Dịch vụ xây dựng thang bảng lương cho công ty TNHH tại Hà Nội giúp doanh nghiệp chuẩn hóa hồ sơ tiền lương ngay từ đầu

Công ty TNHH là loại hình doanh nghiệp rất phổ biến tại Việt Nam, đặc biệt với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, doanh nghiệp gia đình, công ty khởi nghiệp, công ty dịch vụ, thương mại, sản xuất, xây dựng hoặc các đơn vị mới thành lập. Mô hình công ty TNHH có thể là công ty TNHH một thành viên hoặc công ty TNHH hai thành viên trở lên, tùy theo số lượng chủ sở hữu và cơ cấu góp vốn.

Trong thực tế, nhiều công ty TNHH tại Hà Nội thường bắt đầu hoạt động với quy mô nhân sự nhỏ, bộ máy quản trị gọn, founder hoặc thành viên góp vốn trực tiếp điều hành, một người kiêm nhiều vị trí và chính sách tiền lương được thỏa thuận khá linh hoạt. Doanh nghiệp có thể trả lương cho giám đốc, kế toán, nhân sự kinh doanh, hành chính, kỹ thuật, vận hành hoặc lao động phổ thông theo khả năng dòng tiền từng giai đoạn.

Cách làm này có thể thuận tiện trong giai đoạn đầu, nhưng nếu không xây dựng thang bảng lương và hồ sơ tiền lương rõ ràng, công ty TNHH rất dễ gặp rủi ro khi tham gia bảo hiểm xã hội, quyết toán thuế, thanh tra lao động, tăng quy mô nhân sự hoặc phát sinh tranh chấp với người lao động.

Dịch vụ xây dựng thang bảng lương cho công ty TNHH tại Hà Nội của Justeps được thiết kế để hỗ trợ doanh nghiệp chuẩn hóa hệ thống tiền lương, phụ cấp, KPI, thưởng và hồ sơ nhân sự ngay từ đầu. Mục tiêu không phải là tạo ra bộ hồ sơ hình thức, mà là giúp công ty TNHH có nền tảng quản trị tiền lương rõ ràng, dễ áp dụng và đủ căn cứ pháp lý khi cần giải trình.

Vì sao công ty TNHH cần xây dựng thang bảng lương

Nhiều công ty TNHH cho rằng doanh nghiệp nhỏ, ít nhân sự hoặc mới thành lập thì chưa cần xây dựng thang bảng lương. Tuy nhiên, theo pháp luật lao động, người sử dụng lao động vẫn có trách nhiệm xây dựng thang lương, bảng lương và định mức lao động làm cơ sở tuyển dụng, sử dụng lao động, thỏa thuận mức lương trong hợp đồng lao động và trả lương cho người lao động.

Thang bảng lương giúp công ty TNHH xác định rõ mức lương theo từng chức danh, vị trí, cấp bậc và nhóm công việc. Đây là căn cứ để doanh nghiệp ký hợp đồng lao động, tính lương hằng tháng, xét tăng lương, trả phụ cấp, tính KPI, đóng bảo hiểm xã hội và giải trình khi làm việc với cơ quan có thẩm quyền.

Đối với công ty TNHH một thành viên, việc xây dựng thang bảng lương giúp tách bạch giữa khoản tiền trả cho người lao động, tiền lương của người quản lý nếu có tham gia điều hành theo hợp đồng hoặc quyết định bổ nhiệm, và khoản lợi nhuận của chủ sở hữu. Nếu không tách rõ, doanh nghiệp dễ nhầm lẫn giữa tiền lương, thù lao quản lý, lợi nhuận sau thuế và các khoản chi cá nhân của chủ sở hữu.

Đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên, thang bảng lương còn giúp doanh nghiệp minh bạch chi phí tiền lương giữa các thành viên góp vốn. Trường hợp thành viên công ty đồng thời làm giám đốc, quản lý, kế toán, kinh doanh hoặc trực tiếp vận hành, doanh nghiệp cần xác định rõ khoản nào là tiền lương do thực hiện công việc, khoản nào là thù lao quản lý, khoản nào là phân chia lợi nhuận hoặc quyền lợi của thành viên góp vốn.

Nếu không có hệ thống lương rõ ràng, công ty TNHH rất dễ trả lương theo cảm tính, mỗi người một thỏa thuận, không thống nhất giữa hợp đồng lao động, bảng lương, hồ sơ bảo hiểm xã hội và chứng từ kế toán.

Đặc thù tiền lương của công ty TNHH

Đặc thù đầu tiên của công ty TNHH là cơ cấu nhân sự thường gọn nhưng một người kiêm nhiều vai trò. Giám đốc có thể vừa điều hành, vừa phụ trách kinh doanh, vừa ký hợp đồng với khách hàng. Kế toán có thể kiêm hành chính nhân sự. Nhân sự vận hành có thể vừa chăm sóc khách hàng, vừa xử lý đơn hàng, vừa quản lý kho. Nếu không xác định đúng chức danh và nhóm công việc chính, doanh nghiệp sẽ khó xây dựng mức lương phù hợp.

Đặc thù thứ hai là công ty TNHH thường có sự tham gia trực tiếp của chủ sở hữu hoặc thành viên góp vốn. Không phải mọi khoản tiền trả cho chủ sở hữu, thành viên góp vốn hoặc người quản lý đều là tiền lương của người lao động. Doanh nghiệp cần phân biệt tiền lương, thù lao quản lý, lợi nhuận được chia và các khoản thanh toán khác để tránh rủi ro về thuế, kế toán và bảo hiểm xã hội.

Đặc thù thứ ba là nhiều công ty TNHH trả lương theo thỏa thuận miệng hoặc bảng lương đơn giản. Khi mới thành lập, doanh nghiệp có thể chỉ trao đổi mức lương qua tin nhắn, email, offer hoặc thỏa thuận nội bộ. Tuy nhiên, khi phát sinh tranh chấp, các thỏa thuận rời rạc này thường không đủ để giải thích toàn bộ cơ cấu lương, phụ cấp, KPI, thưởng và điều kiện hưởng.

Đặc thù thứ tư là doanh nghiệp thường muốn tối ưu chi phí bảo hiểm xã hội bằng cách ghi lương cơ bản thấp, phần còn lại chuyển sang phụ cấp, hỗ trợ, KPI hoặc thưởng. Nếu các khoản này được trả cố định, thường xuyên và xác định được mức tiền cụ thể, doanh nghiệp cần rà soát rủi ro khi xác định tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội.

Đặc thù thứ năm là công ty TNHH thường tăng quy mô nhân sự theo từng giai đoạn. Khi doanh nghiệp có thêm phòng kinh doanh, bộ phận vận hành, bộ phận kỹ thuật, bộ phận sản xuất hoặc chi nhánh mới, nếu không có thang bảng lương từ đầu, việc tuyển dụng và quản trị lương sẽ dễ bị lệch mặt bằng nội bộ.

Quy định pháp luật công ty TNHH cần lưu ý khi xây dựng thang bảng lương

Khi xây dựng thang bảng lương cho công ty TNHH, doanh nghiệp cần lưu ý đồng thời quy định của pháp luật lao động, bảo hiểm xã hội, thuế và pháp luật doanh nghiệp.

Trước hết, theo Điều 93 Bộ luật Lao động 2019, người sử dụng lao động có trách nhiệm xây dựng thang lương, bảng lương và định mức lao động. Đây là cơ sở để tuyển dụng, sử dụng lao động, thỏa thuận mức lương theo công việc hoặc chức danh trong hợp đồng lao động và trả lương cho người lao động.

Cũng theo Điều 93 Bộ luật Lao động 2019, thang lương, bảng lương và mức lao động phải được công khai tại nơi làm việc trước khi thực hiện. Trường hợp doanh nghiệp có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở, khi xây dựng thang lương, bảng lương, định mức lao động và quy chế thưởng, doanh nghiệp cần tham khảo ý kiến tổ chức này trước khi ban hành.

Về nội dung hợp đồng lao động, theo Điều 21 Bộ luật Lao động 2019, hợp đồng lao động phải có các nội dung chủ yếu như công việc, địa điểm làm việc, thời hạn hợp đồng, mức lương theo công việc hoặc chức danh, hình thức trả lương, thời hạn trả lương, phụ cấp lương, các khoản bổ sung khác, chế độ nâng bậc, nâng lương, thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và bảo hiểm thất nghiệp. Vì vậy, thang bảng lương của công ty TNHH cần thống nhất với hợp đồng lao động, phụ lục hợp đồng, quy chế lương thưởng và bảng lương hằng tháng.

Đối với mức lương tối thiểu, công ty TNHH tại Hà Nội cần căn cứ Điều 90 Bộ luật Lao động 2019 và Nghị định 293/2025/NĐ-CP về mức lương tối thiểu đối với người lao động làm việc theo hợp đồng lao động. Mức lương theo công việc hoặc chức danh không được thấp hơn mức lương tối thiểu vùng áp dụng tại địa bàn nơi người lao động làm việc. Nếu công ty có văn phòng tại Hà Nội nhưng người lao động làm việc tại chi nhánh, kho, xưởng, công trình hoặc địa điểm kinh doanh khác, doanh nghiệp cần xác định đúng địa điểm làm việc thực tế để áp dụng mức lương tối thiểu phù hợp.

Đối với bảo hiểm xã hội, công ty TNHH cần căn cứ Luật Bảo hiểm xã hội 2024 và Nghị định 158/2025/NĐ-CP. Tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc đối với người lao động thuộc chế độ tiền lương do người sử dụng lao động quyết định được xác định trên cơ sở tiền lương tháng, bao gồm mức lương, phụ cấp lương và các khoản bổ sung khác theo quy định. Vì vậy, nếu một khoản phụ cấp, hỗ trợ, KPI hoặc khoản bổ sung khác được trả cố định, thường xuyên, xác định được mức tiền cụ thể và ghi trong hợp đồng lao động hoặc phụ lục hợp đồng, doanh nghiệp cần xem xét rủi ro khi xác định tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội.

Đối với hợp đồng có tên gọi khác, công ty TNHH cần lưu ý Điều 13 Bộ luật Lao động 2019. Trường hợp hai bên thỏa thuận bằng tên gọi khác như hợp đồng cộng tác viên, hợp đồng dịch vụ, hợp đồng khoán việc nhưng nội dung thể hiện việc làm có trả công, tiền lương và có sự quản lý, điều hành, giám sát của một bên thì vẫn có thể được coi là hợp đồng lao động. Vì vậy, doanh nghiệp không nên chỉ dựa vào tên gọi hợp đồng để loại trừ nghĩa vụ lao động và bảo hiểm xã hội.

Ngoài ra, theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP, doanh nghiệp có thể bị xử phạt nếu không xây dựng thang lương, bảng lương, định mức lao động hoặc không công khai tại nơi làm việc trước khi thực hiện. Trường hợp trả lương thấp hơn mức lương tối thiểu vùng, doanh nghiệp còn có thể bị xử phạt và bị buộc trả đủ phần tiền lương thiếu cho người lao động.

Rủi ro khi công ty TNHH không có thang bảng lương rõ ràng

Rủi ro đầu tiên là hồ sơ lao động không đầy đủ. Nếu công ty TNHH chỉ có bảng lương hằng tháng nhưng không có thang bảng lương, quyết định ban hành, quy chế lương thưởng và hồ sơ công khai, doanh nghiệp sẽ thiếu căn cứ khi bị kiểm tra hoặc khi người lao động yêu cầu giải trình.

Rủi ro thứ hai là hợp đồng lao động không khớp với thực tế trả lương. Nhiều công ty TNHH ghi trong hợp đồng lao động một mức lương cơ bản thấp, nhưng thực tế lại trả thêm nhiều khoản phụ cấp, KPI, hỗ trợ hoặc thưởng cố định. Nếu hồ sơ không giải thích rõ bản chất từng khoản, doanh nghiệp có thể gặp rủi ro về bảo hiểm xã hội và tranh chấp tiền lương.

Rủi ro thứ ba là đóng bảo hiểm xã hội trên mức thấp hơn bản chất thu nhập thực tế. Nếu các khoản ngoài lương cơ bản được trả ổn định, thường xuyên, xác định được mức tiền cụ thể và ghi nhận trong hợp đồng hoặc phụ lục hợp đồng, doanh nghiệp cần rà soát khả năng các khoản này được tính vào tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội.

Rủi ro thứ tư là không phân biệt rõ tiền lương của người lao động với tiền của chủ sở hữu hoặc thành viên công ty. Đối với công ty TNHH, đặc biệt là công ty nhỏ hoặc công ty gia đình, việc chủ sở hữu, thành viên góp vốn, giám đốc và người lao động có thể là những người có quan hệ gần nhau khiến dòng tiền dễ bị lẫn. Nếu không có hồ sơ lương rõ ràng, doanh nghiệp dễ gặp rủi ro khi hạch toán chi phí và giải trình thuế.

Rủi ro thứ năm là sử dụng sai hợp đồng cộng tác viên, khoán việc hoặc dịch vụ. Nhiều công ty TNHH muốn linh hoạt chi phí nên dùng hợp đồng cộng tác viên cho nhân sự làm việc thường xuyên. Tuy nhiên, nếu người đó làm việc như nhân viên, chịu sự quản lý, phân công, chấm công và nhận tiền định kỳ, doanh nghiệp cần xem xét rủi ro phát sinh quan hệ lao động theo Điều 13 Bộ luật Lao động 2019.

Rủi ro thứ sáu là tranh chấp về tăng lương, thưởng và KPI. Nếu doanh nghiệp có hứa tăng lương sau thử việc, thưởng theo doanh số, thưởng theo kết quả, KPI hoặc phụ cấp nhưng không có quy chế rõ ràng, người lao động có thể yêu cầu thanh toán theo cách hiểu của họ. Doanh nghiệp khi đó sẽ khó chứng minh điều kiện hưởng nếu chỉ trao đổi qua tin nhắn hoặc thỏa thuận miệng.

Rủi ro thứ bảy là bị xử phạt hành chính nếu không xây dựng hoặc không công khai thang bảng lương, định mức lao động. Nếu mức lương theo công việc hoặc chức danh thấp hơn mức lương tối thiểu vùng, doanh nghiệp còn có thể bị xử phạt nặng hơn và bị buộc trả đủ phần tiền lương thiếu cho người lao động.

Lương giám đốc, chủ sở hữu và thành viên công ty TNHH cần được tách bạch

Một điểm rất quan trọng khi xây dựng thang bảng lương cho công ty TNHH là xử lý đúng tiền lương của giám đốc, chủ sở hữu và thành viên góp vốn.

Với công ty TNHH một thành viên, chủ sở hữu có thể trực tiếp điều hành công ty hoặc thuê người khác làm giám đốc, tổng giám đốc. Nếu chủ sở hữu trực tiếp điều hành và có nhận khoản tiền từ công ty, doanh nghiệp cần xác định khoản đó là tiền lương, thù lao quản lý, lợi nhuận sau thuế hay khoản thanh toán khác. Mỗi loại khoản chi có bản chất pháp lý, thuế và kế toán khác nhau.

Với công ty TNHH hai thành viên trở lên, thành viên góp vốn có thể đồng thời giữ chức danh quản lý hoặc trực tiếp làm việc tại công ty. Khi đó, doanh nghiệp cần tách rõ tư cách thành viên góp vốn với tư cách người lao động hoặc người quản lý. Nếu thành viên góp vốn thực hiện công việc thường xuyên và nhận lương, khoản tiền này cần được ghi nhận rõ trong hồ sơ lao động, quyết định bổ nhiệm, hợp đồng hoặc tài liệu nội bộ phù hợp.

Trường hợp giám đốc là người được thuê ngoài, việc trả lương cần được thể hiện rõ trong hợp đồng lao động, hợp đồng quản lý hoặc quyết định bổ nhiệm tùy theo mô hình sử dụng. Nếu giám đốc đồng thời là người đại diện theo pháp luật, doanh nghiệp càng cần lưu hồ sơ rõ ràng để tránh nhầm lẫn giữa lương điều hành, thù lao quản lý và lợi ích của chủ sở hữu.

Việc tách bạch này giúp công ty TNHH kiểm soát chi phí, minh bạch nội bộ giữa các thành viên, hạn chế rủi ro thuế và tránh tình trạng đưa mọi khoản chi cho chủ sở hữu hoặc thành viên góp vốn vào bảng lương mà không có căn cứ.

Phụ cấp, hỗ trợ và KPI trong công ty TNHH cần có điều kiện rõ ràng

Công ty TNHH thường sử dụng nhiều khoản ngoài lương cơ bản như phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp điện thoại, phụ cấp xăng xe, hỗ trợ ăn trưa, hỗ trợ nhà ở, phụ cấp chuyên cần, KPI, thưởng doanh số hoặc thưởng hiệu quả công việc.

Các khoản này cần được quy định rõ trong quy chế lương thưởng, hợp đồng lao động hoặc phụ lục hợp đồng tùy từng trường hợp. Doanh nghiệp cần xác định ai được hưởng, điều kiện hưởng là gì, mức hưởng bao nhiêu, thời điểm chi trả, trường hợp không được hưởng và hồ sơ chứng minh.

Nếu phụ cấp hoặc KPI được trả cố định hằng tháng nhưng không có điều kiện hưởng, không có tiêu chí đánh giá và không biến động theo kết quả thực tế, khoản này có thể bị hiểu là thu nhập ổn định. Khi đó, doanh nghiệp cần rà soát rủi ro về bảo hiểm xã hội và cách ghi nhận trong hợp đồng lao động.

Đặc biệt, KPI không nên chỉ là một cách tách lương để giảm mức đóng bảo hiểm xã hội. KPI đúng bản chất cần gắn với kết quả công việc, chỉ tiêu đánh giá, kỳ đánh giá, người đánh giá và hồ sơ chấm điểm. Nếu tháng nào cũng trả đủ KPI nhưng không có bảng đánh giá, khoản KPI có thể không còn đúng bản chất là khoản biến động theo hiệu quả.

Công ty TNHH mới thành lập có nên xây dựng thang bảng lương ngay không

Công ty TNHH mới thành lập nên xây dựng thang bảng lương ngay khi bắt đầu tuyển dụng và ký hợp đồng lao động. Hệ thống này không nhất thiết phải quá phức tạp, nhưng cần đủ rõ để làm căn cứ trả lương và quản lý nhân sự.

Ở giai đoạn đầu, doanh nghiệp có thể xây dựng thang bảng lương đơn giản theo các nhóm chức danh chính như giám đốc, quản lý, kế toán, hành chính, kinh doanh, kỹ thuật, vận hành, chăm sóc khách hàng hoặc lao động phổ thông. Khi doanh nghiệp phát triển, hệ thống có thể được mở rộng thêm theo cấp bậc, phòng ban hoặc vị trí chuyên môn.

Việc xây dựng sớm giúp doanh nghiệp tránh phải sửa lại hàng loạt hợp đồng, bảng lương và hồ sơ bảo hiểm khi số lượng nhân sự tăng lên. Đồng thời, doanh nghiệp cũng dễ giải thích với người lao động về mức lương, phụ cấp, KPI, thưởng và lộ trình tăng lương.

Đối với công ty TNHH tại Hà Nội, nơi chi phí nhân sự và mức cạnh tranh tuyển dụng tương đối cao, việc có hệ thống lương rõ ràng giúp doanh nghiệp tuyển người minh bạch hơn, tránh trả lương theo cảm tính và hạn chế so sánh nội bộ.

Dịch vụ xây dựng thang bảng lương cho công ty TNHH tại Hà Nội của Justeps gồm những gì

Justeps hỗ trợ công ty TNHH xây dựng thang bảng lương theo đặc thù mô hình sở hữu, cơ cấu nhân sự và cách vận hành thực tế của từng doanh nghiệp.

Trước hết, Justeps tiếp nhận thông tin về loại hình công ty TNHH một thành viên hay công ty TNHH hai thành viên trở lên, ngành nghề hoạt động, số lượng nhân sự, cơ cấu phòng ban, chức danh, cách trả lương hiện tại, phụ cấp, KPI, thưởng, bảo hiểm xã hội và hồ sơ lao động hiện có.

Sau đó, Justeps hỗ trợ phân nhóm chức danh theo thực tế vận hành. Các nhóm thường gặp gồm giám đốc, quản lý, kế toán, hành chính nhân sự, kinh doanh, marketing, chăm sóc khách hàng, kỹ thuật, vận hành, kho, sản xuất, lao động phổ thông hoặc các vị trí đặc thù theo ngành nghề của doanh nghiệp.

Tiếp theo, Justeps xây dựng thang bảng lương theo từng nhóm chức danh, bảo đảm mức lương theo công việc hoặc chức danh phù hợp với mức lương tối thiểu vùng, trách nhiệm công việc, cấp bậc và khả năng áp dụng thực tế.

Đối với giám đốc, chủ sở hữu, thành viên góp vốn hoặc người quản lý công ty, Justeps tư vấn cách tách bạch giữa tiền lương, thù lao, lợi nhuận và các khoản thanh toán khác để doanh nghiệp có hướng ghi nhận phù hợp hơn.

Đối với phụ cấp, KPI, thưởng và khoản bổ sung khác, Justeps tư vấn cách quy định điều kiện hưởng, cách tính, kỳ đánh giá, hồ sơ chứng minh và rủi ro bảo hiểm xã hội.

Tùy phạm vi công việc, Justeps có thể bàn giao thang bảng lương, quyết định ban hành, quy chế lương thưởng, chính sách phụ cấp, nguyên tắc KPI, thông báo công khai nội bộ, checklist hồ sơ tiền lương và khuyến nghị điều chỉnh hợp đồng lao động.

Công ty TNHH nào nên sử dụng dịch vụ này

Dịch vụ xây dựng thang bảng lương cho công ty TNHH tại Hà Nội phù hợp với công ty TNHH một thành viên, công ty TNHH hai thành viên trở lên, công ty mới thành lập, công ty gia đình, startup, doanh nghiệp thương mại, dịch vụ, sản xuất, xây dựng, logistics, bất động sản, công nghệ, giáo dục, y tế, nội thất, nhà hàng, khách sạn hoặc các mô hình kinh doanh khác.

Dịch vụ đặc biệt phù hợp với doanh nghiệp đã có nhân sự nhưng chưa có thang bảng lương, chưa có quyết định ban hành, chưa có quy chế lương thưởng, chưa có bằng chứng công khai nội bộ hoặc chưa kiểm tra mức lương tối thiểu vùng.

Doanh nghiệp đang trả lương gồm nhiều khoản như lương cơ bản, phụ cấp, hỗ trợ, KPI, thưởng doanh số, thưởng hiệu quả công việc hoặc khoản bổ sung khác cũng nên rà soát và xây dựng lại hệ thống lương để tránh rủi ro bảo hiểm xã hội.

Doanh nghiệp có chủ sở hữu, thành viên góp vốn hoặc người thân của chủ sở hữu đang làm việc trong công ty và nhận tiền hằng tháng cũng nên chuẩn hóa hồ sơ để tách rõ bản chất khoản chi.

Doanh nghiệp chuẩn bị tăng quy mô nhân sự, tham gia bảo hiểm xã hội cho nhiều lao động, kiểm toán, gọi vốn, tái cấu trúc hoặc làm việc với cơ quan lao động, bảo hiểm, thuế cũng nên hoàn thiện thang bảng lương sớm.

Hồ sơ doanh nghiệp có thể nhận được khi sử dụng dịch vụ tại Justeps

Tùy theo nhu cầu, Justeps có thể hỗ trợ công ty TNHH xây dựng thang bảng lương theo chức danh, quyết định ban hành, quy chế lương thưởng, chính sách phụ cấp, nguyên tắc KPI, mẫu thông báo công khai nội bộ và hướng dẫn áp dụng.

Nếu doanh nghiệp cần hồ sơ đầy đủ hơn, Justeps có thể hỗ trợ thêm checklist hồ sơ tiền lương, khuyến nghị điều chỉnh hợp đồng lao động, mẫu phụ lục hợp đồng, bảng phân loại khoản thu nhập, bảng rà soát rủi ro BHXH và hướng dẫn lưu trữ hồ sơ.

Nếu doanh nghiệp đã có bảng lương cũ, Justeps có thể rà soát và đề xuất chỉnh sửa để tránh các lỗi như mức lương thấp hơn tối thiểu vùng, KPI cố định, phụ cấp không có điều kiện hưởng, chức danh không khớp hợp đồng lao động, bảng lương chưa công khai hoặc không tách bạch giữa tiền lương và khoản chi cho chủ sở hữu, thành viên góp vốn.

Mục tiêu của bộ hồ sơ là giúp công ty TNHH có hệ thống lương rõ ràng, dễ áp dụng, dễ giải trình và phù hợp với quy mô hiện tại của doanh nghiệp.

Quy trình xây dựng thang bảng lương cho công ty TNHH tại Justeps

Bước 1: Tiếp nhận thông tin về loại hình công ty và cơ cấu nhân sự

Justeps tiếp nhận thông tin về công ty TNHH một thành viên hoặc hai thành viên trở lên, ngành nghề hoạt động, số lượng nhân sự, chức danh, phòng ban, địa điểm làm việc, cách trả lương hiện tại, phụ cấp, KPI, thưởng, bảo hiểm xã hội và hồ sơ tiền lương đang có.

Bước 2: Phân nhóm chức danh và xác định đặc thù từng nhóm lao động

Justeps phân loại các nhóm nhân sự như giám đốc, quản lý, kế toán, hành chính, nhân sự, kinh doanh, marketing, chăm sóc khách hàng, kỹ thuật, vận hành, kho, sản xuất, lao động phổ thông hoặc các vị trí đặc thù khác.

Bước 3: Rà soát nhóm chủ sở hữu, thành viên góp vốn và người quản lý

Justeps hỗ trợ doanh nghiệp nhận diện các khoản chi liên quan đến chủ sở hữu, thành viên góp vốn, giám đốc, người đại diện theo pháp luật hoặc người quản lý để khuyến nghị cách tách bạch với tiền lương của người lao động.

Bước 4: Thiết kế thang bảng lương theo chức danh

Justeps xây dựng thang bảng lương theo từng chức danh hoặc nhóm chức danh, bảo đảm phù hợp với mức lương tối thiểu vùng, trách nhiệm công việc, cấp bậc và cách vận hành thực tế của doanh nghiệp.

Bước 5: Xây dựng cơ chế phụ cấp, KPI và thưởng

Justeps tư vấn phụ cấp, hỗ trợ, KPI, thưởng doanh số, thưởng hiệu quả công việc hoặc khoản bổ sung khác theo từng nhóm vị trí. Các khoản này được thiết kế để có điều kiện hưởng, cách tính và hồ sơ chứng minh rõ ràng.

Bước 6: Hoàn thiện hồ sơ ban hành và công khai nội bộ

Justeps soạn thảo hoặc hoàn thiện quyết định ban hành thang bảng lương, quy chế lương thưởng, chính sách phụ cấp, nguyên tắc KPI, thông báo công khai nội bộ và các tài liệu liên quan theo phạm vi đã thống nhất.

Bước 7: Hướng dẫn áp dụng trong hợp đồng lao động và bảng lương hằng tháng

Justeps hướng dẫn doanh nghiệp cách ghi nhận lương, phụ cấp, KPI, thưởng và khoản bổ sung khác trong hợp đồng lao động, phụ lục hợp đồng, bảng lương hằng tháng và hồ sơ nội bộ để bảo đảm sự thống nhất khi áp dụng.

Chi phí dịch vụ xây dựng thang bảng lương cho công ty TNHH tại Hà Nội

Chi phí dịch vụ xây dựng thang bảng lương cho công ty TNHH tại Hà Nội được xác định tùy theo quy mô doanh nghiệp, số lượng lao động, số lượng chức danh, ngành nghề hoạt động, mức độ phức tạp của cơ cấu phụ cấp, KPI, thưởng và tình trạng hồ sơ hiện tại.

Công ty TNHH mới thành lập, ít nhân sự và chỉ cần bộ hồ sơ lương cơ bản sẽ có phạm vi chi phí khác với công ty đã có nhiều phòng ban, nhiều khoản phụ cấp, KPI, thưởng, lao động thời vụ, cộng tác viên hoặc hồ sơ bảo hiểm xã hội cần rà soát kỹ.

Đối với doanh nghiệp đang có rủi ro cao như KPI cố định, phụ cấp trả đều, lương đóng bảo hiểm thấp hơn tổng thu nhập thực tế, hợp đồng lao động không khớp bảng lương, chưa công khai thang bảng lương hoặc chưa tách bạch khoản chi cho chủ sở hữu, thành viên góp vốn, Justeps sẽ cần đánh giá kỹ hồ sơ trước khi báo giá.

Sau khi tiếp nhận thông tin ban đầu, Justeps sẽ gửi báo giá cụ thể theo phạm vi công việc, thời gian thực hiện và tài liệu bàn giao. Cách báo giá theo từng trường hợp giúp doanh nghiệp lựa chọn đúng phạm vi cần thiết, tránh xây dựng hồ sơ quá sơ sài hoặc quá rộng so với nhu cầu hiện tại.

Câu hỏi thường gặp về dịch vụ xây dựng thang bảng lương cho công ty TNHH tại Hà Nội

Công ty TNHH có bắt buộc phải xây dựng thang bảng lương không

Có. Theo Điều 93 Bộ luật Lao động 2019, người sử dụng lao động phải xây dựng thang lương, bảng lương và định mức lao động làm cơ sở tuyển dụng, sử dụng lao động, thỏa thuận mức lương trong hợp đồng lao động và trả lương cho người lao động.

Công ty TNHH ít nhân sự có cần thang bảng lương không

Có. Pháp luật không loại trừ nghĩa vụ xây dựng thang bảng lương chỉ vì doanh nghiệp ít nhân sự. Với công ty nhỏ, thang bảng lương có thể thiết kế đơn giản, nhưng vẫn nên có hồ sơ ban hành và công khai nội bộ.

Công ty TNHH mới thành lập có nên làm thang bảng lương ngay không

Nên làm ngay khi bắt đầu tuyển dụng và ký hợp đồng lao động. Việc xây dựng sớm giúp doanh nghiệp tránh phải sửa lại hợp đồng, bảng lương, hồ sơ bảo hiểm và quy chế lương thưởng khi số lượng nhân sự tăng lên.

Lương của giám đốc công ty TNHH có đưa vào thang bảng lương không

Tùy bản chất quan hệ và cách ghi nhận của doanh nghiệp. Nếu giám đốc là người lao động hoặc người được thuê để điều hành và nhận lương, cần có căn cứ rõ trong hồ sơ. Nếu là chủ sở hữu hoặc thành viên góp vốn nhận lợi nhuận, thù lao hoặc khoản thanh toán khác, doanh nghiệp cần tách bạch với tiền lương của người lao động.

Chủ sở hữu công ty TNHH một thành viên nhận tiền hằng tháng thì xử lý thế nào

Doanh nghiệp cần xác định khoản tiền đó là tiền lương, thù lao quản lý, lợi nhuận sau thuế hay khoản thanh toán khác. Không nên tự động đưa toàn bộ vào bảng lương nếu chưa xác định đúng bản chất pháp lý, thuế và kế toán.

KPI cố định hằng tháng có rủi ro không

Có. Nếu KPI được trả cố định, thường xuyên, xác định được mức tiền cụ thể và không phụ thuộc vào kết quả đánh giá thực tế, khoản này có thể bị xem xét khi xác định tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội.

Phụ cấp điện thoại, xăng xe, ăn trưa có cần quy định rõ không

Có. Doanh nghiệp cần quy định rõ điều kiện hưởng, mức hưởng, đối tượng hưởng và hồ sơ chứng minh. Nếu các khoản này được trả đều hằng tháng nhưng không có điều kiện, doanh nghiệp có thể gặp rủi ro khi giải trình.

Công ty TNHH dùng hợp đồng cộng tác viên cho nhân sự làm thường xuyên có rủi ro không

Có. Theo Điều 13 Bộ luật Lao động 2019, nếu nội dung thỏa thuận thể hiện việc làm có trả công, tiền lương và có sự quản lý, điều hành, giám sát thì vẫn có thể được coi là hợp đồng lao động dù tên gọi là hợp đồng cộng tác viên, dịch vụ hoặc khoán việc.

Không công khai thang bảng lương có bị phạt không

Có. Thang lương, bảng lương và mức lao động phải được công khai tại nơi làm việc trước khi áp dụng. Doanh nghiệp nên lưu hồ sơ ban hành và bằng chứng công khai nội bộ.

Justeps có hỗ trợ rà soát bảng lương cũ của công ty TNHH không

Có. Justeps có thể rà soát bảng lương cũ, hợp đồng lao động, phụ cấp, KPI, hồ sơ bảo hiểm xã hội và đề xuất phương án chỉnh sửa để doanh nghiệp áp dụng an toàn hơn.

Justeps cung cấp dịch vụ xây dựng thang bảng lương cho công ty TNHH tại Hà Nội

Nếu công ty TNHH của bạn đang trả lương cho giám đốc, quản lý, kế toán, kinh doanh, hành chính, kỹ thuật, vận hành, lao động phổ thông hoặc cộng tác viên nhưng chưa có thang bảng lương, quy chế lương thưởng, phụ cấp và KPI rõ ràng, việc chuẩn hóa hồ sơ là rất cần thiết.

Một hệ thống thang bảng lương phù hợp giúp công ty TNHH kiểm soát chi phí nhân sự, minh bạch nội bộ giữa chủ sở hữu, thành viên góp vốn và người lao động, hạn chế tranh chấp tiền lương và giảm rủi ro về bảo hiểm xã hội, thuế, lao động.

Justeps hỗ trợ công ty TNHH tại Hà Nội xây dựng thang bảng lương theo hướng thực tế, dễ áp dụng và phù hợp với đặc thù mô hình sở hữu, ngành nghề hoạt động, quy mô nhân sự và cách vận hành của từng doanh nghiệp.

Mọi thông tin vui lòng liên hệ:

Email: info@justepslegal.com