Dịch vụ rà soát thang bảng lương và bảo hiểm xã hội tại Hà Nội giúp doanh nghiệp phát hiện rủi ro trước khi bị truy đóng

Thang bảng lương và bảo hiểm xã hội là hai nhóm hồ sơ có mối liên hệ trực tiếp với nhau trong doanh nghiệp. Thang bảng lương là căn cứ để xác định mức lương theo công việc hoặc chức danh. Hợp đồng lao động là căn cứ ghi nhận mức lương, phụ cấp và các khoản bổ sung khác. Bảng lương hằng tháng là căn cứ thể hiện thu nhập thực tế. Hồ sơ bảo hiểm xã hội là căn cứ xác định mức tiền lương làm cơ sở đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc.

Trong thực tế, nhiều doanh nghiệp tại Hà Nội đã có thang bảng lương, đã có bảng lương hằng tháng và đã tham gia bảo hiểm xã hội cho người lao động, nhưng các hồ sơ này lại không thống nhất với nhau. Thang bảng lương ghi một mức, hợp đồng lao động ghi một mức, bảng lương thực trả có nhiều khoản phụ cấp và KPI, còn hồ sơ bảo hiểm xã hội lại khai theo một mức khác. Đây là tình trạng rất phổ biến và cũng là nguyên nhân làm phát sinh rủi ro khi cơ quan bảo hiểm xã hội, thuế hoặc lao động kiểm tra.

Một số doanh nghiệp cho rằng chỉ cần đóng bảo hiểm xã hội trên lương cơ bản là đủ. Tuy nhiên, nếu ngoài lương cơ bản còn có phụ cấp, khoản bổ sung, KPI hoặc khoản trả cố định hằng tháng, doanh nghiệp cần rà soát kỹ bản chất từng khoản. Việc đặt tên một khoản là “phụ cấp”, “hỗ trợ”, “KPI” hoặc “thưởng” không tự động làm khoản đó nằm ngoài tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội.

Dịch vụ rà soát thang bảng lương và bảo hiểm xã hội tại Hà Nội của Justeps được thiết kế để hỗ trợ doanh nghiệp kiểm tra lại toàn bộ hệ thống tiền lương và hồ sơ BHXH đang áp dụng. Mục tiêu là giúp doanh nghiệp phát hiện điểm lệch, xác định rủi ro, bổ sung hồ sơ còn thiếu và điều chỉnh cơ cấu lương theo hướng rõ ràng, hợp pháp, dễ giải trình.

Vì sao doanh nghiệp cần rà soát thang bảng lương và bảo hiểm xã hội

Doanh nghiệp cần rà soát thang bảng lương và bảo hiểm xã hội vì đây là hai nhóm hồ sơ thường được kiểm tra cùng nhau. Khi cơ quan có thẩm quyền xem xét nghĩa vụ bảo hiểm xã hội, họ không chỉ nhìn vào mức lương doanh nghiệp đang khai báo trên hồ sơ BHXH, mà còn có thể đối chiếu với hợp đồng lao động, bảng lương, phụ lục hợp đồng, quy chế lương thưởng, thang bảng lương và chứng từ chi trả thực tế.

Nếu doanh nghiệp chỉ có bảng lương nội bộ nhưng không có thang bảng lương được ban hành, không có quyết định áp dụng, không có hồ sơ công khai hoặc không có quy chế lương thưởng, doanh nghiệp sẽ thiếu căn cứ để giải thích vì sao trả lương theo cách hiện tại.

Nếu doanh nghiệp có thang bảng lương nhưng không cập nhật theo mức lương tối thiểu vùng, không khớp với chức danh thực tế hoặc không khớp với hợp đồng lao động, hồ sơ cũng có rủi ro.

Nếu doanh nghiệp có nhiều khoản ngoài lương như phụ cấp, KPI, thưởng, hoa hồng, khoản bổ sung hoặc hỗ trợ cố định nhưng không xác định rõ bản chất, doanh nghiệp có thể gặp rủi ro khi xác định tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội.

Việc rà soát giúp doanh nghiệp biết rõ điểm nào đang an toàn, điểm nào cần sửa, điểm nào cần bổ sung tài liệu và điểm nào có khả năng dẫn đến truy đóng, xử phạt hoặc tranh chấp với người lao động.

Khi nào doanh nghiệp nên rà soát thang bảng lương và BHXH

Doanh nghiệp nên rà soát khi mức lương đóng bảo hiểm xã hội thấp hơn nhiều so với tổng thu nhập thực tế của người lao động. Đây là dấu hiệu rủi ro phổ biến, đặc biệt nếu phần chênh lệch được trả dưới dạng phụ cấp, KPI, hỗ trợ hoặc khoản bổ sung cố định.

Doanh nghiệp nên rà soát khi hợp đồng lao động chỉ ghi lương cơ bản, nhưng bảng lương hằng tháng có nhiều khoản khác như phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp điện thoại, phụ cấp xăng xe, KPI, thưởng hiệu quả hoặc khoản hỗ trợ.

Doanh nghiệp nên rà soát khi KPI được trả đều hằng tháng nhưng không có bảng giao KPI, bảng chấm KPI, tiêu chí đánh giá hoặc kết quả xác nhận. Khi đó, khoản KPI có thể bị xem xét lại về bản chất.

Doanh nghiệp nên rà soát khi phụ cấp được trả cố định cho nhiều người nhưng không có điều kiện hưởng cụ thể. Ví dụ, phụ cấp trách nhiệm nhưng không có quyết định giao trách nhiệm; phụ cấp xăng xe nhưng vị trí không di chuyển; phụ cấp điện thoại nhưng không gắn với nhu cầu công việc; phụ cấp ca nhưng không có bảng phân ca.

Doanh nghiệp nên rà soát khi thang bảng lương đã xây dựng từ lâu nhưng chưa cập nhật theo thay đổi về mức lương tối thiểu vùng, cơ cấu chức danh, phòng ban, mô hình làm việc hoặc chính sách BHXH mới.

Doanh nghiệp cũng nên rà soát trước khi mở rộng quy mô nhân sự, chuẩn bị thanh tra lao động, quyết toán thuế, kiểm toán, gọi vốn, tái cấu trúc hoặc tham gia BHXH cho nhiều lao động mới.

Quy định pháp luật cần lưu ý khi rà soát thang bảng lương và bảo hiểm xã hội

Khi rà soát thang bảng lương và bảo hiểm xã hội, doanh nghiệp cần đặt hồ sơ tiền lương trong mối liên hệ với Bộ luật Lao động, pháp luật bảo hiểm xã hội và quy định về xử phạt hành chính.

Theo Điều 93 Bộ luật Lao động 2019, người sử dụng lao động phải xây dựng thang lương, bảng lương và định mức lao động. Đây là cơ sở để tuyển dụng, sử dụng lao động, thỏa thuận mức lương theo công việc hoặc chức danh trong hợp đồng lao động và trả lương cho người lao động.

Cũng theo Điều 93 Bộ luật Lao động 2019, thang lương, bảng lương và mức lao động phải được công khai tại nơi làm việc trước khi thực hiện. Vì vậy, khi rà soát, doanh nghiệp không chỉ cần kiểm tra nội dung thang bảng lương, mà còn cần kiểm tra quyết định ban hành, thông báo công khai và bằng chứng đã phổ biến cho người lao động.

Theo Điều 21 Bộ luật Lao động 2019, hợp đồng lao động phải có các nội dung chủ yếu như mức lương theo công việc hoặc chức danh, hình thức trả lương, thời hạn trả lương, phụ cấp lương, các khoản bổ sung khác, chế độ nâng bậc, nâng lương, thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và bảo hiểm thất nghiệp. Vì vậy, nếu doanh nghiệp đang chi trả nhiều khoản ngoài lương cơ bản, cần kiểm tra xem hợp đồng lao động, phụ lục hợp đồng hoặc quy chế lương thưởng đã phản ánh đúng chưa.

Về mức lương tối thiểu, doanh nghiệp tại Hà Nội cần bảo đảm mức lương theo công việc hoặc chức danh không thấp hơn mức lương tối thiểu vùng áp dụng tại địa điểm làm việc của người lao động. Nếu doanh nghiệp có nhiều địa điểm như văn phòng, kho, xưởng, cửa hàng, công trình hoặc chi nhánh ở địa bàn khác, cần xác định đúng vùng lương tối thiểu tương ứng.

Về bảo hiểm xã hội, doanh nghiệp cần rà soát tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc đối với người lao động hưởng lương do người sử dụng lao động quyết định. Tiền lương này được xác định trên cơ sở tiền lương tháng, bao gồm mức lương, phụ cấp lương và các khoản bổ sung khác theo quy định. Vì vậy, không nên chỉ nhìn vào một dòng “lương cơ bản” khi xác định mức đóng BHXH.

Đối với hợp đồng có tên gọi khác, doanh nghiệp cần lưu ý Điều 13 Bộ luật Lao động 2019. Nếu một thỏa thuận có nội dung về việc làm có trả công, tiền lương và có sự quản lý, điều hành, giám sát thì vẫn có thể được coi là hợp đồng lao động, dù tên gọi là hợp đồng cộng tác viên, dịch vụ, khoán việc hoặc chuyên gia. Nội dung này rất quan trọng khi doanh nghiệp sử dụng cộng tác viên hoặc lao động ngoài bảng lương chính thức.

Ngoài ra, theo quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động, doanh nghiệp có thể bị xử phạt nếu không xây dựng thang lương, bảng lương, định mức lao động hoặc không công khai trước khi áp dụng. Trường hợp trả lương thấp hơn mức lương tối thiểu vùng, doanh nghiệp còn có thể bị xử phạt và bị buộc trả đủ phần tiền lương thiếu cho người lao động.

Những lỗi thường gặp khi thang bảng lương không khớp hồ sơ BHXH

Lỗi đầu tiên là thang bảng lương chỉ lập cho có, không được dùng làm căn cứ trả lương thực tế. Doanh nghiệp có thể có một bản thang bảng lương lưu nội bộ, nhưng bảng lương hằng tháng lại tính theo mức khác và không giải thích được sự khác biệt.

Lỗi thứ hai là chức danh trong thang bảng lương không khớp với hợp đồng lao động. Ví dụ, thang bảng lương có chức danh “nhân viên kinh doanh”, nhưng hợp đồng ghi “chuyên viên tư vấn”, bảng lương ghi “sales” và hồ sơ BHXH ghi một tên khác. Sự thiếu thống nhất này khiến hồ sơ khó giải trình.

Lỗi thứ ba là mức lương trong hợp đồng thấp hơn đáng kể so với thu nhập thực tế. Nếu phần còn lại được trả dưới dạng phụ cấp hoặc KPI nhưng không có điều kiện hưởng rõ ràng, doanh nghiệp có rủi ro khi xác định tiền lương làm căn cứ đóng BHXH.

Lỗi thứ tư là phụ cấp được ghi trong bảng lương nhưng không có chính sách phụ cấp. Doanh nghiệp trả phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp điện thoại, phụ cấp xăng xe, phụ cấp công trình, phụ cấp ca hoặc phụ cấp chuyên cần nhưng không có quy chế giải thích ai được hưởng, hưởng khi nào và điều kiện chấm dứt hưởng.

Lỗi thứ năm là KPI có trong bảng lương nhưng không có bảng đánh giá. Nếu KPI được trả đều như lương cố định, không có chỉ tiêu, không có kết quả đánh giá và không có phê duyệt, doanh nghiệp rất khó chứng minh đây là khoản thu nhập biến động theo hiệu quả.

Lỗi thứ sáu là bảng lương đóng BHXH không khớp với bảng lương nội bộ. Đây là lỗi nhạy cảm. Nếu doanh nghiệp có hai hệ thống số liệu khác nhau nhưng không giải thích được bản chất các khoản chênh lệch, rủi ro truy đóng và tranh chấp sẽ tăng lên.

Lỗi thứ bảy là không có hồ sơ công khai thang bảng lương. Nhiều doanh nghiệp có file thang bảng lương nhưng không có quyết định ban hành, không có thông báo áp dụng, không có biên bản phổ biến hoặc bằng chứng công khai tại nơi làm việc.

Rà soát thang bảng lương cần kiểm tra những gì

Khi rà soát thang bảng lương, doanh nghiệp cần kiểm tra trước hết là hệ thống chức danh. Chức danh trong thang bảng lương cần phản ánh đúng cơ cấu tổ chức thực tế, gồm ban điều hành, quản lý, chuyên môn, kinh doanh, kế toán, hành chính, kỹ thuật, vận hành, kho, sản xuất, bán hàng, lao động phổ thông hoặc các vị trí đặc thù theo ngành nghề.

Tiếp theo, cần kiểm tra mức lương theo từng chức danh hoặc bậc lương. Mức lương này cần phù hợp với trách nhiệm công việc, cấp bậc, điều kiện làm việc và không thấp hơn mức lương tối thiểu vùng áp dụng.

Doanh nghiệp cũng cần kiểm tra thang bảng lương đã có quyết định ban hành chưa. Một file thang bảng lương nếu chưa được ban hành chính thức thì giá trị áp dụng sẽ yếu hơn khi giải trình.

Nội dung tiếp theo là hồ sơ công khai. Thang bảng lương cần được công khai tại nơi làm việc trước khi thực hiện. Doanh nghiệp nên lưu bằng chứng như thông báo nội bộ, email, biên bản phổ biến, niêm yết hoặc xác nhận đã công khai.

Ngoài ra, cần kiểm tra thang bảng lương có được cập nhật khi doanh nghiệp thay đổi mức lương tối thiểu vùng, thay đổi chức danh, thay đổi cơ cấu phòng ban hoặc điều chỉnh mô hình trả lương hay không. Thang bảng lương quá cũ nhưng vẫn dùng làm căn cứ trả lương có thể không còn phù hợp.

Rà soát bảo hiểm xã hội cần kiểm tra những gì

Khi rà soát bảo hiểm xã hội, doanh nghiệp cần kiểm tra mức lương đang khai báo đóng BHXH cho từng người lao động và đối chiếu với hợp đồng lao động, phụ lục hợp đồng, bảng lương hằng tháng và quy chế lương thưởng.

Nội dung đầu tiên là xác định người lao động thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc. Doanh nghiệp cần kiểm tra loại hợp đồng, thời hạn hợp đồng, thực tế làm việc và nhóm người lao động đang được quản lý như thế nào.

Nội dung thứ hai là kiểm tra mức lương làm căn cứ đóng BHXH. Không nên chỉ kiểm tra lương cơ bản, mà cần rà soát toàn bộ cơ cấu thu nhập gồm lương theo chức danh, phụ cấp lương và khoản bổ sung khác.

Nội dung thứ ba là rà soát phụ cấp. Những khoản phụ cấp được trả cố định, thường xuyên, xác định được mức tiền cụ thể và ghi trong hợp đồng lao động hoặc phụ lục hợp đồng cần được xem xét kỹ.

Nội dung thứ tư là rà soát KPI và khoản bổ sung. Nếu KPI có bản chất là khoản biến động theo kết quả thực tế, cần có bảng giao KPI, bảng chấm KPI và hồ sơ đánh giá. Nếu KPI trả cố định hằng tháng, rủi ro BHXH sẽ cao hơn.

Nội dung thứ năm là rà soát nhóm cộng tác viên, part-time, thời vụ hoặc khoán việc. Nếu các nhóm này thực tế làm việc như người lao động, chịu sự quản lý, chấm công, nhận lệnh công việc và nhận tiền định kỳ, doanh nghiệp cần đánh giá lại nghĩa vụ lao động và BHXH.

Rà soát phụ cấp, KPI và khoản bổ sung trong mối liên hệ với BHXH

Phụ cấp, KPI và khoản bổ sung là nhóm dễ phát sinh rủi ro nhất khi rà soát BHXH. Lý do là doanh nghiệp thường sử dụng các khoản này để cơ cấu thu nhập linh hoạt, nhưng không phải lúc nào cũng có quy chế và hồ sơ chứng minh phù hợp.

Đối với phụ cấp trách nhiệm, cần kiểm tra người lao động có thực sự đang giữ trách nhiệm quản lý, phụ trách công việc hoặc chịu trách nhiệm đặc biệt hay không. Nếu có, cần có quyết định phân công, mô tả công việc hoặc căn cứ nội bộ.

Đối với phụ cấp chức vụ, cần kiểm tra chức vụ có tồn tại trong cơ cấu tổ chức không, người lao động có được bổ nhiệm hay không và khi không còn giữ chức vụ thì phụ cấp có dừng không.

Đối với phụ cấp điện thoại, xăng xe, đi lại, công tác, cần kiểm tra điều kiện hưởng. Nếu khoản này trả đều cho mọi người, không phụ thuộc nhu cầu công việc, doanh nghiệp cần rà soát lại bản chất khoản chi.

Đối với KPI, cần kiểm tra tiêu chí, kỳ đánh giá, trọng số, điểm số, người chấm và kết quả xác nhận. KPI không có hồ sơ đánh giá thường rất khó chứng minh là khoản biến động theo hiệu quả.

Đối với khoản bổ sung khác, cần kiểm tra tên gọi, tần suất chi trả, mức tiền, cách ghi nhận trong hợp đồng, phụ lục hợp đồng, quy chế lương thưởng và bảng lương hằng tháng. Nếu khoản bổ sung có mức tiền xác định và trả thường xuyên, cần đánh giá rủi ro BHXH.

Rà soát hợp đồng lao động trong mối liên hệ với thang bảng lương và BHXH

Hợp đồng lao động là tài liệu trung tâm khi rà soát thang bảng lương và BHXH. Nếu hợp đồng lao động ghi không đúng hoặc không đủ, toàn bộ hệ thống lương phía sau sẽ khó giải trình.

Doanh nghiệp cần kiểm tra chức danh trong hợp đồng có khớp với thang bảng lương không. Nếu chức danh không khớp, cần xác định chức danh nào là chức danh chính thức được dùng làm căn cứ trả lương.

Doanh nghiệp cần kiểm tra mức lương trong hợp đồng có phù hợp với thang bảng lương và mức lương tối thiểu vùng không. Nếu hợp đồng ghi mức lương thấp hơn mức thực tế hoặc thấp hơn khung chức danh, cần xem lại cách thể hiện.

Doanh nghiệp cần kiểm tra phụ cấp và khoản bổ sung trong hợp đồng. Nếu hợp đồng ghi quá chi tiết các khoản trả cố định nhưng bảng lương lại muốn xem đây là khoản linh hoạt, sẽ có rủi ro về cách xác định tiền lương đóng BHXH.

Ngược lại, nếu bảng lương trả nhiều khoản nhưng hợp đồng không ghi, phụ lục không có, quy chế không có, doanh nghiệp cũng thiếu căn cứ áp dụng.

Vì vậy, khi rà soát, cần nhìn hợp đồng lao động cùng với thang bảng lương, quy chế lương thưởng, bảng lương, bảng chấm công, bảng KPI và hồ sơ BHXH, không nên kiểm tra từng tài liệu riêng lẻ.

Rà soát cộng tác viên, part-time, thời vụ và khoán việc

Nhiều doanh nghiệp chỉ rà soát người lao động trong danh sách BHXH mà bỏ qua nhóm cộng tác viên, part-time, thời vụ hoặc khoán việc. Đây là nhóm có thể tạo rủi ro lớn nếu bản chất làm việc giống người lao động.

Nếu cá nhân làm việc độc lập, tự tổ chức công việc, không bị chấm công, không chịu quản lý thời gian, không nhận lương cố định và chỉ nhận thù lao theo kết quả, doanh nghiệp có thể quản lý bằng hồ sơ dịch vụ hoặc cộng tác phù hợp.

Tuy nhiên, nếu người đó làm việc thường xuyên, có lịch làm việc, chịu sự phân công, sử dụng công cụ của doanh nghiệp, tham gia quy trình nội bộ, chịu sự đánh giá của cấp quản lý và nhận tiền định kỳ, doanh nghiệp cần rà soát rủi ro phát sinh quan hệ lao động.

Việc đặt tên hợp đồng là cộng tác viên, dịch vụ, khoán việc hoặc chuyên gia không đủ để loại trừ nghĩa vụ lao động nếu bản chất thực tế là quan hệ lao động.

Do đó, dịch vụ rà soát thang bảng lương và bảo hiểm xã hội nên bao gồm cả việc rà soát nhóm nhân sự ngoài bảng lương chính thức. Điều này giúp doanh nghiệp tránh bỏ sót nghĩa vụ và hạn chế tranh chấp khi cá nhân yêu cầu công nhận quyền lợi lao động.

Báo cáo rà soát thang bảng lương và BHXH nên có nội dung gì

Một báo cáo rà soát thang bảng lương và BHXH nên chỉ ra được hiện trạng hồ sơ, điểm phù hợp, điểm chưa phù hợp, mức độ rủi ro và phương án xử lý.

Trước hết, báo cáo cần đánh giá hồ sơ thang bảng lương. Doanh nghiệp đã có thang bảng lương chưa, có quyết định ban hành chưa, có công khai chưa, chức danh có khớp thực tế không, mức lương có phù hợp lương tối thiểu vùng không và có cần cập nhật không.

Tiếp theo, báo cáo cần đánh giá hợp đồng lao động. Hợp đồng có ghi đúng chức danh không, có ghi rõ lương, phụ cấp, khoản bổ sung khác không, có khớp bảng lương và hồ sơ BHXH không.

Báo cáo cũng cần đánh giá bảng lương hằng tháng. Các khoản thu nhập có được phân loại đúng không, phụ cấp có điều kiện hưởng không, KPI có bảng đánh giá không, thưởng có quy chế không, tăng ca có chấm công không.

Nội dung quan trọng tiếp theo là đánh giá mức lương đóng BHXH. Báo cáo cần chỉ ra khoản nào đang được tính, khoản nào chưa được tính, khoản nào có rủi ro, khoản nào cần bổ sung hồ sơ để giải trình.

Cuối cùng, báo cáo nên có khuyến nghị xử lý. Doanh nghiệp cần sửa thang bảng lương, cập nhật quyết định ban hành, bổ sung quy chế lương thưởng, điều chỉnh hợp đồng lao động, thiết kế lại KPI, phân loại lại phụ cấp hay rà soát lại cộng tác viên.

Dịch vụ rà soát thang bảng lương và bảo hiểm xã hội tại Hà Nội của Justeps gồm những gì

Justeps hỗ trợ doanh nghiệp rà soát toàn bộ hồ sơ liên quan đến thang bảng lương và bảo hiểm xã hội theo hướng thực tế, có căn cứ và dễ áp dụng.

Trước hết, Justeps tiếp nhận thông tin về ngành nghề hoạt động, số lượng lao động, phòng ban, chức danh, địa điểm làm việc, thang bảng lương hiện tại, bảng lương hằng tháng, mức đóng BHXH, hợp đồng lao động, phụ cấp, KPI, thưởng, cộng tác viên và hồ sơ liên quan.

Sau đó, Justeps rà soát thang bảng lương, bao gồm hệ thống chức danh, bậc lương, mức lương, quyết định ban hành, hồ sơ công khai và sự phù hợp với mức lương tối thiểu vùng.

Tiếp theo, Justeps rà soát hồ sơ BHXH, bao gồm danh sách người lao động tham gia BHXH, mức lương đóng BHXH, loại hợp đồng, cơ cấu thu nhập, phụ cấp, khoản bổ sung và sự thống nhất với hợp đồng lao động.

Justeps cũng rà soát bảng lương hằng tháng, bảng chấm công, bảng KPI, quy chế lương thưởng, chính sách phụ cấp và các khoản thưởng hoặc hoa hồng nếu có.

Trường hợp doanh nghiệp có cộng tác viên, part-time, thời vụ, khoán việc hoặc chuyên gia ngoài bảng lương chính thức, Justeps có thể rà soát bản chất quan hệ và khuyến nghị cách phân loại hồ sơ phù hợp.

Sau khi rà soát, Justeps có thể bàn giao báo cáo rủi ro, bảng phân loại khoản thu nhập, khuyến nghị điều chỉnh và phương án hoàn thiện hồ sơ. Nếu doanh nghiệp có nhu cầu, Justeps có thể tiếp tục hỗ trợ sửa thang bảng lương, quy chế lương thưởng, phụ lục hợp đồng lao động, bảng KPI hoặc chính sách phụ cấp.

Doanh nghiệp nào nên sử dụng dịch vụ này

Dịch vụ rà soát thang bảng lương và bảo hiểm xã hội tại Hà Nội phù hợp với doanh nghiệp đã có nhân sự, đã trả lương và đã tham gia BHXH nhưng chưa chắc hồ sơ hiện tại đã thống nhất.

Dịch vụ đặc biệt phù hợp với doanh nghiệp đang đóng BHXH trên mức thấp hơn tổng thu nhập thực tế của người lao động.

Doanh nghiệp đang có nhiều khoản phụ cấp, KPI, thưởng, hoa hồng hoặc khoản bổ sung khác nhưng chưa xác định rõ khoản nào liên quan đến tiền lương làm căn cứ đóng BHXH cũng nên sử dụng dịch vụ này.

Doanh nghiệp chưa có thang bảng lương, có thang bảng lương cũ, chưa công khai thang bảng lương hoặc chưa cập nhật theo mức lương tối thiểu vùng mới cũng nên rà soát.

Doanh nghiệp có hợp đồng lao động không khớp với bảng lương, bảng lương không khớp hồ sơ BHXH hoặc bảng lương nội bộ khác với bảng lương khai báo cũng nên kiểm tra sớm.

Doanh nghiệp đang sử dụng cộng tác viên, part-time, thời vụ, khoán việc hoặc cá nhân nhận hoa hồng làm việc thường xuyên như nhân viên cũng nên rà soát để tránh rủi ro phát sinh quan hệ lao động.

Hồ sơ doanh nghiệp có thể nhận được khi sử dụng dịch vụ tại Justeps

Tùy theo phạm vi công việc, Justeps có thể bàn giao báo cáo rà soát thang bảng lương và bảo hiểm xã hội, trong đó chỉ rõ hiện trạng, rủi ro, nguyên nhân và khuyến nghị xử lý.

Doanh nghiệp có thể nhận được bảng đối chiếu giữa thang bảng lương, hợp đồng lao động, bảng lương hằng tháng và hồ sơ BHXH để nhận diện điểm lệch.

Doanh nghiệp có thể nhận được bảng phân loại khoản thu nhập, gồm lương theo chức danh, phụ cấp, khoản bổ sung, KPI, thưởng, hoa hồng, hỗ trợ chi phí và nhóm khoản cần rà soát rủi ro BHXH.

Nếu cần điều chỉnh, Justeps có thể hỗ trợ sửa hoặc xây dựng mới thang bảng lương, quyết định ban hành, thông báo công khai, quy chế lương thưởng, chính sách phụ cấp, nguyên tắc KPI, phụ lục hợp đồng lao động và checklist hồ sơ tiền lương.

Nếu doanh nghiệp có nhóm cộng tác viên, part-time, thời vụ hoặc khoán việc, Justeps có thể hỗ trợ khuyến nghị phân loại quan hệ và hồ sơ thanh toán phù hợp.

Quy trình rà soát thang bảng lương và bảo hiểm xã hội tại Justeps

Bước 1: Tiếp nhận thông tin và hồ sơ hiện tại

Justeps tiếp nhận thông tin về ngành nghề, số lượng lao động, chức danh, phòng ban, địa điểm làm việc, thang bảng lương, hợp đồng lao động, bảng lương, mức đóng BHXH, phụ cấp, KPI, thưởng, cộng tác viên và hồ sơ liên quan.

Bước 2: Rà soát thang bảng lương

Justeps kiểm tra hệ thống chức danh, bậc lương, mức lương, quyết định ban hành, hồ sơ công khai, mức lương tối thiểu vùng và sự phù hợp với thực tế vận hành của doanh nghiệp.

Bước 3: Rà soát hợp đồng lao động và phụ lục hợp đồng

Justeps kiểm tra chức danh, mức lương, phụ cấp, khoản bổ sung khác, hình thức trả lương, thời hạn trả lương và sự thống nhất với bảng lương hằng tháng.

Bước 4: Rà soát bảng lương và cơ cấu thu nhập

Justeps rà soát lương cơ bản, phụ cấp, khoản bổ sung, KPI, thưởng, hoa hồng, tăng ca, công tác phí, khoản hỗ trợ và các khoản khấu trừ để xác định bản chất từng khoản.

Bước 5: Rà soát hồ sơ BHXH

Justeps đối chiếu mức lương đóng BHXH với hợp đồng lao động, thang bảng lương, bảng lương hằng tháng và các khoản thu nhập đang chi trả để nhận diện rủi ro.

Bước 6: Rà soát cộng tác viên, part-time, thời vụ và khoán việc

Justeps kiểm tra nhóm nhân sự ngoài bảng lương chính thức nếu có, đánh giá bản chất quan hệ và khuyến nghị hồ sơ phù hợp.

Bước 7: Lập báo cáo và khuyến nghị điều chỉnh

Justeps tổng hợp kết quả rà soát, chỉ ra lỗi, mức độ rủi ro, nguyên nhân, thứ tự ưu tiên xử lý và phương án điều chỉnh. Trường hợp doanh nghiệp cần, Justeps có thể tiếp tục hỗ trợ hoàn thiện hồ sơ sau rà soát.

Chi phí dịch vụ rà soát thang bảng lương và bảo hiểm xã hội tại Hà Nội

Chi phí dịch vụ rà soát thang bảng lương và bảo hiểm xã hội tại Hà Nội được xác định tùy theo quy mô doanh nghiệp, số lượng lao động, số lượng phòng ban, số lượng chức danh, mức độ phức tạp của cơ cấu thu nhập, số lượng khoản phụ cấp, KPI, thưởng, hoa hồng, cộng tác viên và tình trạng hồ sơ hiện tại.

Doanh nghiệp có cơ cấu đơn giản, ít nhân sự và chỉ cần rà soát cơ bản sẽ có phạm vi chi phí khác với doanh nghiệp có nhiều phòng ban, nhiều nhóm thu nhập, nhiều hồ sơ BHXH, nhiều hợp đồng lao động và nhiều khoản cần phân loại.

Đối với doanh nghiệp đang có rủi ro cao như lương đóng BHXH thấp hơn tổng thu nhập thực tế, phụ cấp trả cố định, KPI không có đánh giá, hợp đồng lao động không khớp bảng lương, chưa có thang bảng lương hoặc chưa công khai thang bảng lương, Justeps sẽ cần đánh giá kỹ hồ sơ trước khi báo giá.

Sau khi tiếp nhận thông tin ban đầu, Justeps sẽ gửi báo giá cụ thể theo phạm vi công việc, thời gian thực hiện và tài liệu bàn giao. Cách báo giá theo từng trường hợp giúp doanh nghiệp lựa chọn đúng phạm vi cần thiết, tránh rà soát quá sơ sài hoặc quá rộng so với nhu cầu hiện tại.

Câu hỏi thường gặp về dịch vụ rà soát thang bảng lương và bảo hiểm xã hội tại Hà Nội

Rà soát thang bảng lương và bảo hiểm xã hội là gì

Đây là việc kiểm tra sự thống nhất giữa thang bảng lương, hợp đồng lao động, bảng lương hằng tháng, phụ cấp, KPI, khoản bổ sung và hồ sơ BHXH để xác định rủi ro về tiền lương, bảo hiểm xã hội và hồ sơ lao động.

Doanh nghiệp đã đóng BHXH rồi có cần rà soát không

Có. Việc đã đóng BHXH không có nghĩa mức đóng và hồ sơ đã hoàn toàn phù hợp. Doanh nghiệp cần kiểm tra mức lương đóng BHXH có thống nhất với hợp đồng lao động, bảng lương và các khoản thu nhập thực tế hay không.

Thang bảng lương có bắt buộc phải công khai không

Có. Thang lương, bảng lương và mức lao động phải được công khai tại nơi làm việc trước khi áp dụng. Doanh nghiệp nên lưu hồ sơ ban hành và bằng chứng công khai nội bộ.

Lương đóng BHXH có phải chỉ là lương cơ bản không

Không nên hiểu đơn giản như vậy. Doanh nghiệp cần rà soát toàn bộ tiền lương tháng, gồm mức lương, phụ cấp lương và các khoản bổ sung khác theo quy định để xác định tiền lương làm căn cứ đóng BHXH.

Phụ cấp có phải tính vào tiền lương đóng BHXH không

Tùy bản chất khoản phụ cấp. Nếu phụ cấp được trả cố định, thường xuyên, xác định được mức tiền cụ thể và ghi trong hợp đồng lao động hoặc phụ lục hợp đồng, doanh nghiệp cần rà soát kỹ rủi ro BHXH.

KPI có rủi ro BHXH không

Có thể có. Nếu KPI trả cố định hằng tháng, không có tiêu chí đánh giá, không có bảng chấm điểm và không phụ thuộc vào kết quả thực tế, khoản này có thể bị xem xét lại về bản chất.

Doanh nghiệp chưa có thang bảng lương thì có bị rủi ro không

Có. Việc không xây dựng thang bảng lương, bảng lương và định mức lao động hoặc không công khai trước khi áp dụng có thể dẫn đến rủi ro xử phạt hành chính và khó giải trình hồ sơ tiền lương.

Cộng tác viên có cần rà soát khi kiểm tra BHXH không

Có nếu cộng tác viên làm việc thường xuyên, chịu sự quản lý, nhận tiền định kỳ hoặc có dấu hiệu giống người lao động. Đây là nhóm cần rà soát để tránh rủi ro bị xác định lại là quan hệ lao động.

Sau khi rà soát, Justeps có hỗ trợ sửa hồ sơ không

Có. Tùy phạm vi dịch vụ, Justeps có thể hỗ trợ sửa thang bảng lương, quy chế lương thưởng, phụ cấp, KPI, phụ lục hợp đồng lao động, bảng lương hoặc hồ sơ liên quan.

Justeps có thể rà soát theo từng ngành không

Có. Justeps có thể rà soát thang bảng lương và bảo hiểm xã hội theo đặc thù từng ngành như thương mại, dịch vụ, sản xuất, xây dựng, logistics, bán lẻ, bất động sản, công nghệ, giáo dục, y tế, nhà hàng, khách sạn và các lĩnh vực khác.

Justeps cung cấp dịch vụ rà soát thang bảng lương và bảo hiểm xã hội tại Hà Nội

Nếu doanh nghiệp của bạn đang đóng BHXH trên mức lương thấp hơn tổng thu nhập thực tế, đang có nhiều khoản phụ cấp, KPI, thưởng hoặc khoản bổ sung nhưng chưa chắc hồ sơ đã phù hợp, việc rà soát thang bảng lương và bảo hiểm xã hội là rất cần thiết.

Một báo cáo rà soát giúp doanh nghiệp biết rõ thang bảng lương đã đúng chưa, hợp đồng lao động có khớp bảng lương không, mức lương đóng BHXH có rủi ro không, phụ cấp và KPI có đủ căn cứ không, hồ sơ công khai đã đầy đủ chưa và cần điều chỉnh những điểm nào.

Justeps hỗ trợ doanh nghiệp tại Hà Nội rà soát thang bảng lương và bảo hiểm xã hội theo hướng thực tế, dễ hiểu, có căn cứ và phù hợp với đặc thù ngành nghề, quy mô nhân sự, hồ sơ hiện tại và mục tiêu quản trị của từng doanh nghiệp.

Mọi thông tin vui lòng liên hệ:

Email: info@justepslegal.com