và các phòng ban

Để hoàn thiện bộ hồ sơ lần này, Justeps Legal đã thực hiện 03 vòng làm việc trực tiếp cùng Ban Lãnh đạo và các bộ phận phụ trách của Công ty.

Thành phần tham gia làm việc bao gồm Tổng Giám đốc Công ty, Kế toán trưởng, các anh chị trưởng bộ phận, phòng ban và các đầu mối phụ trách hoạt động quản trị, tài chính, kế toán, nhân sự, kỹ thuật và vận hành nội bộ.

Trong các buổi làm việc, Justeps Legal không chỉ tiếp nhận thông tin từ hồ sơ hiện có mà còn trao đổi trực tiếp với từng đầu mối để hiểu rõ cách Công ty đang vận hành trên thực tế.

Các nội dung được làm rõ bao gồm phòng ban nào đề xuất công việc, phòng ban nào kiểm tra, ai là người phê duyệt, hồ sơ nào cần có trước khi thanh toán, chứng từ nào cần lưu, khoản chi nào cần kiểm soát, trách nhiệm của từng bộ phận trong từng luồng công việc và những điểm nào đang cần chuẩn hóa thành quy chế.

Đây là bước rất quan trọng, bởi một bộ quy chế nội bộ chỉ có giá trị khi phản ánh đúng cách doanh nghiệp vận hành. Nếu hồ sơ được soạn quá lý thuyết hoặc xa rời thực tế, doanh nghiệp sẽ khó triển khai, các phòng ban khó sử dụng và Ban Lãnh đạo cũng khó kiểm soát hiệu quả.

Sau 03 vòng trao đổi, rà soát và điều chỉnh, Justeps Legal đã hoàn thiện bộ hồ sơ final để Công ty có thể xem xét ban hành và áp dụng trong nội bộ.

Các sản phẩm Justeps Legal đã hoàn thiện cho Thủy Hà Nội

Sau quá trình rà soát và làm việc cùng Ban Lãnh đạo, Kế toán trưởng và các phòng ban, Justeps Legal đã hoàn thiện bộ hồ sơ quy chế nội bộ cho Công ty Cổ phần Xây dựng Công trình Thuỷ Hà Nội, bao gồm các nhóm sản phẩm chính sau đây.

Quy chế tiền lương

Quy chế tiền lương được xây dựng nhằm làm rõ nguyên tắc quản lý, chi trả và kiểm soát tiền lương trong Công ty.

Nội dung quy chế bao gồm căn cứ trả lương, kỳ trả lương, hình thức trả lương, nguyên tắc tính lương, phụ cấp, hỗ trợ, thưởng, khấu trừ, thanh toán lương và trách nhiệm phối hợp giữa các bộ phận liên quan.

Đối với doanh nghiệp xây dựng, quy chế tiền lương không chỉ phục vụ việc trả lương cho khối văn phòng, mà còn cần tính đến đặc thù của nhân sự kỹ thuật, nhân sự công trường, nhân sự giám sát, bộ phận quản lý dự án và các khoản hỗ trợ phát sinh theo tính chất công việc.

Hồ sơ này giúp Công ty có cơ sở thống nhất trong việc quản lý tiền lương, hạn chế cách hiểu khác nhau giữa các bộ phận và hỗ trợ phòng nhân sự, kế toán trong quá trình thực hiện chi trả lương hàng tháng.

Thang lương, bảng lương

Thang lương, bảng lương được xây dựng trên cơ sở cơ cấu tổ chức, nhóm chức danh, vị trí công việc và thực tế tiền lương tại Công ty.

Đây là hồ sơ quan trọng để Công ty có căn cứ tuyển dụng, xếp lương, điều chỉnh lương, ghi nhận mức lương trong hợp đồng lao động, xây dựng chính sách tăng lương và kiểm soát chi phí nhân sự.

Đối với doanh nghiệp xây dựng, thang lương, bảng lương cần phản ánh được sự khác biệt giữa các nhóm vị trí như khối quản lý, khối văn phòng, kế toán, hành chính nhân sự, kỹ thuật, công trường, giám sát và các vị trí hỗ trợ vận hành khác.

Việc xây dựng thang lương, bảng lương phù hợp giúp doanh nghiệp quản trị chi phí nhân sự minh bạch hơn, đồng thời hỗ trợ việc giải trình khi có yêu cầu từ cơ quan quản lý hoặc khi phát sinh vấn đề liên quan đến lao động, tiền lương.

Quy chế tài chính

Quy chế tài chính là một trong những hồ sơ có ý nghĩa rất quan trọng đối với doanh nghiệp xây dựng.

Trong hoạt động xây dựng, doanh nghiệp thường phát sinh nhiều khoản chi như chi phí công trình, chi phí vật tư, chi phí nhân công, chi phí thuê ngoài, tạm ứng, hoàn ứng, công tác phí, tiếp khách, mua sắm, sửa chữa, vận chuyển và các khoản chi phục vụ thi công.

Nếu các khoản chi này không được kiểm soát bằng quy chế rõ ràng, doanh nghiệp rất dễ gặp rủi ro về chứng từ, phê duyệt, trách nhiệm giải trình và tính hợp lý của chi phí.

Quy chế tài chính được xây dựng nhằm làm rõ nguyên tắc quản lý tài chính nội bộ, thẩm quyền phê duyệt, hồ sơ chứng từ, quy trình đề xuất chi, tạm ứng, hoàn ứng, thanh toán, kiểm soát chi phí và trách nhiệm của từng bộ phận trong việc lập, kiểm tra, phê duyệt và lưu trữ hồ sơ.

Hồ sơ này hỗ trợ Công ty minh bạch hơn trong quản trị tài chính, giảm phụ thuộc vào việc xử lý theo thói quen và giúp kế toán có cơ sở kiểm soát chứng từ ngay từ đầu.

Quy chế kiểm soát nội bộ

Quy chế kiểm soát nội bộ được xây dựng nhằm thiết lập cơ chế kiểm tra, giám sát và phòng ngừa rủi ro trong quá trình vận hành của Công ty.

Đối với doanh nghiệp xây dựng, kiểm soát nội bộ không chỉ là kiểm tra sau khi sự việc đã phát sinh. Kiểm soát nội bộ cần được thực hiện từ khâu đề xuất, phê duyệt, triển khai, nghiệm thu, thanh toán, lưu hồ sơ đến đánh giá trách nhiệm của từng cá nhân và bộ phận.

Quy chế kiểm soát nội bộ giúp Công ty kiểm soát tốt hơn các nhóm rủi ro về tài chính, nhân sự, vật tư, hồ sơ công trình, thanh toán, công nợ, tuân thủ quy trình và trách nhiệm phối hợp nội bộ.

Đây cũng là công cụ hỗ trợ Ban Lãnh đạo theo dõi hoạt động vận hành mà không cần xử lý từng sự việc riêng lẻ theo cảm tính.

Quy chế phối hợp giữa các phòng ban

Quy chế phối hợp giữa các phòng ban được xây dựng nhằm làm rõ chức năng, nhiệm vụ, đầu mối phối hợp và trách nhiệm xử lý công việc giữa các bộ phận trong Công ty.

Đối với doanh nghiệp xây dựng, một công việc thực tế thường không nằm riêng ở một phòng ban. Một khoản thanh toán có thể cần hồ sơ nghiệm thu từ công trường, xác nhận từ bộ phận kỹ thuật, kiểm tra từ kế toán, đề xuất từ bộ phận phụ trách và phê duyệt từ Ban Lãnh đạo.

Nếu không có quy chế phối hợp rõ ràng, công việc dễ bị chuyển qua nhiều đầu mối nhưng không rõ ai là người chịu trách nhiệm chính, ai là người phối hợp, thời hạn xử lý như thế nào và hồ sơ cần hoàn thiện gồm những gì.

Quy chế phối hợp giúp Công ty chuẩn hóa luồng xử lý công việc, hạn chế chồng chéo, giảm tình trạng đùn đẩy trách nhiệm và hỗ trợ các phòng ban phối hợp nhịp nhàng hơn trong quá trình vận hành.

Lưu ý khi xây dựng quy chế nội bộ cho doanh nghiệp xây dựng

Từ thực tiễn tư vấn cho các doanh nghiệp xây dựng, Justeps Legal nhận thấy việc xây dựng quy chế nội bộ cần đặc biệt lưu ý đến tính phù hợp với mô hình vận hành.

Một bộ quy chế quá chung chung sẽ không giải quyết được các vấn đề cụ thể của doanh nghiệp. Ngược lại, một bộ quy chế quá phức tạp, quá nhiều biểu mẫu hoặc quá nhiều tầng phê duyệt có thể khiến doanh nghiệp khó áp dụng, làm tăng gánh nặng giấy tờ và khiến các phòng ban không muốn sử dụng.

Vì vậy, khi xây dựng quy chế nội bộ cho doanh nghiệp xây dựng, cần cân bằng giữa ba yếu tố: đúng quy định pháp luật, phù hợp thực tế vận hành và đủ đơn giản để triển khai.

Quy chế cần làm rõ được các nội dung cốt lõi như cơ cấu trách nhiệm, thẩm quyền phê duyệt, nguyên tắc tài chính, nguyên tắc tiền lương, hồ sơ chứng từ, trách nhiệm phối hợp giữa các phòng ban và cơ chế kiểm soát nội bộ.

Đặc biệt, với các doanh nghiệp xây dựng có nhiều công trình, nhiều đầu mối công trường, nhiều khoản chi phát sinh và nhiều bộ phận cùng tham gia xử lý một công việc, quy chế nội bộ cần được xây dựng theo hướng dễ dùng, dễ tra cứu và có khả năng áp dụng ngay trong hoạt động hàng ngày.

Bộ hồ sơ ban hành hỗ trợ doanh nghiệp như thế nào

Sau khi ban hành, bộ quy chế nội bộ sẽ trở thành căn cứ quan trọng để Công ty Cổ phần Xây dựng Công trình Thuỷ Hà Nội chuẩn hóa hoạt động quản trị.

Bộ hồ sơ giúp Công ty có căn cứ rõ ràng hơn trong quản lý tiền lương, phụ cấp, hỗ trợ và chi phí nhân sự. Đồng thời, hồ sơ cũng hỗ trợ kiểm soát tạm ứng, hoàn ứng, thanh toán, hồ sơ chứng từ và trách nhiệm giải trình của từng bộ phận.

Bên cạnh đó, quy chế nội bộ giúp chuẩn hóa trách nhiệm phối hợp giữa các phòng ban, làm rõ đầu mối chịu trách nhiệm trong từng nhóm công việc, hạn chế rủi ro thất thoát, sai sót hoặc thiếu hồ sơ khi thanh toán.

Đối với phòng kế toán, nhân sự và các bộ phận chuyên môn, bộ quy chế là căn cứ thống nhất để thực hiện công việc, giảm tình trạng xử lý theo thói quen hoặc phải xin ý kiến lại nhiều lần đối với các vấn đề lặp lại.

Đối với Ban Lãnh đạo, bộ hồ sơ giúp tăng khả năng kiểm soát hoạt động vận hành, tài chính, nhân sự và phối hợp nội bộ, đồng thời tạo nền tảng để Công ty tiếp tục hoàn thiện hệ thống quản trị trong giai đoạn phát triển tiếp theo.

Ngoài ra, bộ quy chế cũng hỗ trợ doanh nghiệp khi cần giải trình với cơ quan thuế, lao động, bảo hiểm hoặc đối tác liên quan, bởi các khoản chi, quy trình phê duyệt, trách nhiệm phòng ban và hồ sơ nội bộ đã có căn cứ rõ ràng hơn.

Justeps đồng hành cùng doanh nghiệp xây dựng hoàn thiện pháp lý nội bộ

Đối với Justeps, việc hoàn thiện bộ quy chế nội bộ cho doanh nghiệp xây dựng không chỉ là hoạt động soạn thảo văn bản pháp lý.

Đây là quá trình cùng doanh nghiệp nhìn lại cách vận hành, bóc tách rủi ro, chuẩn hóa quy trình, làm rõ trách nhiệm phòng ban và biến kinh nghiệm quản trị thực tế của Ban Lãnh đạo thành hệ thống hồ sơ có thể áp dụng lâu dài.

Trong dự án lần này, Justeps Legal trân trọng cảm ơn Ban Lãnh đạo Công ty Cổ phần Xây dựng Công trình Thuỷ Hà Nội, Tổng Giám đốc, Kế toán trưởng và các anh chị trưởng bộ phận, phòng ban đã tin tưởng, phối hợp và chia sẻ rất sát thực tế trong quá trình làm việc.

Justeps tiếp tục đồng hành cùng các doanh nghiệp xây dựng trong việc rà soát, xây dựng và hoàn thiện hệ thống quy chế nội bộ, hồ sơ lao động, tiền lương, tài chính, kiểm soát nội bộ và quy trình phối hợp phòng ban theo hướng đúng luật, dễ áp dụng, sát mô hình vận hành và hỗ trợ quản trị thực tế.

Nếu doanh nghiệp của bạn đang cần rà soát hoặc xây dựng quy chế nội bộ, quy chế tiền lương, thang lương bảng lương, quy chế tài chính, quy chế kiểm soát nội bộ hoặc quy chế phối hợp giữa các phòng ban, Justeps có thể đồng hành từ giai đoạn khảo sát mô hình vận hành, rà soát hồ sơ hiện có, làm việc với Ban Lãnh đạo và các phòng ban đến khi hoàn thiện bộ hồ sơ final để ban hành và áp dụng trong thực tế.

Justeps đồng hành cùng doanh nghiệp xây dựng hệ thống pháp lý nội bộ vững chắc, thực tế và hiệu quả trong vận hành.

Mọi thông tin vui lòng liên hệ:

 Email: info@justepslegal.com

 Website: https://justepslegal.com/

 Page: Justeps

 Hotline (Zalo): 096 172 2607

 Văn phòng: Tầng 12, Tòa Licogi 13, số 164 đường Khuất Duy Tiến, phường Thanh Xuân, Hà Nội, Việt Nam