Dịch vụ rà soát cơ cấu lương phụ cấp KPI tại Hà Nội giúp doanh nghiệp phát hiện rủi ro trước khi bị kiểm tra

Cơ cấu lương là một trong những nội dung quan trọng nhất trong quản trị nhân sự của doanh nghiệp. Một hệ thống lương tưởng như đơn giản thường lại gồm nhiều khoản khác nhau như lương cơ bản, phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp chức vụ, phụ cấp điện thoại, phụ cấp xăng xe, hỗ trợ ăn trưa, KPI, thưởng doanh số, hoa hồng, thưởng hiệu quả, công tác phí và các khoản bổ sung khác.

Trong thực tế, nhiều doanh nghiệp tại Hà Nội đã có bảng lương, đã trả lương hằng tháng, đã tham gia bảo hiểm xã hội cho người lao động nhưng chưa từng rà soát lại cơ cấu lương một cách tổng thể. Hợp đồng lao động có thể ghi một mức lương, bảng lương nội bộ thể hiện nhiều khoản khác, hồ sơ bảo hiểm xã hội lại khai một mức khác, còn quy chế lương thưởng thì chưa có hoặc chưa đủ rõ để giải thích từng khoản chi.

Khi doanh nghiệp còn nhỏ, cách trả lương linh hoạt có thể giúp vận hành nhanh. Tuy nhiên, khi số lượng nhân sự tăng lên, khi có người nghỉ việc, khi phát sinh khiếu nại, khi cơ quan bảo hiểm xã hội, thuế hoặc lao động kiểm tra, những điểm thiếu thống nhất trong cơ cấu lương sẽ trở thành rủi ro lớn.

Dịch vụ rà soát cơ cấu lương phụ cấp KPI tại Hà Nội của Justeps được thiết kế để hỗ trợ doanh nghiệp kiểm tra lại toàn bộ hệ thống tiền lương đang áp dụng. Mục tiêu là xác định khoản nào đang phù hợp, khoản nào có rủi ro, khoản nào cần bổ sung căn cứ, khoản nào cần sửa trong hợp đồng lao động, quy chế lương thưởng, bảng lương hoặc hồ sơ bảo hiểm xã hội.

Vì sao doanh nghiệp cần rà soát cơ cấu lương phụ cấp KPI

Rà soát cơ cấu lương không chỉ là kiểm tra xem doanh nghiệp đã trả đủ tiền cho người lao động hay chưa. Đây là quá trình đánh giá xem hệ thống tiền lương hiện tại có đúng bản chất, có thống nhất với hồ sơ lao động, có phù hợp với quy định pháp luật và có đủ căn cứ giải trình khi bị kiểm tra hay không.

Một doanh nghiệp có thể đang trả thu nhập khá cao cho người lao động nhưng vẫn có rủi ro nếu lương cơ bản, phụ cấp và KPI không được phân loại đúng. Ví dụ, lương cơ bản ghi thấp, phụ cấp trả đều hằng tháng, KPI trả cố định nhưng không có bảng đánh giá, thưởng doanh số không có chính sách, hoa hồng chỉ thỏa thuận qua tin nhắn hoặc phụ cấp công tác không có chứng từ.

Rà soát cơ cấu lương giúp doanh nghiệp nhìn rõ toàn bộ hệ thống thu nhập. Khoản nào là lương theo chức danh. Khoản nào là phụ cấp lương. Khoản nào là hỗ trợ chi phí. Khoản nào là KPI biến động. Khoản nào là thưởng. Khoản nào có thể phát sinh rủi ro về bảo hiểm xã hội. Khoản nào cần bổ sung quy chế hoặc hồ sơ chứng minh.

Việc rà soát cũng giúp doanh nghiệp hạn chế tranh chấp với người lao động. Khi mọi khoản thu nhập đều có điều kiện hưởng, cách tính và thời điểm thanh toán rõ ràng, doanh nghiệp sẽ dễ giải thích hơn khi người lao động thắc mắc về lương, phụ cấp, KPI, thưởng hoặc khoản bị giảm trừ.

Đối với doanh nghiệp đang chuẩn bị mở rộng quy mô, kiểm toán, gọi vốn, quyết toán thuế, tham gia bảo hiểm xã hội cho nhiều lao động hoặc chuẩn bị làm việc với cơ quan nhà nước, rà soát cơ cấu lương là bước nên thực hiện sớm để tránh xử lý bị động.

Khi nào doanh nghiệp nên rà soát cơ cấu lương phụ cấp KPI

Doanh nghiệp nên rà soát cơ cấu lương khi đang có nhiều khoản thu nhập ngoài lương cơ bản nhưng chưa có quy chế rõ ràng. Đây là dấu hiệu phổ biến cho thấy hệ thống lương có thể chưa đủ căn cứ để giải trình.

Doanh nghiệp cũng nên rà soát khi mức lương đóng bảo hiểm xã hội thấp hơn đáng kể so với tổng thu nhập thực nhận của người lao động. Trường hợp này không đồng nghĩa chắc chắn sai, nhưng cần kiểm tra bản chất các khoản còn lại để xác định rủi ro.

Doanh nghiệp nên rà soát khi KPI đang được trả cố định hằng tháng. Nếu KPI không có tiêu chí, không có kỳ đánh giá, không có bảng chấm điểm và không có kết quả xác nhận, khoản KPI có thể không còn đúng bản chất là khoản gắn với hiệu quả công việc.

Doanh nghiệp nên rà soát khi phụ cấp đang được trả đều cho nhiều vị trí nhưng không có điều kiện hưởng cụ thể. Ví dụ, phụ cấp điện thoại áp dụng cho cả vị trí không cần liên hệ công việc, phụ cấp xăng xe áp dụng cho nhân sự không di chuyển, phụ cấp trách nhiệm áp dụng nhưng không có chức danh hoặc nhiệm vụ quản lý.

Doanh nghiệp nên rà soát khi hợp đồng lao động không khớp với bảng lương. Đây là lỗi rất thường gặp. Hợp đồng ghi lương cơ bản và phụ cấp đơn giản, nhưng bảng lương hằng tháng lại có nhiều khoản khác như KPI, hỗ trợ, thưởng, hoa hồng hoặc khoản bổ sung.

Doanh nghiệp cũng nên rà soát khi đang sử dụng cộng tác viên, nhân sự part-time, lao động thời vụ hoặc người nhận khoán nhưng thực tế làm việc thường xuyên như nhân viên. Nếu bản chất quan hệ không được phân loại đúng, doanh nghiệp có thể phát sinh rủi ro về hợp đồng lao động và bảo hiểm xã hội.

Các lỗi thường gặp trong cơ cấu lương phụ cấp KPI

Lỗi đầu tiên là chia lương thành nhiều khoản nhưng không xác định bản chất từng khoản. Doanh nghiệp có thể ghi lương cơ bản, phụ cấp, KPI, thưởng, hỗ trợ nhưng các khoản này đều được trả cố định, không có điều kiện hưởng và không có sự biến động theo thực tế công việc.

Lỗi thứ hai là KPI không có hồ sơ đánh giá. KPI đúng bản chất phải có mục tiêu, tiêu chí, trọng số, kỳ đánh giá, người đánh giá và kết quả xác nhận. Nếu bảng lương có dòng KPI nhưng không có bảng chấm KPI, doanh nghiệp sẽ khó chứng minh khoản này là thu nhập theo hiệu quả.

Lỗi thứ ba là phụ cấp không gắn với điều kiện làm việc. Phụ cấp trách nhiệm cần gắn với chức danh hoặc nhiệm vụ cụ thể. Phụ cấp điện thoại cần gắn với nhu cầu sử dụng điện thoại cho công việc. Phụ cấp xăng xe cần gắn với việc di chuyển. Phụ cấp ca cần gắn với lịch ca. Nếu không có điều kiện hưởng, phụ cấp rất dễ bị xem như một phần thu nhập ổn định.

Lỗi thứ tư là hợp đồng lao động ghi thiếu các khoản đang chi trả thực tế. Nếu bảng lương có phụ cấp, khoản bổ sung hoặc KPI nhưng hợp đồng lao động, phụ lục hợp đồng hoặc quy chế lương thưởng không có căn cứ tương ứng, hồ sơ tiền lương sẽ thiếu thống nhất.

Lỗi thứ năm là quy chế lương thưởng quá chung chung. Nhiều doanh nghiệp có quy chế nhưng chỉ ghi “người lao động được hưởng lương, phụ cấp, thưởng theo quy định của công ty” mà không nêu rõ điều kiện, cách tính, kỳ trả, thẩm quyền phê duyệt và hồ sơ áp dụng.

Lỗi thứ sáu là không tách được khoản lương, khoản thưởng và khoản hỗ trợ chi phí. Ví dụ, công tác phí được trả đều hằng tháng dù không phát sinh công tác; hỗ trợ điện thoại áp dụng cho mọi người; thưởng hiệu quả được trả đều như lương; KPI không thay đổi theo kết quả. Những trường hợp này đều cần rà soát lại.

Lỗi thứ bảy là bảng lương không khớp với bảng chấm công, bảng KPI và phiếu lương. Nếu bảng lương có tăng ca nhưng không có chấm công, có KPI nhưng không có đánh giá, có thưởng nhưng không có quyết định hoặc có phụ cấp nhưng không có điều kiện hưởng, doanh nghiệp sẽ khó giải trình khi cần.

Quy định pháp luật cần lưu ý khi rà soát cơ cấu lương phụ cấp KPI

Khi rà soát cơ cấu lương phụ cấp KPI, doanh nghiệp cần đặt hệ thống tiền lương trong mối liên hệ với pháp luật lao động, bảo hiểm xã hội, thuế và xử phạt hành chính.

Theo Điều 93 Bộ luật Lao động 2019, người sử dụng lao động có trách nhiệm xây dựng thang lương, bảng lương và định mức lao động. Đây là cơ sở để tuyển dụng, sử dụng lao động, thỏa thuận mức lương theo công việc hoặc chức danh trong hợp đồng lao động và trả lương cho người lao động.

Thang lương, bảng lương và mức lao động phải được công khai tại nơi làm việc trước khi thực hiện. Vì vậy, khi rà soát cơ cấu lương, doanh nghiệp cần kiểm tra không chỉ nội dung bảng lương, mà còn kiểm tra hồ sơ ban hành, hồ sơ công khai và bằng chứng phổ biến cho người lao động.

Theo Điều 21 Bộ luật Lao động 2019, hợp đồng lao động phải có các nội dung chủ yếu như mức lương theo công việc hoặc chức danh, hình thức trả lương, thời hạn trả lương, phụ cấp lương, các khoản bổ sung khác, chế độ nâng bậc, nâng lương, thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi và bảo hiểm xã hội. Do đó, nếu doanh nghiệp đang chi trả nhiều khoản ngoài lương cơ bản, cần kiểm tra xem hợp đồng lao động, phụ lục hợp đồng hoặc quy chế lương thưởng đã phản ánh đúng chưa.

Về mức lương tối thiểu, doanh nghiệp tại Hà Nội cần bảo đảm mức lương theo công việc hoặc chức danh không thấp hơn mức lương tối thiểu vùng áp dụng tại địa điểm làm việc của người lao động. Nếu doanh nghiệp có nhiều địa điểm làm việc như văn phòng, kho, xưởng, cửa hàng, công trình hoặc chi nhánh ở địa bàn khác, cần kiểm tra vùng lương tối thiểu tương ứng.

Về bảo hiểm xã hội, doanh nghiệp cần rà soát tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc đối với người lao động hưởng lương do người sử dụng lao động quyết định. Tiền lương này được xác định trên cơ sở tiền lương tháng, bao gồm mức lương, phụ cấp lương và các khoản bổ sung khác theo quy định. Vì vậy, các khoản phụ cấp, KPI, khoản bổ sung khác nếu được trả cố định, thường xuyên, xác định được mức tiền cụ thể và ghi nhận trong hợp đồng lao động hoặc phụ lục hợp đồng cần được xem xét kỹ.

Về hợp đồng có tên gọi khác, doanh nghiệp cần lưu ý rằng nếu một thỏa thuận có nội dung về việc làm có trả công, tiền lương và có sự quản lý, điều hành, giám sát thì vẫn có thể được coi là hợp đồng lao động, dù tên gọi là cộng tác viên, dịch vụ, khoán việc hoặc hợp đồng chuyên gia. Khi rà soát cơ cấu lương, doanh nghiệp nên kiểm tra cả nhóm nhân sự không nằm trong bảng lương chính thức nhưng đang làm việc thường xuyên.

Ngoài ra, nếu doanh nghiệp không xây dựng thang lương, bảng lương, định mức lao động hoặc không công khai trước khi áp dụng, doanh nghiệp có thể bị xử phạt theo quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động. Do đó, rà soát cơ cấu lương nên đi kèm rà soát hồ sơ thang bảng lương và hồ sơ công khai nội bộ.

Rà soát lương cơ bản cần kiểm tra những gì

Lương cơ bản là khoản đầu tiên cần rà soát vì đây là phần thường được ghi trong hợp đồng lao động và là nền tảng để xây dựng bảng lương hằng tháng.

Trước hết, cần kiểm tra mức lương cơ bản có phù hợp với chức danh và công việc thực tế hay không. Nếu một nhân sự đang làm trưởng nhóm, quản lý, phụ trách bộ phận hoặc chịu trách nhiệm cao nhưng lương cơ bản vẫn ghi như nhân viên phổ thông, doanh nghiệp cần rà soát lại sự phù hợp giữa chức danh, trách nhiệm và mức lương.

Tiếp theo, cần kiểm tra lương cơ bản có thấp hơn mức lương tối thiểu vùng không. Đây là lỗi cơ bản nhưng vẫn xảy ra, đặc biệt khi doanh nghiệp sử dụng mẫu hợp đồng cũ hoặc chưa cập nhật chính sách lương tối thiểu mới.

Doanh nghiệp cũng cần kiểm tra lương cơ bản có khớp với thang bảng lương đã ban hành hay không. Nếu thang bảng lương ghi một mức, hợp đồng lao động ghi một mức khác và bảng lương hằng tháng lại tính theo mức khác nữa, hồ sơ sẽ thiếu thống nhất.

Một nội dung khác cần rà soát là cách tính lương cơ bản theo công chuẩn và công thực tế. Khi người lao động nghỉ không lương, vào làm giữa tháng, nghỉ việc giữa tháng, làm không đủ công hoặc thay đổi chức danh, bảng lương phải có công thức tính rõ.

Việc rà soát lương cơ bản giúp doanh nghiệp xác định phần thu nhập nền tảng có đang được thiết kế hợp lý hay không, từ đó đánh giá tiếp rủi ro của phụ cấp, KPI và các khoản bổ sung khác.

Rà soát phụ cấp cần kiểm tra điều kiện hưởng và hồ sơ chứng minh

Phụ cấp là nhóm khoản thường có nhiều rủi ro vì doanh nghiệp hay sử dụng phụ cấp để linh hoạt cơ cấu thu nhập. Khi rà soát phụ cấp, không nên chỉ nhìn vào tên gọi mà cần kiểm tra bản chất từng khoản.

Phụ cấp trách nhiệm cần có chức danh, quyết định phân công, quyết định bổ nhiệm hoặc mô tả công việc tương ứng. Nếu một người không có trách nhiệm quản lý hoặc phụ trách đặc biệt nhưng vẫn được hưởng phụ cấp trách nhiệm cố định, doanh nghiệp cần xem xét lại.

Phụ cấp chức vụ cần gắn với vị trí cụ thể như trưởng nhóm, trưởng phòng, quản lý cửa hàng, quản lý ca, quản lý kho hoặc giám sát công trình. Khi người lao động không còn giữ chức vụ, doanh nghiệp cần có cơ chế dừng hoặc điều chỉnh phụ cấp.

Phụ cấp điện thoại, xăng xe, đi lại cần gắn với nhu cầu công việc thực tế. Nếu áp dụng đồng loạt cho mọi nhân sự, kể cả người không phát sinh liên hệ hoặc di chuyển, khoản này sẽ khó giải trình về bản chất.

Phụ cấp ca, phụ cấp làm đêm, phụ cấp công trình, phụ cấp kho hoặc phụ cấp điều kiện làm việc cần có bảng phân ca, quyết định điều động, xác nhận làm việc tại địa điểm tương ứng hoặc hồ sơ chứng minh điều kiện hưởng.

Doanh nghiệp cũng cần kiểm tra phụ cấp được ghi ở đâu. Nếu phụ cấp được ghi trong hợp đồng lao động hoặc phụ lục hợp đồng với mức tiền cụ thể, trả đều hằng tháng và không có điều kiện biến động, cần rà soát rủi ro khi xác định tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội.

Rà soát KPI cần kiểm tra tiêu chí, công thức và kết quả đánh giá

KPI là khoản thường được dùng để gắn thu nhập với hiệu quả công việc, nhưng nếu không được thiết kế đúng, KPI lại trở thành một khoản lương cố định trá hình.

Khi rà soát KPI, trước hết cần kiểm tra doanh nghiệp có bộ tiêu chí KPI hay không. KPI của từng vị trí cần khác nhau. Sales có thể gắn với doanh số, khách hàng, công nợ. Kế toán có thể gắn với báo cáo, chứng từ, thời hạn kê khai. Sản xuất có thể gắn với sản lượng, tỷ lệ lỗi, tiến độ. Vận hành có thể gắn với thời gian xử lý, chất lượng dịch vụ, tỷ lệ khiếu nại.

Tiếp theo, cần kiểm tra KPI có trọng số và thang điểm không. Nếu chỉ ghi một khoản KPI cố định mà không có tiêu chí, không có trọng số và không có cách chấm điểm, khoản này không đủ căn cứ để chứng minh là thu nhập theo hiệu quả.

Doanh nghiệp cũng cần kiểm tra công thức quy đổi KPI ra tiền. Ví dụ, người lao động đạt 80%, 100% hoặc 120% KPI thì được hưởng bao nhiêu. Nếu KPI không biến động theo kết quả, rủi ro về bản chất khoản chi sẽ tăng lên.

Một nội dung quan trọng khác là hồ sơ đánh giá KPI. Doanh nghiệp cần có phiếu giao KPI, bảng chấm KPI, dữ liệu chứng minh, người đánh giá, người phê duyệt và kết quả cuối cùng. Nếu không có hồ sơ này, bảng lương có dòng KPI sẽ rất khó giải trình.

Rà soát KPI không chỉ giúp giảm rủi ro pháp lý mà còn giúp doanh nghiệp đánh giá xem KPI hiện tại có thực sự thúc đẩy hiệu quả làm việc hay chỉ là một tên gọi khác của lương cố định.

Rà soát thưởng, hoa hồng và khoản hỗ trợ

Ngoài lương cơ bản, phụ cấp và KPI, nhiều doanh nghiệp còn có thưởng, hoa hồng và khoản hỗ trợ. Đây là nhóm cần rà soát riêng vì thường phát sinh tranh chấp khi người lao động nghỉ việc hoặc khi kết quả kinh doanh không đạt kỳ vọng.

Thưởng doanh số cần có chính sách rõ về doanh số tính thưởng, thời điểm ghi nhận doanh số, điều kiện thanh toán, trường hợp khách hủy, công nợ chưa thu hồi hoặc giao dịch không hoàn tất. Nếu không có chính sách rõ, nhân viên kinh doanh có thể yêu cầu thưởng theo cách hiểu riêng.

Hoa hồng cần làm rõ cơ sở tính. Hoa hồng tính trên doanh thu, lợi nhuận gộp, số tiền khách thanh toán hay khoản tiền doanh nghiệp thực nhận. Nếu không quy định rõ, doanh nghiệp sẽ rất dễ tranh chấp với sales, môi giới, cộng tác viên hoặc đại lý.

Thưởng hiệu quả, thưởng dự án, thưởng sáng kiến hoặc thưởng cuối năm cần có điều kiện hưởng, thẩm quyền phê duyệt và thời điểm chi trả. Không nên chỉ ghi chung “thưởng theo kết quả công ty” mà không có tiêu chí cụ thể.

Khoản hỗ trợ như ăn trưa, đi lại, nhà ở, điện thoại, công tác phí hoặc hỗ trợ công trình cần phân biệt rõ hỗ trợ cố định, hỗ trợ theo điều kiện phát sinh và hoàn trả chi phí thực tế. Mỗi nhóm cần có cách ghi nhận và hồ sơ khác nhau.

Khi rà soát nhóm khoản này, Justeps thường đánh giá đồng thời bản chất khoản chi, điều kiện hưởng, hồ sơ chứng minh, rủi ro BHXH, rủi ro thuế và khả năng phát sinh tranh chấp lao động.

Rà soát sự thống nhất giữa hợp đồng lao động, bảng lương và hồ sơ BHXH

Một trong những nội dung quan trọng nhất khi rà soát cơ cấu lương là kiểm tra sự thống nhất của hồ sơ. Một cơ cấu lương chỉ an toàn khi các tài liệu liên quan không mâu thuẫn với nhau.

Hợp đồng lao động cần ghi nhận đúng mức lương theo công việc hoặc chức danh, hình thức trả lương, thời hạn trả lương, phụ cấp lương và các khoản bổ sung khác. Nếu hợp đồng quá sơ sài nhưng bảng lương lại có nhiều khoản chi khác, doanh nghiệp cần bổ sung quy chế hoặc phụ lục phù hợp.

Thang bảng lương cần phản ánh được chức danh và bậc lương đang áp dụng. Nếu bảng lương hằng tháng có chức danh không nằm trong thang bảng lương, hoặc mức lương thực tế không khớp khung lương, doanh nghiệp cần điều chỉnh.

Quy chế lương thưởng cần giải thích được cách tính lương, phụ cấp, KPI, thưởng, hoa hồng, tăng ca, công tác phí và các khoản hỗ trợ. Nếu quy chế không có hoặc quá chung chung, bảng lương sẽ thiếu căn cứ áp dụng.

Hồ sơ BHXH cần được xác định trên cơ sở rà soát toàn bộ cơ cấu thu nhập, không chỉ nhìn vào một dòng lương cơ bản. Nếu doanh nghiệp có nhiều khoản trả cố định, thường xuyên và xác định được mức tiền cụ thể, cần đánh giá khả năng các khoản này có liên quan đến tiền lương làm căn cứ đóng BHXH.

Bảng lương hằng tháng cần khớp với bảng chấm công, bảng KPI, quyết định thưởng, chính sách phụ cấp và chứng từ thanh toán. Khi các tài liệu này đồng bộ, doanh nghiệp sẽ có khả năng giải trình tốt hơn.

Rà soát cộng tác viên, part-time, thời vụ và khoán việc

Nhiều doanh nghiệp không đưa cộng tác viên, part-time, thời vụ hoặc người nhận khoán vào bảng lương chính thức, nhưng thực tế các nhóm này vẫn có thể tạo rủi ro về lao động và bảo hiểm xã hội.

Nếu một cá nhân làm việc độc lập, tự tổ chức công việc, không chịu sự quản lý thời gian, không bị chấm công, không nhận lương cố định và chỉ nhận thù lao theo kết quả, doanh nghiệp có thể quản lý bằng hồ sơ dịch vụ, cộng tác hoặc khoán việc phù hợp.

Tuy nhiên, nếu người đó làm việc thường xuyên, có lịch làm việc, chịu sự quản lý, được phân công nhiệm vụ hằng ngày, sử dụng công cụ của doanh nghiệp, tham gia quy trình nội bộ và nhận tiền định kỳ, doanh nghiệp cần rà soát rủi ro phát sinh quan hệ lao động.

Việc gọi là cộng tác viên, part-time, khoán việc hoặc dịch vụ không đủ để loại trừ nghĩa vụ lao động nếu bản chất thực tế là người lao động làm việc có trả công và chịu sự quản lý, điều hành, giám sát của doanh nghiệp.

Do đó, khi rà soát cơ cấu lương phụ cấp KPI, doanh nghiệp nên rà soát cả nhóm nhân sự ngoài bảng lương chính thức. Đây là nhóm thường bị bỏ sót nhưng lại có thể phát sinh rủi ro lớn khi cơ quan có thẩm quyền kiểm tra hoặc khi người lao động khiếu nại.

Dịch vụ rà soát cơ cấu lương phụ cấp KPI tại Hà Nội của Justeps gồm những gì

Justeps hỗ trợ doanh nghiệp rà soát toàn bộ cơ cấu lương đang áp dụng, bao gồm lương cơ bản, phụ cấp, KPI, thưởng, hoa hồng, khoản hỗ trợ, hợp đồng lao động, thang bảng lương, quy chế lương thưởng, bảng lương hằng tháng và hồ sơ bảo hiểm xã hội.

Trước hết, Justeps tiếp nhận thông tin về ngành nghề hoạt động, số lượng lao động, cơ cấu phòng ban, chức danh, địa điểm làm việc, cách trả lương hiện tại, mức đóng BHXH, phụ cấp, KPI, thưởng, hoa hồng, lao động thời vụ, cộng tác viên và hồ sơ tiền lương đang có.

Sau đó, Justeps rà soát sự thống nhất giữa các hồ sơ. Các tài liệu thường được xem xét gồm hợp đồng lao động, phụ lục hợp đồng, bảng lương, bảng chấm công, bảng KPI, quyết định thưởng, quy chế lương thưởng, thang bảng lương, hồ sơ công khai và hồ sơ BHXH.

Tiếp theo, Justeps phân loại từng khoản thu nhập theo bản chất. Khoản nào là lương theo chức danh. Khoản nào là phụ cấp. Khoản nào là KPI. Khoản nào là thưởng. Khoản nào là hoa hồng. Khoản nào là hỗ trợ chi phí. Khoản nào có rủi ro về BHXH hoặc thuế. Khoản nào cần bổ sung quy chế hoặc hồ sơ chứng minh.

Justeps cũng rà soát nhóm cộng tác viên, part-time, lao động thời vụ, nhân sự khoán việc hoặc cá nhân nhận hoa hồng nếu doanh nghiệp đang sử dụng các nhóm này. Mục tiêu là xác định bản chất quan hệ và khuyến nghị hồ sơ phù hợp.

Sau khi rà soát, Justeps có thể đưa ra khuyến nghị điều chỉnh cơ cấu lương, sửa hợp đồng lao động, bổ sung phụ lục hợp đồng, xây dựng quy chế lương thưởng, thiết kế lại KPI, phân loại lại phụ cấp hoặc xây dựng lại thang bảng lương theo phạm vi doanh nghiệp yêu cầu.

Doanh nghiệp nào nên sử dụng dịch vụ này

Dịch vụ rà soát cơ cấu lương phụ cấp KPI tại Hà Nội phù hợp với doanh nghiệp đang có bảng lương nhưng chưa chắc cơ cấu lương hiện tại đã an toàn.

Dịch vụ đặc biệt phù hợp với doanh nghiệp đang trả lương theo nhiều khoản như lương cơ bản, phụ cấp, KPI, thưởng, hoa hồng, công tác phí, hỗ trợ ăn trưa, hỗ trợ xăng xe, hỗ trợ điện thoại hoặc khoản bổ sung khác.

Doanh nghiệp đang đóng BHXH trên mức thấp hơn tổng thu nhập thực tế của người lao động cũng nên rà soát để đánh giá rủi ro và có phương án điều chỉnh phù hợp.

Doanh nghiệp có KPI nhưng chưa có bảng đánh giá KPI, có phụ cấp nhưng chưa có điều kiện hưởng, có thưởng nhưng chưa có quy chế thưởng hoặc có hoa hồng nhưng chưa có chính sách hoa hồng nên sử dụng dịch vụ này.

Doanh nghiệp đang sử dụng cộng tác viên, nhân sự part-time, lao động thời vụ, nhân sự khoán việc hoặc cá nhân nhận hoa hồng làm việc thường xuyên như nhân viên cũng nên rà soát lại bản chất quan hệ.

Doanh nghiệp chuẩn bị tăng quy mô nhân sự, kiểm toán, gọi vốn, quyết toán thuế, tái cấu trúc, thanh tra lao động hoặc làm việc với cơ quan BHXH nên rà soát cơ cấu lương trước khi phát sinh vấn đề.

Hồ sơ doanh nghiệp có thể nhận được khi sử dụng dịch vụ tại Justeps

Tùy theo phạm vi công việc, Justeps có thể bàn giao báo cáo rà soát cơ cấu lương phụ cấp KPI, trong đó chỉ rõ hiện trạng, rủi ro, nguyên nhân rủi ro và khuyến nghị xử lý.

Doanh nghiệp có thể nhận được bảng phân loại khoản thu nhập, giúp xác định khoản nào là lương cơ bản, khoản nào là phụ cấp, khoản nào là KPI, khoản nào là thưởng, khoản nào là hỗ trợ và khoản nào cần rà soát rủi ro BHXH.

Justeps có thể bàn giao bảng rà soát sự thống nhất giữa hợp đồng lao động, phụ lục hợp đồng, bảng lương, bảng chấm công, bảng KPI, quy chế lương thưởng, thang bảng lương và hồ sơ BHXH.

Nếu doanh nghiệp cần điều chỉnh, Justeps có thể hỗ trợ soạn hoặc sửa thang bảng lương, quy chế lương thưởng, chính sách phụ cấp, nguyên tắc KPI, phụ lục hợp đồng lao động, mẫu bảng chấm KPI, mẫu phiếu lương hoặc checklist hồ sơ tiền lương.

Nếu doanh nghiệp có cộng tác viên, thời vụ hoặc khoán việc, Justeps có thể hỗ trợ xây dựng khuyến nghị phân loại quan hệ và hồ sơ thanh toán phù hợp với bản chất công việc.

Mục tiêu của bộ hồ sơ là giúp doanh nghiệp nhìn rõ rủi ro hiện tại, biết cần sửa điểm nào và có tài liệu đủ rõ để áp dụng sau khi rà soát.

Quy trình rà soát cơ cấu lương phụ cấp KPI tại Justeps

Bước 1: Tiếp nhận thông tin và hồ sơ hiện tại

Justeps tiếp nhận thông tin về ngành nghề, số lượng lao động, phòng ban, chức danh, địa điểm làm việc, cách trả lương hiện tại, mức đóng BHXH, phụ cấp, KPI, thưởng, hoa hồng, cộng tác viên và hồ sơ tiền lương đang có.

Bước 2: Rà soát hợp đồng lao động và bảng lương

Justeps kiểm tra sự thống nhất giữa hợp đồng lao động, phụ lục hợp đồng, bảng lương hằng tháng, phiếu lương, bảng chấm công và hồ sơ chi trả thực tế.

Bước 3: Rà soát phụ cấp và khoản bổ sung

Justeps phân tích từng khoản phụ cấp, khoản hỗ trợ và khoản bổ sung khác để xác định bản chất, điều kiện hưởng, mức độ cố định, tần suất chi trả, hồ sơ chứng minh và rủi ro BHXH.

Bước 4: Rà soát KPI và thưởng

Justeps kiểm tra bộ tiêu chí KPI, bảng giao KPI, bảng chấm KPI, cách quy đổi KPI ra tiền, chính sách thưởng, hoa hồng, thưởng doanh số, thưởng dự án và hồ sơ phê duyệt.

Bước 5: Rà soát thang bảng lương và hồ sơ công khai

Justeps kiểm tra thang bảng lương, quyết định ban hành, hồ sơ công khai nội bộ, chức danh, bậc lương, mức lương tối thiểu vùng và sự phù hợp với bảng lương thực tế.

Bước 6: Rà soát BHXH và quan hệ lao động

Justeps rà soát các khoản có rủi ro liên quan đến tiền lương làm căn cứ đóng BHXH, đồng thời kiểm tra nhóm cộng tác viên, part-time, thời vụ, khoán việc hoặc cá nhân nhận hoa hồng nếu có.

Bước 7: Lập báo cáo rủi ro và khuyến nghị điều chỉnh

Justeps tổng hợp kết quả rà soát, chỉ ra lỗi, rủi ro, mức độ ưu tiên xử lý và đề xuất phương án điều chỉnh. Trường hợp doanh nghiệp cần, Justeps có thể tiếp tục hỗ trợ sửa hồ sơ, xây dựng lại quy chế hoặc thiết kế lại bảng lương.

Chi phí dịch vụ rà soát cơ cấu lương phụ cấp KPI tại Hà Nội

Chi phí dịch vụ rà soát cơ cấu lương phụ cấp KPI tại Hà Nội được xác định tùy theo quy mô doanh nghiệp, số lượng lao động, số lượng phòng ban, số lượng chức danh, số lượng khoản thu nhập, mức độ phức tạp của phụ cấp, KPI, thưởng, hoa hồng, BHXH và tình trạng hồ sơ hiện tại.

Doanh nghiệp có cơ cấu lương đơn giản, ít nhân sự, ít khoản phụ cấp và chỉ cần rà soát cơ bản sẽ có phạm vi chi phí khác với doanh nghiệp có nhiều phòng ban, nhiều nhóm KPI, nhiều khoản thưởng, nhiều cộng tác viên và nhiều hồ sơ cần kiểm tra.

Đối với doanh nghiệp đang có rủi ro cao như KPI cố định, phụ cấp trả đều, lương đóng BHXH thấp hơn tổng thu nhập thực tế, hợp đồng lao động không khớp bảng lương, chưa có quy chế lương thưởng, chưa công khai thang bảng lương hoặc sử dụng cộng tác viên như nhân viên chính thức, Justeps sẽ cần đánh giá kỹ hồ sơ trước khi báo giá.

Sau khi tiếp nhận thông tin ban đầu, Justeps sẽ gửi báo giá cụ thể theo phạm vi công việc, thời gian thực hiện và tài liệu bàn giao. Cách báo giá theo từng trường hợp giúp doanh nghiệp lựa chọn đúng phạm vi cần thiết, tránh rà soát quá sơ sài hoặc quá rộng so với nhu cầu hiện tại.

Câu hỏi thường gặp về dịch vụ rà soát cơ cấu lương phụ cấp KPI tại Hà Nội

Rà soát cơ cấu lương phụ cấp KPI là gì

Đây là việc kiểm tra toàn bộ hệ thống tiền lương của doanh nghiệp, gồm lương cơ bản, phụ cấp, KPI, thưởng, hoa hồng, khoản hỗ trợ, hợp đồng lao động, bảng lương, quy chế lương thưởng và hồ sơ BHXH để phát hiện rủi ro và đề xuất điều chỉnh.

Doanh nghiệp đã có bảng lương rồi có cần rà soát không

Nên rà soát nếu bảng lương đang có nhiều khoản phụ cấp, KPI, thưởng hoặc hoa hồng nhưng chưa có quy chế rõ ràng, chưa có bảng đánh giá KPI hoặc chưa chắc hồ sơ BHXH đã phù hợp.

KPI trả cố định hằng tháng có rủi ro không

Có. Nếu KPI không có tiêu chí đánh giá, không có bảng chấm điểm, không có kết quả xác nhận và tháng nào cũng trả đủ, khoản này có thể bị xem xét lại về bản chất.

Phụ cấp điện thoại, xăng xe, ăn trưa có cần rà soát không

Có. Các khoản phụ cấp và hỗ trợ cần có điều kiện hưởng, đối tượng hưởng, mức hưởng và hồ sơ chứng minh. Nếu trả đều hằng tháng không điều kiện, doanh nghiệp cần rà soát rủi ro BHXH và thuế.

Rà soát cơ cấu lương có giúp tránh rủi ro BHXH không

Có. Rà soát giúp doanh nghiệp nhận diện khoản nào có thể liên quan đến tiền lương làm căn cứ đóng BHXH, khoản nào cần bổ sung hồ sơ và khoản nào nên điều chỉnh lại cách ghi nhận.

Hợp đồng lao động không ghi KPI nhưng bảng lương có KPI thì có sao không

Doanh nghiệp cần kiểm tra xem KPI đã được quy định trong phụ lục hợp đồng, quy chế lương thưởng hoặc chính sách nội bộ chưa. Nếu không có căn cứ, KPI trên bảng lương có thể thiếu cơ sở áp dụng.

Cộng tác viên có cần đưa vào rà soát cơ cấu lương không

Có nếu cộng tác viên làm việc thường xuyên, nhận việc từ doanh nghiệp, chịu sự quản lý, nhận tiền định kỳ hoặc có dấu hiệu giống quan hệ lao động. Đây là nhóm cần rà soát để tránh rủi ro hợp đồng lao động và BHXH.

Doanh nghiệp nhỏ có cần rà soát cơ cấu lương không

Có. Doanh nghiệp nhỏ thường trả lương linh hoạt và ít hồ sơ hơn, nên càng dễ phát sinh rủi ro nếu không có thang bảng lương, quy chế lương thưởng và bảng lương rõ ràng.

Sau khi rà soát, Justeps có sửa lại bảng lương và quy chế không

Có. Tùy phạm vi dịch vụ, Justeps có thể tiếp tục hỗ trợ sửa thang bảng lương, quy chế lương thưởng, phụ cấp, KPI, phụ lục hợp đồng lao động, mẫu bảng lương hoặc hồ sơ liên quan.

Justeps có thể rà soát theo từng ngành không

Có. Justeps có thể rà soát cơ cấu lương phụ cấp KPI theo đặc thù từng ngành như thương mại, dịch vụ, sản xuất, xây dựng, logistics, bán lẻ, bất động sản, công nghệ, giáo dục, y tế, nhà hàng, khách sạn và các lĩnh vực khác.

Justeps cung cấp dịch vụ rà soát cơ cấu lương phụ cấp KPI tại Hà Nội

Nếu doanh nghiệp của bạn đang trả lương theo nhiều khoản như lương cơ bản, phụ cấp, KPI, thưởng, hoa hồng hoặc khoản hỗ trợ nhưng chưa chắc cơ cấu hiện tại đã đúng bản chất, việc rà soát sớm là rất cần thiết.

Một báo cáo rà soát cơ cấu lương giúp doanh nghiệp biết rõ điểm nào đang an toàn, điểm nào có rủi ro, điểm nào cần bổ sung hồ sơ và điểm nào nên điều chỉnh trước khi phát sinh tranh chấp, kiểm tra hoặc truy thu.

Justeps hỗ trợ doanh nghiệp tại Hà Nội rà soát cơ cấu lương phụ cấp KPI theo hướng thực tế, dễ hiểu, có căn cứ và phù hợp với đặc thù ngành nghề, quy mô nhân sự, hồ sơ hiện tại và mục tiêu quản trị của từng doanh nghiệp.

Mọi thông tin vui lòng liên hệ:

 Email: info@justepslegal.com

 Website: https://justepslegal.com/

 Page: Justeps

 Hotline (Zalo): 096 172 2607

 Văn phòng: Tầng 12, Tòa Licogi 13, số 164 đường Khuất Duy Tiến, phường Thanh Xuân, Hà Nội, Việt Nam