DỊCH VỤ RÀ SOÁT VÀ HOÀN THIỆN HỒ SƠ PHÁP LÝ CÔNG TY TNHH HAI THÀNH VIÊN TRỞ LÊN

Công ty TNHH hai thành viên trở lên có từ 02 đến 50 thành viên là tổ chức hoặc cá nhân. Thành viên chịu trách nhiệm về các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản khác của công ty trong phạm vi phần vốn đã góp vào doanh nghiệp. Cơ cấu quản lý cơ bản của công ty gồm Hội đồng thành viên, Chủ tịch Hội đồng thành viên và Giám đốc hoặc Tổng Giám đốc.

Do có nhiều thành viên cùng góp vốn, hồ sơ pháp lý nội bộ của loại hình doanh nghiệp này thường phức tạp hơn công ty TNHH một thành viên.

Ngoài Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và Điều lệ, công ty còn cần quản lý đầy đủ:

Hồ sơ pháp lý của từng thành viên;
Chứng từ góp vốn;
Sổ đăng ký thành viên;
Giấy chứng nhận phần vốn góp;
Hồ sơ họp Hội đồng thành viên;
Biên bản và nghị quyết Hội đồng thành viên;
Hồ sơ chuyển nhượng phần vốn góp;
Hồ sơ tiếp nhận thành viên mới;
Hồ sơ tăng, giảm vốn điều lệ;
Hồ sơ bổ nhiệm người quản lý;
Quy chế phân quyền và ủy quyền;
Hồ sơ giao dịch với thành viên và người có liên quan.

Trên thực tế, nhiều công ty đã hoạt động trong thời gian dài nhưng hồ sơ nội bộ vẫn chỉ gồm Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Điều lệ và một số biên bản họp rời rạc.

Khi phát sinh chuyển nhượng vốn, tranh chấp giữa các thành viên, tăng vốn, tiếp nhận nhà đầu tư mới hoặc thay đổi người đại diện theo pháp luật, doanh nghiệp mới phát hiện thông tin về tỷ lệ vốn góp, quyền biểu quyết và thẩm quyền quyết định không thống nhất.

Dịch vụ rà soát hồ sơ pháp lý công ty TNHH hai thành viên trở lên của Justeps Legal giúp doanh nghiệp kiểm tra toàn bộ hệ thống hồ sơ hiện có, phát hiện tài liệu còn thiếu, xử lý nội dung chưa thống nhất và hoàn thiện bộ hồ sơ quản trị phù hợp với cơ cấu thành viên thực tế.

Vì sao công ty TNHH hai thành viên trở lên cần rà soát hồ sơ pháp lý?

Trong công ty TNHH hai thành viên trở lên, quyền quản lý và quyền biểu quyết của mỗi thành viên thường gắn với tỷ lệ phần vốn góp.

Do đó, chỉ một sai lệch trong hồ sơ về vốn góp cũng có thể ảnh hưởng trực tiếp đến:

Tư cách thành viên;
Tỷ lệ sở hữu;
Quyền tham dự họp;
Số phiếu biểu quyết;
Quyền nhận lợi nhuận;
Thẩm quyền đề cử hoặc yêu cầu triệu tập họp;
Giá trị phần vốn được chuyển nhượng;
Hiệu lực của nghị quyết Hội đồng thành viên.

Doanh nghiệp có thể phát sinh rủi ro khi:

Thành viên chưa góp đủ vốn nhưng vẫn được ghi nhận đầy đủ quyền biểu quyết;
Tỷ lệ vốn góp trên Điều lệ khác với sổ đăng ký thành viên;
Chứng từ kế toán không khớp với tỷ lệ sở hữu;
Chuyển nhượng vốn nhưng không cập nhật thành viên;
Thành viên mới chưa được ghi vào sổ đăng ký thành viên;
Biên bản họp không thể hiện rõ tỷ lệ tham dự và biểu quyết;
Nghị quyết được ban hành không đúng thẩm quyền;
Người đại diện ký hợp đồng không có văn bản phân quyền;
Giao dịch với thành viên hoặc người có liên quan chưa được phê duyệt đúng trình tự.

Theo quy định về công ty TNHH hai thành viên trở lên, sổ đăng ký thành viên có ý nghĩa quan trọng trong việc ghi nhận thông tin thành viên, phần vốn góp và những thay đổi liên quan. Công ty phải cập nhật kịp thời sự thay đổi thành viên trong sổ đăng ký thành viên.

Việc rà soát định kỳ giúp doanh nghiệp phát hiện và xử lý các sai lệch trước khi chúng trở thành tranh chấp nội bộ.

Những lỗi thường gặp trong hồ sơ pháp lý công ty TNHH hai thành viên trở lên

1. Không lập hoặc không cập nhật sổ đăng ký thành viên

Nhiều doanh nghiệp chỉ sử dụng danh sách thành viên trong hồ sơ đăng ký thành lập mà không lập sổ đăng ký thành viên riêng.

Khi phát sinh chuyển nhượng, tặng cho, thừa kế hoặc thay đổi tỷ lệ vốn góp, thông tin không được cập nhật đầy đủ.

Điều này gây khó khăn khi cần xác định:

Ai đang là thành viên của công ty;
Tỷ lệ phần vốn góp của từng người;
Thời điểm phát sinh tư cách thành viên;
Thành viên nào có quyền tham dự và biểu quyết tại cuộc họp.

2. Không cấp giấy chứng nhận phần vốn góp

Sau khi thành viên hoàn thành việc góp vốn, công ty cần có hồ sơ xác nhận và cấp giấy chứng nhận phần vốn góp phù hợp.

Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp không thực hiện hoặc giấy chứng nhận phần vốn góp không còn phù hợp sau khi có thay đổi thành viên, tăng vốn hoặc chuyển nhượng vốn.

3. Không chứng minh được việc góp đủ vốn

Doanh nghiệp đăng ký vốn điều lệ nhưng không lưu đầy đủ:

Chứng từ chuyển khoản;
Phiếu thu hoặc chứng từ kế toán phù hợp;
Biên bản giao nhận tài sản;
Hồ sơ định giá tài sản góp vốn;
Hồ sơ chuyển quyền sở hữu tài sản;
Xác nhận hoàn thành nghĩa vụ góp vốn;
Hồ sơ xử lý thành viên không góp đủ vốn.

Khi số liệu đăng ký, sổ thành viên và sổ kế toán không thống nhất, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn trong việc xác định tỷ lệ sở hữu thực tế.

4. Điều lệ không được cập nhật

Công ty đã thay đổi thành viên, tỷ lệ vốn, người đại diện theo pháp luật hoặc mô hình quản lý nhưng Điều lệ vẫn giữ thông tin cũ.

Điều lệ cũng có thể thiếu những nội dung quan trọng như:

Trình tự cập nhật sổ đăng ký thành viên;
Thủ tục triệu tập Hội đồng thành viên;
Tỷ lệ thông qua nghị quyết;
Thẩm quyền của Chủ tịch Hội đồng thành viên;
Quyền hạn của Giám đốc hoặc Tổng Giám đốc;
Cơ chế xử lý bế tắc trong biểu quyết;
Quy trình chuyển nhượng phần vốn góp;
Nguyên tắc giải quyết tranh chấp nội bộ.

5. Hồ sơ họp Hội đồng thành viên không đầy đủ

Một bộ hồ sơ họp thường chỉ có biên bản và nghị quyết, nhưng thiếu:

Căn cứ triệu tập;
Thông báo mời họp;
Tài liệu chứng minh việc gửi thông báo;
Chương trình họp;
Tài liệu trình họp;
Danh sách thành viên tham dự;
Giấy ủy quyền;
Phiếu biểu quyết;
Biên bản kiểm phiếu;
Tài liệu kèm theo nghị quyết.

Việc thiếu hồ sơ quy trình có thể ảnh hưởng đến khả năng chứng minh tính hợp lệ của nghị quyết.

6. Chuyển nhượng phần vốn góp nhưng không hoàn thiện hồ sơ

Các bên đã ký hợp đồng và thanh toán nhưng công ty chưa:

Kiểm tra điều kiện chuyển nhượng;
Thực hiện thủ tục chào bán cho thành viên còn lại;
Lập nghị quyết hoặc quyết định cần thiết;
Cập nhật sổ đăng ký thành viên;
Cấp lại giấy chứng nhận phần vốn góp;
Sửa đổi Điều lệ;
Đăng ký thay đổi với cơ quan đăng ký kinh doanh;
Hoàn thiện hồ sơ thuế liên quan.

7. Không phân định rõ thẩm quyền giữa Hội đồng thành viên và Giám đốc

Nhiều công ty chưa xác định rõ:

Vấn đề nào phải trình Hội đồng thành viên;
Vấn đề nào Chủ tịch Hội đồng thành viên được quyết định;
Hạn mức Giám đốc được ký hợp đồng;
Giao dịch nào phải có sự chấp thuận trước;
Ai được ký hồ sơ ngân hàng và thanh toán;
Trường hợp nào phải đồng ký;
Ai được quản lý con dấu và chữ ký số.

Điều này dễ dẫn đến việc ký vượt thẩm quyền hoặc không xác định được trách nhiệm khi giao dịch phát sinh rủi ro.

8. Không kiểm soát giao dịch với thành viên và người có liên quan

Các giao dịch cho vay, thuê tài sản, mua bán hàng hóa hoặc chuyển giao tài sản giữa công ty với thành viên thường chỉ có chứng từ kế toán nhưng chưa có đầy đủ:

Hợp đồng;
Tờ trình;
Hồ sơ xác định người có liên quan;
Tài liệu xác định giá giao dịch;
Biên bản và nghị quyết phê duyệt;
Hồ sơ thanh toán;
Biên bản giao nhận hoặc nghiệm thu.

Phạm vi dịch vụ rà soát hồ sơ pháp lý công ty TNHH hai thành viên trở lên

Tùy theo nhu cầu, Justeps Legal có thể rà soát từng nhóm tài liệu hoặc toàn bộ hệ thống hồ sơ pháp lý của doanh nghiệp.

1. Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp

Justeps Legal rà soát:

Hồ sơ đăng ký thành lập công ty;
Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hiện hành;
Các giấy chứng nhận đã được cấp trước đây;
Hồ sơ thay đổi tên công ty;
Hồ sơ thay đổi trụ sở;
Hồ sơ thay đổi ngành, nghề kinh doanh;
Hồ sơ tăng hoặc giảm vốn điều lệ;
Hồ sơ thay đổi thành viên;
Hồ sơ thay đổi tỷ lệ phần vốn góp;
Hồ sơ thay đổi người đại diện theo pháp luật;
Hồ sơ thay đổi người đại diện theo ủy quyền;
Hồ sơ chi nhánh, văn phòng đại diện và địa điểm kinh doanh;
Giấy phép và điều kiện kinh doanh chuyên ngành nếu có.

Việc rà soát nhằm kiểm tra lịch sử pháp lý của công ty và sự thống nhất giữa thông tin đăng ký với hoạt động thực tế.

2. Điều lệ và cơ cấu tổ chức quản lý

Phạm vi kiểm tra gồm:

Điều lệ khi thành lập;
Điều lệ hiện hành;
Các bản sửa đổi, bổ sung;
Nghị quyết thông qua Điều lệ;
Cơ cấu Hội đồng thành viên;
Chức danh Chủ tịch Hội đồng thành viên;
Chức danh Giám đốc hoặc Tổng Giám đốc;
Người đại diện theo pháp luật;
Ban kiểm soát hoặc Kiểm soát viên nếu có;
Thẩm quyền của từng chức danh;
Tỷ lệ và điều kiện thông qua nghị quyết;
Cơ chế lấy ý kiến bằng văn bản;
Nguyên tắc phân chia lợi nhuận;
Cơ chế xử lý tranh chấp và bế tắc nội bộ.

Trường hợp Điều lệ chưa phù hợp, Justeps Legal đề xuất nội dung cần sửa đổi và hỗ trợ xây dựng bản Điều lệ thống nhất với cơ cấu thực tế.

3. Hồ sơ thành viên và vốn góp

Justeps Legal kiểm tra:

Danh sách thành viên;
Giấy tờ pháp lý của thành viên;
Hồ sơ thành viên là tổ chức;
Văn bản cử người đại diện theo ủy quyền;
Giấy tờ pháp lý của người đại diện theo ủy quyền;
Chứng từ góp vốn;
Hồ sơ góp vốn bằng tài sản;
Hồ sơ định giá tài sản;
Hồ sơ chuyển quyền sở hữu;
Xác nhận hoàn thành việc góp vốn;
Hồ sơ xử lý trường hợp không góp đủ vốn;
Hồ sơ tăng hoặc giảm vốn điều lệ;
Sự thống nhất giữa vốn đăng ký, vốn thực góp và số liệu kế toán.

4. Sổ đăng ký thành viên và giấy chứng nhận phần vốn góp

Đây là nhóm hồ sơ trọng tâm của dịch vụ.

Justeps Legal rà soát:

Công ty đã lập sổ đăng ký thành viên hay chưa;
Nội dung sổ có đầy đủ không;
Thông tin thành viên có chính xác không;
Tỷ lệ vốn góp có phù hợp với chứng từ không;
Lịch sử thay đổi đã được cập nhật chưa;
Người đại diện theo ủy quyền đã được ghi nhận đúng chưa;
Giấy chứng nhận phần vốn góp đã được cấp chưa;
Giấy chứng nhận có phù hợp với tỷ lệ sở hữu hiện tại không;
Hồ sơ làm căn cứ điều chỉnh sổ có đầy đủ không.

Trường hợp cần thiết, Justeps Legal hỗ trợ lập mới hoặc chuẩn hóa sổ đăng ký thành viên trên cơ sở hồ sơ hợp lệ do doanh nghiệp cung cấp.

5. Hồ sơ Hội đồng thành viên

Mỗi cuộc họp Hội đồng thành viên được rà soát theo một bộ hồ sơ hoàn chỉnh, gồm:

Văn bản đề nghị hoặc căn cứ triệu tập;
Thông báo mời họp;
Tài liệu chứng minh việc gửi thông báo;
Chương trình họp;
Tài liệu trình họp;
Dự thảo nghị quyết;
Danh sách thành viên tham dự;
Văn bản ủy quyền;
Phiếu biểu quyết;
Biên bản kiểm phiếu;
Biên bản họp;
Nghị quyết hoặc quyết định;
Tài liệu kèm theo;
Hồ sơ gửi hoặc thông báo nghị quyết cho thành viên.

Đối với trường hợp lấy ý kiến bằng văn bản, Justeps Legal kiểm tra riêng:

Phiếu lấy ý kiến;
Tài liệu gửi kèm;
Cách thức gửi và nhận phiếu;
Biên bản kiểm phiếu;
Tỷ lệ thông qua;
Nghị quyết được ban hành.

6. Hồ sơ Chủ tịch Hội đồng thành viên và người quản lý

Phạm vi rà soát gồm:

Hồ sơ bầu Chủ tịch Hội đồng thành viên;
Quyết định bổ nhiệm Giám đốc hoặc Tổng Giám đốc;
Quyết định bổ nhiệm Phó Giám đốc;
Quyết định bổ nhiệm Kế toán trưởng;
Hồ sơ người đại diện theo pháp luật;
Hợp đồng lao động hoặc hợp đồng quản lý;
Mô tả công việc;
Quyết định phân công nhiệm vụ;
Cam kết bảo mật;
Cam kết tránh xung đột lợi ích;
Văn bản ủy quyền;
Hồ sơ miễn nhiệm, bãi nhiệm hoặc từ nhiệm;
Biên bản bàn giao chức vụ, tài sản và hồ sơ.

7. Hồ sơ chuyển nhượng và thay đổi thành viên

Justeps Legal rà soát:

Đề nghị chuyển nhượng phần vốn góp;
Hồ sơ chào bán phần vốn cho thành viên còn lại;
Văn bản phản hồi hoặc từ chối mua;
Hợp đồng chuyển nhượng;
Chứng từ thanh toán;
Hồ sơ thuế;
Biên bản thanh lý;
Nghị quyết hoặc quyết định của Hội đồng thành viên;
Danh sách thành viên sau chuyển nhượng;
Sổ đăng ký thành viên được cập nhật;
Giấy chứng nhận phần vốn góp mới;
Điều lệ sửa đổi;
Hồ sơ đăng ký thay đổi doanh nghiệp;
Hồ sơ nhà đầu tư nước ngoài nếu có.

Ngoài chuyển nhượng, phạm vi rà soát có thể bao gồm:

Tặng cho phần vốn góp;
Thừa kế phần vốn góp;
Thành viên sử dụng phần vốn để trả nợ;
Công ty mua lại phần vốn góp;
Tiếp nhận thêm thành viên;
Thành viên rút khỏi công ty;
Xử lý phần vốn của thành viên bị hạn chế hoặc mất năng lực hành vi;
Xử lý phần vốn của thành viên là tổ chức chấm dứt hoạt động.

8. Hồ sơ tăng, giảm vốn điều lệ

Đối với từng lần thay đổi vốn, doanh nghiệp nên có một bộ hồ sơ riêng.

Justeps Legal kiểm tra:

Đề xuất hoặc phương án tăng, giảm vốn;
Biên bản họp Hội đồng thành viên;
Nghị quyết Hội đồng thành viên;
Cam kết góp thêm vốn;
Hồ sơ tiếp nhận thành viên mới;
Chứng từ thanh toán;
Hồ sơ tài sản góp vốn;
Điều lệ sửa đổi;
Sổ đăng ký thành viên;
Giấy chứng nhận phần vốn góp;
Hồ sơ đăng ký thay đổi;
Số liệu kế toán sau khi thay đổi vốn.

9. Hồ sơ chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp

Theo Nghị định số 168/2025/NĐ-CP, cá nhân là thành viên sở hữu từ 25% vốn điều lệ trở lên của công ty TNHH hai thành viên trở lên thuộc trường hợp phải kê khai thông tin chủ sở hữu hưởng lợi. Cá nhân có quyền chi phối việc thông qua một số vấn đề quan trọng của doanh nghiệp cũng có thể được xác định là chủ sở hữu hưởng lợi. Doanh nghiệp phải lưu giữ danh sách đã kê khai dưới dạng văn bản giấy hoặc điện tử.

Justeps Legal hỗ trợ rà soát:

Cá nhân trực tiếp sở hữu từ 25% vốn điều lệ;
Cá nhân sở hữu gián tiếp thông qua tổ chức khác;
Người có quyền chi phối hoạt động doanh nghiệp;
Sơ đồ cơ cấu sở hữu;
Hồ sơ thành viên là tổ chức;
Thỏa thuận giữa các thành viên;
Danh sách chủ sở hữu hưởng lợi;
Hồ sơ kê khai hoặc thông báo;
Việc lưu giữ và cập nhật thông tin.

10. Quy chế phân quyền và quản trị nội bộ

Justeps Legal hỗ trợ kiểm tra hoặc xây dựng:

Quy chế tổ chức và hoạt động;
Quy chế hoạt động của Hội đồng thành viên;
Quy chế điều hành của Ban Giám đốc;
Quy chế phân quyền và ủy quyền;
Ma trận thẩm quyền;
Quy chế tài chính;
Quy chế chi tiêu nội bộ;
Quy chế quản lý hợp đồng;
Quy chế mua sắm;
Quy chế quản lý tài sản;
Quy chế quản lý con dấu;
Quy chế sử dụng chữ ký số;
Quy chế quản lý tài khoản ngân hàng;
Quy trình phê duyệt thanh toán;
Hạn mức ký hợp đồng;
Cơ chế đồng ký;
Danh mục vấn đề phải trình Hội đồng thành viên.

Hệ thống phân quyền cần làm rõ:

Người đề xuất;
Người kiểm tra;
Người thẩm định;
Người phê duyệt;
Người ký;
Hạn mức của từng chức danh;
Trường hợp phải đồng ký;
Trường hợp phải báo cáo Hội đồng thành viên;
Thời hạn và phạm vi của việc ủy quyền.

11. Giao dịch với thành viên và người có liên quan

Justeps Legal rà soát các giao dịch như:

Thành viên cho công ty vay;
Công ty cho thành viên tạm ứng;
Công ty thuê tài sản của thành viên;
Công ty mua hàng hóa hoặc dịch vụ của thành viên;
Chuyển giao tài sản giữa thành viên và công ty;
Giao dịch với doanh nghiệp do thành viên sở hữu;
Giao dịch với người thân hoặc người có liên quan của thành viên;
Giao dịch với người quản lý;
Hợp đồng bảo lãnh, vay vốn và giao dịch tài chính khác.

Mỗi giao dịch cần được kiểm tra về:

Hợp đồng;
Tờ trình;
Thẩm quyền phê duyệt;
Tư cách người ký;
Tài liệu xác định giá;
Hóa đơn và chứng từ;
Hồ sơ thanh toán;
Biên bản giao nhận hoặc nghiệm thu;
Việc công bố và kiểm soát lợi ích liên quan.

Nội dung Justeps Legal hỗ trợ hoàn thiện

Tùy theo kết quả rà soát, doanh nghiệp có thể được hỗ trợ soạn thảo hoặc chuẩn hóa:

Điều lệ công ty;
Sổ đăng ký thành viên;
Giấy chứng nhận phần vốn góp;
Hồ sơ xác nhận góp vốn;
Hồ sơ thành viên là tổ chức;
Văn bản cử người đại diện theo ủy quyền;
Hồ sơ họp Hội đồng thành viên;
Hồ sơ lấy ý kiến thành viên bằng văn bản;
Biên bản và nghị quyết Hội đồng thành viên;
Hồ sơ bầu Chủ tịch Hội đồng thành viên;
Hồ sơ bổ nhiệm Giám đốc hoặc Tổng Giám đốc;
Hồ sơ thay đổi người đại diện theo pháp luật;
Hồ sơ chuyển nhượng phần vốn góp;
Hồ sơ tăng, giảm vốn điều lệ;
Hồ sơ tiếp nhận thành viên mới;
Danh sách chủ sở hữu hưởng lợi;
Quy chế hoạt động của Hội đồng thành viên;
Quy chế phân quyền và ủy quyền;
Ma trận thẩm quyền;
Quy chế tài chính;
Quy chế quản lý hợp đồng;
Quy chế quản lý con dấu và chữ ký số;
Hồ sơ giao dịch với thành viên và người có liên quan;
Hồ sơ bàn giao khi thay đổi người quản lý.

Quy trình cung cấp dịch vụ rà soát công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên tại Justeps

Bước 1: Tiếp nhận thông tin doanh nghiệp

Doanh nghiệp cung cấp thông tin về:

Số lượng thành viên;
Tỷ lệ vốn góp;
Quá trình góp vốn;
Lịch sử chuyển nhượng vốn;
Cơ cấu Hội đồng thành viên;
Người đại diện theo pháp luật;
Người quản lý;
Vấn đề doanh nghiệp đang cần xử lý.

Bước 2: Tiếp nhận và phân loại hồ sơ

Hồ sơ được chia thành các nhóm:

Đăng ký doanh nghiệp;
Điều lệ;
Thành viên và vốn góp;
Sổ đăng ký thành viên;
Hội đồng thành viên;
Người quản lý;
Chuyển nhượng và thay đổi vốn;
Phân quyền, ủy quyền;
Giao dịch với người có liên quan.

Bước 3: Rà soát tính đầy đủ và thống nhất

Justeps Legal đối chiếu:

Danh sách thành viên;
Tỷ lệ vốn góp;
Chứng từ góp vốn;
Thông tin đăng ký doanh nghiệp;
Điều lệ;
Sổ đăng ký thành viên;
Giấy chứng nhận phần vốn góp;
Số liệu kế toán;
Quyền biểu quyết;
Thẩm quyền ban hành quyết định;
Trình tự họp Hội đồng thành viên.

Bước 4: Lập báo cáo và checklist xử lý

Doanh nghiệp được xác định rõ:

Hồ sơ đã có;
Hồ sơ còn thiếu;
Nội dung chưa thống nhất;
Lỗi về thẩm quyền;
Lỗi về trình tự;
Tài liệu cần sửa đổi;
Tài liệu cần ban hành mới;
Mức độ ưu tiên xử lý.

Bước 5: Soạn thảo và hoàn thiện hồ sơ

Justeps Legal xây dựng các biểu mẫu, biên bản, nghị quyết, quyết định và quy chế theo phạm vi hai bên thống nhất.

Bước 6: Bàn giao và hướng dẫn cập nhật

Hồ sơ được bàn giao theo từng nhóm, kèm:

Danh mục tài liệu;
Tình trạng hiệu lực;
Hướng dẫn lưu trữ;
Hướng dẫn cập nhật khi thay đổi thành viên, vốn hoặc người quản lý.

Kết quả doanh nghiệp nhận được

Tùy theo phạm vi công việc, doanh nghiệp có thể nhận được:

Báo cáo hiện trạng hồ sơ pháp lý;
Danh sách lỗi và rủi ro;
Checklist tài liệu cần bổ sung;
Điều lệ được chuẩn hóa;
Sổ đăng ký thành viên;
Giấy chứng nhận phần vốn góp;
Bộ hồ sơ Hội đồng thành viên;
Bộ hồ sơ người quản lý;
Hồ sơ chuyển nhượng phần vốn góp;
Hồ sơ tăng hoặc giảm vốn;
Hồ sơ chủ sở hữu hưởng lợi;
Quy chế phân quyền;
Ma trận thẩm quyền;
Hồ sơ giao dịch với thành viên;
Danh mục hồ sơ được sắp xếp theo từng nhóm;
Hướng dẫn tiếp tục quản lý và cập nhật.

Doanh nghiệp nào nên sử dụng dịch vụ?

Dịch vụ phù hợp với:

Công ty mới thành lập chưa hoàn thiện hồ sơ nội bộ;
Công ty chưa lập sổ đăng ký thành viên;
Công ty chưa cấp giấy chứng nhận phần vốn góp;
Doanh nghiệp không chứng minh được việc góp đủ vốn;
Công ty có nhiều lần chuyển nhượng vốn;
Tỷ lệ vốn góp giữa các hồ sơ không thống nhất;
Công ty chuẩn bị tiếp nhận thành viên mới;
Doanh nghiệp chuẩn bị tăng hoặc giảm vốn;
Công ty thay đổi người đại diện theo pháp luật;
Doanh nghiệp thay đổi Chủ tịch Hội đồng thành viên hoặc Giám đốc;
Công ty có tranh chấp giữa các thành viên;
Doanh nghiệp chuẩn bị vay vốn hoặc gọi vốn;
Công ty có nhiều giao dịch với thành viên;
Doanh nghiệp cần xây dựng lại hệ thống phân quyền;
Công ty chuẩn bị chuyển đổi loại hình, tổ chức lại hoặc giải thể.

Vì sao nên lựa chọn Justeps Legal?

Hồ sơ của công ty TNHH hai thành viên trở lên không thể được hoàn thiện chỉ bằng việc sử dụng một bộ biểu mẫu chung.

Justeps Legal thực hiện rà soát dựa trên:

Số lượng thành viên;
Tỷ lệ vốn góp;
Loại tài sản góp vốn;
Lịch sử thay đổi thành viên;
Cơ cấu quản lý;
Nội dung Điều lệ;
Cách thức tổ chức họp;
Cơ chế biểu quyết;
Hệ thống phân quyền;
Giao dịch thực tế của doanh nghiệp.

Mục tiêu của dịch vụ là giúp doanh nghiệp có một bộ hồ sơ:

Xác định rõ tư cách thành viên;
Thống nhất tỷ lệ phần vốn góp;
Bảo đảm quyền biểu quyết;
Bảo đảm trình tự ban hành nghị quyết;
Phân định rõ thẩm quyền quản lý;
Kiểm soát giao dịch có xung đột lợi ích;
Dễ lưu trữ, cập nhật và tra cứu;
Hạn chế tranh chấp giữa các thành viên.

Câu hỏi thường gặp trong việc lưu trữ hồ sơ nội bộ

1. Công ty chưa có sổ đăng ký thành viên thì có thể lập bổ sung không?

Có thể lập hoặc chuẩn hóa sổ đăng ký thành viên trên cơ sở hồ sơ thành lập, chứng từ góp vốn, hồ sơ chuyển nhượng và các tài liệu hợp lệ hiện có.

2. Thành viên đã chuyển tiền góp vốn nhưng chưa được cấp giấy chứng nhận phần vốn góp thì xử lý thế nào?

Doanh nghiệp cần đối chiếu chứng từ, sổ kế toán, Điều lệ và sổ đăng ký thành viên để hoàn thiện hồ sơ xác nhận và cấp giấy chứng nhận phù hợp.

3. Đã ký hợp đồng chuyển nhượng nhưng chưa thay đổi thành viên thì phải làm gì?

Cần kiểm tra điều kiện chuyển nhượng, trình tự chào bán, việc thanh toán, nghĩa vụ thuế và thời điểm hoàn thành giao dịch trước khi cập nhật hồ sơ nội bộ và đăng ký thay đổi.

4. Biên bản họp Hội đồng thành viên cũ bị thiếu thì có lập bổ sung được không?

Việc xử lý phụ thuộc vào tài liệu còn lưu giữ và diễn biến thực tế của cuộc họp. Doanh nghiệp không nên tự lập lùi ngày hoặc bổ sung nội dung không đúng thực tế.

5. Có thể chỉ rà soát vốn góp và sổ đăng ký thành viên không?

Doanh nghiệp có thể lựa chọn rà soát theo từng nhóm hồ sơ hoặc thực hiện rà soát toàn bộ hệ thống pháp lý nội bộ.

6. Công ty ít thành viên có cần xây dựng quy chế phân quyền không?

Quy mô nhỏ không đồng nghĩa với việc không cần phân quyền. Doanh nghiệp vẫn nên xác định rõ vấn đề thuộc thẩm quyền Hội đồng thành viên và phạm vi điều hành của Giám đốc.

Một bộ hồ sơ pháp lý đầy đủ giúp công ty TNHH hai thành viên trở lên xác định rõ tư cách thành viên, tỷ lệ vốn góp, quyền biểu quyết, thẩm quyền quản lý và hiệu lực của các nghị quyết, giao dịch.

Justeps Legal cung cấp dịch vụ rà soát, lập checklist, soạn thảo và hoàn thiện hồ sơ pháp lý nội bộ cho công ty TNHH hai thành viên trở lên trên phạm vi toàn quốc.

Mọi thông tin vui lòng liên hệ:

Email: info@justepslegal.com

Website: https://justepslegal.com/

Page: Justeps

Hotline (Zalo): 096 172 2607

Văn phòng: Tầng 12, Tòa Licogi 13, số 164 đường Khuất Duy Tiến, phường Thanh Xuân, Hà Nội, Việt Nam

Dịch vụ rà soát hồ sơ pháp lý công ty TNHH hai thành viên trở lên; Hoàn thiện hồ sơ pháp lý công ty TNHH hai thành viên; Checklist pháp lý công ty TNHH hai thành viên trở lên; Rà soát sổ đăng ký thành viên; Hồ sơ Hội đồng thành viên; Hồ sơ chuyển nhượng phần vốn góp; Rà soát vốn góp công ty TNHH; Quy chế phân quyền công ty TNHH; Dịch vụ pháp chế doanh nghiệp; Rà soát hồ sơ quản trị nội bộ doanh nghiệp.