Dịch vụ rà soát thang bảng lương và quy chế lương thưởng tại Hà Nội giúp doanh nghiệp phát hiện điểm lệch trong chính sách tiền lương

Thang bảng lương và quy chế lương thưởng là hai tài liệu quan trọng trong hệ thống tiền lương của doanh nghiệp. Thang bảng lương giúp doanh nghiệp xác định mức lương theo chức danh, cấp bậc, nhóm công việc và trách nhiệm. Quy chế lương thưởng giúp doanh nghiệp xác định cách tính lương, phụ cấp, KPI, thưởng, hoa hồng, tăng ca, công tác phí, khoản hỗ trợ và điều kiện chi trả cho người lao động.

Trong thực tế, nhiều doanh nghiệp tại Hà Nội đã có thang bảng lương, cũng đã có quy chế lương thưởng, nhưng hai tài liệu này lại không thống nhất với nhau. Thang bảng lương ghi một hệ thống chức danh, hợp đồng lao động ghi một hệ thống khác, bảng lương hằng tháng lại trả theo cách khác. Quy chế lương thưởng có thể quy định phụ cấp, KPI, thưởng, nhưng bảng lương thực tế không áp dụng đúng hoặc áp dụng nhưng không có hồ sơ đánh giá.

Có doanh nghiệp ban hành quy chế lương thưởng khá đầy đủ nhưng không cập nhật theo thang bảng lương mới. Có doanh nghiệp đã thay đổi cơ cấu lương từ lương cố định sang lương cơ bản, phụ cấp và KPI nhưng chưa sửa quy chế. Có doanh nghiệp trả thưởng doanh số, thưởng dự án, hoa hồng, phụ cấp trách nhiệm nhưng quy chế không nêu rõ điều kiện hưởng, cách tính, thời điểm thanh toán và trường hợp không được hưởng.

Dịch vụ rà soát thang bảng lương và quy chế lương thưởng tại Hà Nội của Justeps được thiết kế để hỗ trợ doanh nghiệp kiểm tra lại toàn bộ hệ thống hồ sơ tiền lương đang áp dụng. Mục tiêu là phát hiện điểm lệch giữa thang bảng lương, quy chế lương thưởng, hợp đồng lao động, bảng lương hằng tháng, bảng KPI, chính sách phụ cấp và hồ sơ bảo hiểm xã hội, từ đó đề xuất phương án điều chỉnh phù hợp.

Vì sao doanh nghiệp cần rà soát thang bảng lương và quy chế lương thưởng

Doanh nghiệp cần rà soát thang bảng lương và quy chế lương thưởng vì đây là hai tài liệu thường được sử dụng để giải trình khi có tranh chấp lao động, thanh tra, kiểm tra bảo hiểm xã hội, quyết toán thuế hoặc kiểm toán nội bộ.

Nếu thang bảng lương không rõ, doanh nghiệp khó chứng minh mức lương của từng vị trí được xác định trên cơ sở nào. Nếu quy chế lương thưởng không rõ, doanh nghiệp khó giải thích vì sao người lao động được hưởng hoặc không được hưởng phụ cấp, KPI, thưởng, hoa hồng hoặc khoản hỗ trợ.

Một hệ thống tiền lương an toàn không thể chỉ có bảng lương hằng tháng. Doanh nghiệp cần có thang bảng lương làm căn cứ xác định mức lương theo chức danh, quy chế lương thưởng làm căn cứ tính các khoản thu nhập, hợp đồng lao động làm căn cứ thỏa thuận với người lao động, bảng chấm công và bảng KPI làm căn cứ tính lương thực tế.

Khi các tài liệu này không thống nhất, doanh nghiệp rất dễ phát sinh rủi ro. Người lao động có thể yêu cầu trả thưởng vì cho rằng quy chế có quy định. Doanh nghiệp có thể muốn không trả vì người lao động chưa đáp ứng điều kiện, nhưng điều kiện lại không được ghi rõ. Cơ quan bảo hiểm xã hội có thể đặt vấn đề về khoản KPI hoặc phụ cấp cố định. Cơ quan thuế có thể yêu cầu doanh nghiệp giải trình căn cứ chi thưởng hoặc chi hoa hồng.

Rà soát thang bảng lương và quy chế lương thưởng giúp doanh nghiệp chủ động phát hiện các điểm lệch này trước khi phát sinh tranh chấp hoặc kiểm tra.

Thang bảng lương và quy chế lương thưởng khác nhau như thế nào

Thang bảng lương là tài liệu thể hiện khung lương theo chức danh, nhóm công việc, cấp bậc hoặc mức độ trách nhiệm. Đây là cơ sở để doanh nghiệp tuyển dụng, thỏa thuận lương trong hợp đồng lao động, xét tăng lương, điều chỉnh chức danh và xây dựng mặt bằng lương nội bộ.

Quy chế lương thưởng là tài liệu quy định cách doanh nghiệp tính và chi trả tiền lương, phụ cấp, KPI, thưởng, hoa hồng, tăng ca, công tác phí, hỗ trợ, khoản khấu trừ và các khoản thu nhập khác. Quy chế lương thưởng thường chi tiết hơn thang bảng lương vì liên quan trực tiếp đến điều kiện hưởng và phương pháp tính.

Có thể hiểu đơn giản, thang bảng lương trả lời câu hỏi: vị trí này thuộc nhóm nào, bậc nào, mức lương khung bao nhiêu. Quy chế lương thưởng trả lời câu hỏi: người lao động được tính lương như thế nào, phụ cấp nào được hưởng, KPI tính ra sao, thưởng khi nào được trả, hoa hồng căn cứ vào đâu, tăng ca tính thế nào.

Hai tài liệu này cần bổ trợ cho nhau. Nếu thang bảng lương có chức danh “nhân viên kinh doanh”, quy chế lương thưởng cần giải thích rõ lương kinh doanh gồm những khoản nào, hoa hồng hoặc KPI được tính theo doanh thu, lợi nhuận, công nợ hay khách hàng mới. Nếu thang bảng lương có chức danh “quản lý kho”, quy chế cần giải thích phụ cấp trách nhiệm, KPI tồn kho, trách nhiệm vật chất và điều kiện thưởng phạt liên quan.

Nếu thang bảng lương và quy chế lương thưởng không thống nhất, doanh nghiệp sẽ khó áp dụng trong thực tế và khó giải trình khi cần.

Khi nào doanh nghiệp nên rà soát thang bảng lương và quy chế lương thưởng

Doanh nghiệp nên rà soát khi đã ban hành thang bảng lương từ lâu nhưng quy chế lương thưởng vẫn đang áp dụng bản cũ. Đây là trường hợp phổ biến khi doanh nghiệp thay đổi chức danh, tăng nhân sự, mở thêm phòng ban hoặc thay đổi cơ cấu lương nhưng chưa cập nhật hồ sơ.

Doanh nghiệp nên rà soát khi quy chế lương thưởng có quy định phụ cấp, KPI, thưởng hoặc hoa hồng nhưng bảng lương hằng tháng lại áp dụng theo cách khác. Ví dụ, quy chế ghi KPI được tính theo kết quả đánh giá, nhưng thực tế tháng nào cũng trả cố định. Quy chế ghi phụ cấp trách nhiệm chỉ áp dụng cho quản lý, nhưng thực tế nhiều nhân sự không giữ chức danh quản lý vẫn được hưởng.

Doanh nghiệp nên rà soát khi hợp đồng lao động không khớp với thang bảng lương hoặc quy chế lương thưởng. Nếu hợp đồng ghi một mức lương, bảng lương trả nhiều khoản khác, nhưng quy chế không giải thích được các khoản đó, hồ sơ tiền lương sẽ thiếu căn cứ.

Doanh nghiệp nên rà soát khi có nhiều khoản thu nhập ngoài lương như phụ cấp điện thoại, phụ cấp xăng xe, phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp công trình, KPI, thưởng doanh số, hoa hồng, thưởng dự án, thưởng hiệu quả hoặc công tác phí.

Doanh nghiệp nên rà soát khi chuẩn bị thanh tra lao động, kiểm tra bảo hiểm xã hội, quyết toán thuế, kiểm toán, gọi vốn, tái cấu trúc nhân sự, mở thêm chi nhánh hoặc tăng quy mô người lao động.

Doanh nghiệp cũng nên rà soát khi phát sinh tranh chấp về thưởng, KPI, hoa hồng, phụ cấp, tăng ca, trách nhiệm vật chất hoặc lương khi nghỉ việc. Đây là những nhóm tranh chấp thường bắt nguồn từ quy chế lương thưởng chưa rõ.

Quy định pháp luật cần lưu ý khi rà soát thang bảng lương và quy chế lương thưởng

Khi rà soát thang bảng lương và quy chế lương thưởng, doanh nghiệp cần lưu ý đồng thời quy định về thang lương, bảng lương, hợp đồng lao động, thưởng, bảo hiểm xã hội, lương tối thiểu vùng và xử phạt hành chính trong lĩnh vực lao động.

Theo Điều 93 Bộ luật Lao động 2019, người sử dụng lao động có trách nhiệm xây dựng thang lương, bảng lương và định mức lao động. Đây là cơ sở để tuyển dụng, sử dụng lao động, thỏa thuận mức lương theo công việc hoặc chức danh trong hợp đồng lao động và trả lương cho người lao động.

Thang lương, bảng lương và mức lao động phải được công khai tại nơi làm việc trước khi thực hiện. Vì vậy, khi rà soát thang bảng lương, doanh nghiệp cần kiểm tra cả nội dung thang bảng lương, quyết định ban hành, thông báo công khai và bằng chứng đã phổ biến cho người lao động.

Theo Điều 104 Bộ luật Lao động 2019, thưởng là số tiền, tài sản hoặc bằng hình thức khác mà người sử dụng lao động thưởng cho người lao động căn cứ vào kết quả sản xuất, kinh doanh và mức độ hoàn thành công việc. Quy chế thưởng do người sử dụng lao động quyết định và công bố công khai tại nơi làm việc sau khi tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở.

Về hợp đồng lao động, theo Điều 21 Bộ luật Lao động 2019, hợp đồng lao động cần có các nội dung chủ yếu như mức lương theo công việc hoặc chức danh, hình thức trả lương, thời hạn trả lương, phụ cấp lương, các khoản bổ sung khác, chế độ nâng bậc, nâng lương, thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi và bảo hiểm xã hội. Do đó, quy chế lương thưởng cần thống nhất với hợp đồng lao động và phụ lục hợp đồng.

Về mức lương tối thiểu, doanh nghiệp tại Hà Nội cần bảo đảm mức lương theo công việc hoặc chức danh không thấp hơn mức lương tối thiểu vùng áp dụng tại địa điểm làm việc của người lao động. Nếu doanh nghiệp có nhiều địa điểm như văn phòng, kho, xưởng, cửa hàng, công trình hoặc chi nhánh ở địa bàn khác, cần xác định đúng vùng lương tối thiểu tương ứng.

Về bảo hiểm xã hội, doanh nghiệp cần rà soát các khoản lương, phụ cấp và khoản bổ sung khác đang quy định trong thang bảng lương, quy chế lương thưởng, hợp đồng lao động và bảng lương hằng tháng. Nếu một khoản phụ cấp, KPI hoặc khoản bổ sung được trả cố định, thường xuyên, xác định được mức tiền cụ thể và ghi nhận trong hồ sơ lao động, doanh nghiệp cần xem xét rủi ro khi xác định tiền lương làm căn cứ đóng BHXH.

Ngoài ra, nếu doanh nghiệp không xây dựng thang lương, bảng lương, định mức lao động hoặc không công khai trước khi áp dụng, doanh nghiệp có thể bị xử phạt hành chính theo quy định pháp luật. Trường hợp quy chế thưởng không công khai, không rõ điều kiện hoặc áp dụng không nhất quán, doanh nghiệp cũng dễ phát sinh tranh chấp với người lao động.

Những lỗi thường gặp giữa thang bảng lương và quy chế lương thưởng

Lỗi đầu tiên là thang bảng lương có chức danh nhưng quy chế lương thưởng không có cơ chế áp dụng cho chức danh đó. Ví dụ, doanh nghiệp có thêm vị trí quản lý cửa hàng, quản lý kho, trưởng nhóm kinh doanh nhưng quy chế vẫn chỉ phân loại nhân viên và quản lý chung chung.

Lỗi thứ hai là quy chế lương thưởng có phụ cấp nhưng thang bảng lương không thể hiện rõ nhóm chức danh nào được hưởng. Phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp chức vụ, phụ cấp ca, phụ cấp công trình hoặc phụ cấp kho nếu không gắn với chức danh cụ thể sẽ khó áp dụng thống nhất.

Lỗi thứ ba là quy chế thưởng quá chung chung. Nhiều doanh nghiệp chỉ ghi người lao động được thưởng theo kết quả kinh doanh hoặc theo quyết định của công ty, nhưng không nêu tiêu chí, điều kiện hưởng, thời điểm chi trả, thẩm quyền phê duyệt và trường hợp không được hưởng.

Lỗi thứ tư là KPI được quy định trong quy chế nhưng không có bảng giao KPI, bảng chấm KPI hoặc công thức quy đổi ra tiền. Khi đó, KPI trên bảng lương chỉ là một khoản chi chưa có căn cứ đầy đủ.

Lỗi thứ năm là thang bảng lương và quy chế không khớp với hợp đồng lao động. Hợp đồng ghi phụ cấp hoặc khoản bổ sung khác nhưng quy chế không có; hoặc quy chế có phụ cấp nhưng hợp đồng không ghi nhận và cũng không có phụ lục.

Lỗi thứ sáu là quy chế lương thưởng không cập nhật theo thực tế vận hành. Doanh nghiệp đã chuyển sang mô hình trả lương theo KPI, doanh số, sản lượng, ca kíp hoặc dự án nhưng quy chế vẫn theo mô hình lương tháng cố định.

Lỗi thứ bảy là quy chế không quy định rõ trường hợp nghỉ việc. Đây là lỗi rất dễ gây tranh chấp. Người lao động nghỉ việc giữa kỳ, nghỉ trước ngày trả thưởng, chưa hoàn thành công nợ, chưa bàn giao công việc hoặc chưa kết thúc dự án thì có được hưởng KPI, thưởng, hoa hồng hay không cần được quy định rõ.

Rà soát thang bảng lương cần kiểm tra những gì

Khi rà soát thang bảng lương, nội dung đầu tiên cần kiểm tra là hệ thống chức danh. Chức danh trong thang bảng lương cần phản ánh đúng cơ cấu tổ chức thực tế của doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp có thêm phòng ban, thêm cấp quản lý, thêm vị trí chuyên môn hoặc thay đổi mô hình vận hành, thang bảng lương cần được cập nhật.

Nội dung thứ hai là bậc lương và mức lương theo chức danh. Mỗi chức danh cần có mức lương phù hợp với trách nhiệm công việc, cấp bậc, điều kiện làm việc và không thấp hơn mức lương tối thiểu vùng áp dụng.

Nội dung thứ ba là khoảng cách giữa các bậc lương. Nếu khoảng cách quá nhỏ, thang lương không tạo được động lực tăng bậc. Nếu khoảng cách quá lớn nhưng không có tiêu chí nâng bậc, doanh nghiệp dễ áp dụng tùy tiện.

Nội dung thứ tư là sự thống nhất với hợp đồng lao động. Chức danh và mức lương trong hợp đồng cần khớp với thang bảng lương hoặc có căn cứ giải thích nếu khác.

Nội dung thứ năm là hồ sơ ban hành và công khai. Thang bảng lương cần có quyết định ban hành hoặc tài liệu phê duyệt nội bộ phù hợp, đồng thời cần được công khai tại nơi làm việc trước khi áp dụng.

Nội dung thứ sáu là sự liên kết với quy chế lương thưởng. Thang bảng lương không nên chỉ là danh sách mức lương. Doanh nghiệp cần kiểm tra xem từng nhóm chức danh trong thang bảng lương đã được quy chế lương thưởng giải thích về phụ cấp, KPI, thưởng và điều kiện hưởng chưa.

Rà soát quy chế lương thưởng cần kiểm tra những gì

Khi rà soát quy chế lương thưởng, nội dung đầu tiên cần kiểm tra là phạm vi áp dụng. Quy chế áp dụng cho toàn bộ người lao động hay chỉ một số nhóm. Có áp dụng cho quản lý, nhân viên thử việc, nhân sự part-time, lao động thời vụ, cộng tác viên hoặc người nhận khoán không. Nếu không nêu rõ, khi áp dụng thực tế sẽ dễ tranh chấp.

Nội dung thứ hai là cấu trúc tiền lương. Quy chế cần giải thích rõ lương cơ bản, lương theo chức danh, phụ cấp, KPI, thưởng, hoa hồng, tăng ca, công tác phí, khoản hỗ trợ và khoản khấu trừ. Mỗi khoản cần có điều kiện hưởng và cách tính.

Nội dung thứ ba là kỳ trả lương và hình thức trả lương. Doanh nghiệp cần quy định ngày trả lương, kỳ tính lương, cách xử lý khi ngày trả lương rơi vào ngày nghỉ, hình thức trả qua tài khoản hay tiền mặt, phiếu lương và hồ sơ xác nhận.

Nội dung thứ tư là phụ cấp. Quy chế cần nêu rõ từng loại phụ cấp, đối tượng hưởng, điều kiện hưởng, mức hưởng, cách tính theo tháng, theo ngày, theo ca hoặc theo phát sinh thực tế, trường hợp không được hưởng và thẩm quyền phê duyệt.

Nội dung thứ năm là KPI. Quy chế cần làm rõ nguyên tắc giao KPI, kỳ đánh giá, tiêu chí, trọng số, thang điểm, cách quy đổi điểm KPI ra tiền, người chấm, người phê duyệt và thời điểm chi trả.

Nội dung thứ sáu là thưởng và hoa hồng. Quy chế cần nêu rõ điều kiện hưởng thưởng, cơ sở tính thưởng, thời điểm phát sinh quyền hưởng, trường hợp không được hưởng, điều kiện khi nghỉ việc, điều kiện khi chưa thu hồi công nợ hoặc khi dự án chưa hoàn tất.

Nội dung thứ bảy là khấu trừ, tạm ứng và bồi hoàn. Quy chế cần tránh các quy định trừ lương tùy tiện, phạt tiền hoặc xử lý trách nhiệm vật chất không có căn cứ. Nếu có tạm ứng, hoàn ứng hoặc bồi hoàn, cần có quy trình và chứng từ rõ ràng.

Rà soát quy chế thưởng cần đặc biệt lưu ý điều kiện hưởng

Quy chế thưởng là một phần rất quan trọng của quy chế lương thưởng. Đây cũng là nhóm dễ phát sinh tranh chấp nhất, đặc biệt với nhân sự kinh doanh, quản lý, nhân sự dự án hoặc nhân sự có hoa hồng.

Doanh nghiệp cần làm rõ thưởng được tính trên cơ sở nào. Thưởng doanh số tính theo doanh thu ký hợp đồng, doanh thu xuất hóa đơn, doanh thu khách thanh toán hay doanh thu thực thu. Thưởng lợi nhuận tính theo lợi nhuận gộp hay lợi nhuận sau chi phí. Thưởng dự án tính khi ký hợp đồng, nghiệm thu, thu tiền hay kết thúc bảo hành.

Doanh nghiệp cũng cần quy định thời điểm phát sinh quyền hưởng thưởng. Người lao động có được hưởng thưởng khi đã tạo doanh số nhưng khách chưa thanh toán không. Có được hưởng khi nghỉ việc trước ngày chi trả không. Có được hưởng khi chưa bàn giao công việc không. Có được hưởng khi công nợ phát sinh xấu không.

Đối với thưởng KPI, doanh nghiệp cần có bảng đánh giá. Nếu quy chế chỉ ghi thưởng theo mức độ hoàn thành công việc nhưng không có tiêu chí, người lao động và doanh nghiệp có thể hiểu khác nhau.

Đối với thưởng cuối năm, thưởng Tết hoặc thưởng theo kết quả kinh doanh, doanh nghiệp cần ghi rõ đây không phải khoản mặc định nếu doanh nghiệp muốn bảo lưu quyền xem xét theo kết quả kinh doanh. Tuy nhiên, khi đã có quy chế và đã áp dụng ổn định, doanh nghiệp cũng cần nhất quán để tránh khiếu nại.

Một quy chế thưởng tốt không chỉ bảo vệ doanh nghiệp, mà còn giúp người lao động hiểu rõ cần đạt điều kiện gì để được thưởng.

Rà soát phụ cấp trong quy chế lương thưởng

Phụ cấp là nhóm khoản dễ bị sử dụng sai bản chất. Khi rà soát quy chế lương thưởng, doanh nghiệp cần kiểm tra từng loại phụ cấp đang quy định và đang thực tế chi trả.

Phụ cấp trách nhiệm cần gắn với chức danh, nhiệm vụ hoặc quyết định phân công. Nếu người lao động không còn giữ trách nhiệm, quy chế cần có cơ chế dừng hoặc điều chỉnh phụ cấp.

Phụ cấp chức vụ cần gắn với vị trí quản lý cụ thể như trưởng nhóm, trưởng phòng, quản lý cửa hàng, quản lý ca, quản lý kho, giám sát công trình hoặc quản lý dự án. Không nên trả phụ cấp chức vụ cho người không có chức vụ rõ ràng.

Phụ cấp điện thoại, xăng xe, đi lại cần gắn với nhu cầu công việc thực tế. Nếu doanh nghiệp trả đồng loạt cho toàn bộ nhân viên, khoản phụ cấp này sẽ khó chứng minh là khoản bù đắp chi phí theo điều kiện công việc.

Phụ cấp ca, phụ cấp làm đêm, phụ cấp công trình, phụ cấp kho, phụ cấp độc hại hoặc phụ cấp lưu trú cần gắn với bảng phân ca, quyết định điều động, địa điểm làm việc hoặc điều kiện lao động cụ thể.

Phụ cấp nếu được trả cố định, thường xuyên, xác định được mức tiền cụ thể và ghi nhận trong hợp đồng lao động hoặc phụ lục hợp đồng cần được rà soát kỹ trong mối liên hệ với tiền lương làm căn cứ đóng BHXH.

Rà soát KPI trong quy chế lương thưởng

KPI là công cụ quản trị hiệu quả nếu được thiết kế đúng, nhưng cũng là nguồn rủi ro nếu doanh nghiệp dùng KPI như một khoản lương cố định.

Khi rà soát KPI trong quy chế lương thưởng, cần kiểm tra quy chế có nêu rõ nguyên tắc giao KPI hay không. KPI được giao theo tháng, quý, dự án hay chu kỳ công việc. Ai là người giao KPI. Người lao động có được biết KPI trước kỳ đánh giá không.

Tiếp theo, cần kiểm tra tiêu chí KPI. KPI phải phù hợp từng vị trí. KPI của sales nên khác KPI của kế toán. KPI của vận hành nên khác KPI của nhân sự. KPI của quản lý cần gắn với kết quả bộ phận, không chỉ kết quả cá nhân.

Doanh nghiệp cũng cần kiểm tra thang điểm và trọng số KPI. Nếu mỗi tiêu chí không có trọng số, việc chấm điểm có thể cảm tính. Nếu có điểm nhưng không có cách quy đổi ra tiền, bảng lương sẽ khó áp dụng.

Một nội dung quan trọng khác là hồ sơ đánh giá KPI. Doanh nghiệp cần có bảng giao KPI, bảng chấm KPI, kết quả đánh giá, dữ liệu chứng minh và phê duyệt của người có thẩm quyền.

Nếu quy chế lương thưởng có KPI nhưng thực tế không có quy trình đánh giá, doanh nghiệp cần sửa quy chế hoặc xây dựng bổ sung bộ biểu mẫu KPI để tránh rủi ro.

Rà soát sự thống nhất với hợp đồng lao động và bảng lương hằng tháng

Thang bảng lương và quy chế lương thưởng chỉ thực sự có giá trị khi thống nhất với hợp đồng lao động và bảng lương hằng tháng.

Hợp đồng lao động cần ghi nhận đúng mức lương theo công việc hoặc chức danh, hình thức trả lương, kỳ hạn trả lương, phụ cấp lương và các khoản bổ sung khác. Nếu quy chế lương thưởng có phụ cấp, KPI hoặc khoản bổ sung nhưng hợp đồng không đề cập và cũng không dẫn chiếu đến quy chế, doanh nghiệp cần xem xét bổ sung.

Bảng lương hằng tháng cần áp dụng đúng quy chế. Nếu quy chế ghi phụ cấp tính theo ngày công nhưng bảng lương lại trả trọn tháng, cần điều chỉnh. Nếu quy chế ghi KPI tính theo kết quả nhưng bảng lương trả cố định, cần rà soát lại. Nếu quy chế ghi thưởng theo doanh thu thực thu nhưng bảng lương trả theo doanh thu ký hợp đồng, cần thống nhất lại.

Doanh nghiệp cũng cần kiểm tra bảng chấm công, bảng KPI, quyết định thưởng, chính sách phụ cấp và chứng từ thanh toán. Nếu bảng lương có khoản chi nhưng không có hồ sơ chứng minh, quy chế lương thưởng sẽ khó phát huy giá trị.

Sự thống nhất giữa thang bảng lương, quy chế lương thưởng, hợp đồng lao động và bảng lương hằng tháng là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro khi có tranh chấp hoặc kiểm tra.

Rà soát rủi ro BHXH trong quy chế lương thưởng

Quy chế lương thưởng có ảnh hưởng trực tiếp đến việc xác định tiền lương làm căn cứ đóng BHXH. Vì vậy, khi rà soát quy chế, doanh nghiệp cần kiểm tra các khoản thu nhập đang được quy định và cách chi trả thực tế.

Nếu quy chế ghi phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp chức vụ, phụ cấp kỹ năng, phụ cấp thâm niên hoặc khoản bổ sung cố định, doanh nghiệp cần rà soát khả năng các khoản này liên quan đến tiền lương làm căn cứ đóng BHXH.

Nếu quy chế ghi KPI nhưng KPI được xác định bằng một mức tiền cố định và trả đều hằng tháng, doanh nghiệp cần xem xét rủi ro. KPI đúng bản chất phải có sự biến động theo kết quả đánh giá.

Nếu quy chế ghi hỗ trợ điện thoại, xăng xe, ăn trưa, nhà ở, công tác phí nhưng thực tế trả đều, không có điều kiện hưởng hoặc không có hồ sơ phát sinh, doanh nghiệp cần kiểm tra lại cách phân loại.

Nếu quy chế ghi thưởng nhưng thưởng được trả như một khoản cam kết cố định hằng tháng, doanh nghiệp cũng cần rà soát lại bản chất khoản chi.

Mục tiêu của việc rà soát không phải là loại bỏ toàn bộ phụ cấp, KPI hoặc thưởng khỏi hệ thống lương, mà là giúp doanh nghiệp thiết kế đúng bản chất từng khoản, có điều kiện hưởng rõ và có hồ sơ chứng minh khi cần giải trình.

Dịch vụ rà soát thang bảng lương và quy chế lương thưởng tại Hà Nội của Justeps gồm những gì

Justeps hỗ trợ doanh nghiệp rà soát toàn bộ thang bảng lương và quy chế lương thưởng theo hướng thực tế, có căn cứ và dễ áp dụng.

Trước hết, Justeps tiếp nhận thông tin về ngành nghề hoạt động, số lượng lao động, phòng ban, chức danh, địa điểm làm việc, thang bảng lương hiện tại, quy chế lương thưởng, hợp đồng lao động, bảng lương hằng tháng, phụ cấp, KPI, thưởng, hoa hồng, BHXH và hồ sơ liên quan.

Sau đó, Justeps rà soát thang bảng lương, bao gồm hệ thống chức danh, bậc lương, mức lương, quyết định ban hành, hồ sơ công khai, mức lương tối thiểu vùng và sự phù hợp với cơ cấu nhân sự thực tế.

Tiếp theo, Justeps rà soát quy chế lương thưởng, bao gồm phạm vi áp dụng, nguyên tắc tính lương, phụ cấp, KPI, thưởng, hoa hồng, tăng ca, công tác phí, khoản hỗ trợ, khấu trừ, tạm ứng, bồi hoàn và quy trình chi trả.

Justeps cũng đối chiếu quy chế lương thưởng với hợp đồng lao động, bảng lương hằng tháng, bảng chấm công, bảng KPI, chính sách phụ cấp, quyết định thưởng và hồ sơ BHXH để phát hiện điểm lệch.

Sau khi rà soát, Justeps có thể bàn giao báo cáo rủi ro, bảng đối chiếu lỗi, khuyến nghị điều chỉnh và phương án hoàn thiện hồ sơ. Nếu doanh nghiệp có nhu cầu, Justeps có thể tiếp tục hỗ trợ sửa thang bảng lương, quy chế lương thưởng, chính sách phụ cấp, nguyên tắc KPI, mẫu bảng lương, mẫu bảng KPI hoặc phụ lục hợp đồng lao động.

Doanh nghiệp nào nên sử dụng dịch vụ này

Dịch vụ rà soát thang bảng lương và quy chế lương thưởng tại Hà Nội phù hợp với doanh nghiệp đã có thang bảng lương, đã có quy chế lương thưởng nhưng chưa chắc hai tài liệu này đã thống nhất và áp dụng đúng trong thực tế.

Dịch vụ đặc biệt phù hợp với doanh nghiệp đang trả lương theo nhiều khoản như lương cơ bản, phụ cấp, KPI, thưởng, hoa hồng, công tác phí, hỗ trợ, tăng ca hoặc khoản bổ sung khác.

Doanh nghiệp có quy chế lương thưởng cũ, chưa cập nhật theo mô hình lương mới, chưa cập nhật theo mức lương tối thiểu vùng hoặc chưa phản ánh cơ cấu chức danh hiện tại cũng nên rà soát.

Doanh nghiệp đang có tranh chấp hoặc nguy cơ tranh chấp về thưởng, KPI, hoa hồng, phụ cấp, tăng ca, lương khi nghỉ việc hoặc trách nhiệm vật chất nên sử dụng dịch vụ này để kiểm tra lại căn cứ áp dụng.

Doanh nghiệp đang chuẩn bị thanh tra lao động, kiểm tra BHXH, quyết toán thuế, kiểm toán, gọi vốn, tái cấu trúc hoặc mở rộng quy mô nhân sự cũng nên rà soát trước khi phát sinh rủi ro.

Hồ sơ doanh nghiệp có thể nhận được

Tùy theo phạm vi công việc, Justeps có thể bàn giao báo cáo rà soát thang bảng lương và quy chế lương thưởng, trong đó chỉ rõ hiện trạng, lỗi, rủi ro, nguyên nhân và khuyến nghị xử lý.

Doanh nghiệp có thể nhận được bảng đối chiếu giữa thang bảng lương, quy chế lương thưởng, hợp đồng lao động, bảng lương hằng tháng, bảng KPI, chính sách phụ cấp và hồ sơ BHXH.

Doanh nghiệp có thể nhận được bảng phân loại khoản thu nhập, gồm lương theo chức danh, phụ cấp, KPI, thưởng, hoa hồng, hỗ trợ, công tác phí, khoản bổ sung và nhóm khoản cần rà soát rủi ro BHXH hoặc thuế.

Nếu cần điều chỉnh, Justeps có thể hỗ trợ sửa hoặc xây dựng mới thang bảng lương, quyết định ban hành, thông báo công khai, quy chế lương thưởng, chính sách phụ cấp, nguyên tắc KPI, chính sách thưởng, chính sách hoa hồng, mẫu bảng lương, mẫu bảng KPI và phụ lục hợp đồng lao động.

Mục tiêu của bộ hồ sơ là giúp doanh nghiệp không chỉ biết mình đang sai ở đâu, mà còn có phương án cụ thể để hoàn thiện hệ thống tiền lương sau khi rà soát.

Quy trình rà soát thang bảng lương và quy chế lương thưởng tại Justeps

Bước 1: Tiếp nhận thông tin và hồ sơ hiện tại

Justeps tiếp nhận thông tin về ngành nghề, số lượng lao động, phòng ban, chức danh, địa điểm làm việc, thang bảng lương, quy chế lương thưởng, hợp đồng lao động, bảng lương hằng tháng, bảng chấm công, KPI, phụ cấp, thưởng, hoa hồng, BHXH và chứng từ liên quan.

Bước 2: Rà soát thang bảng lương

Justeps kiểm tra hệ thống chức danh, bậc lương, mức lương, hồ sơ ban hành, hồ sơ công khai, mức lương tối thiểu vùng và sự phù hợp với thực tế vận hành của doanh nghiệp.

Bước 3: Rà soát quy chế lương thưởng

Justeps kiểm tra cấu trúc quy chế, nguyên tắc tính lương, phụ cấp, KPI, thưởng, hoa hồng, tăng ca, công tác phí, hỗ trợ, khấu trừ, tạm ứng, bồi hoàn và quy trình chi trả.

Bước 4: Đối chiếu với hợp đồng lao động và bảng lương hằng tháng

Justeps đối chiếu quy chế và thang bảng lương với hợp đồng lao động, phụ lục hợp đồng, bảng lương hằng tháng, bảng chấm công, bảng KPI, quyết định thưởng và chứng từ thanh toán.

Bước 5: Rà soát rủi ro BHXH, thuế và tranh chấp lao động

Justeps nhận diện các khoản thu nhập có rủi ro về BHXH, thuế, tranh chấp lương, tranh chấp thưởng, tranh chấp KPI, hoa hồng, phụ cấp, tăng ca hoặc khấu trừ lương.

Bước 6: Lập báo cáo và khuyến nghị điều chỉnh

Justeps tổng hợp kết quả rà soát, chỉ ra lỗi, mức độ rủi ro, nguyên nhân, thứ tự ưu tiên xử lý và phương án điều chỉnh. Trường hợp doanh nghiệp cần, Justeps có thể tiếp tục hỗ trợ hoàn thiện hồ sơ sau rà soát.

Chi phí dịch vụ rà soát thang bảng lương và quy chế lương thưởng tại Hà Nội

Chi phí dịch vụ rà soát thang bảng lương và quy chế lương thưởng tại Hà Nội được xác định tùy theo quy mô doanh nghiệp, số lượng lao động, số lượng phòng ban, số lượng chức danh, độ dài và mức độ phức tạp của quy chế lương thưởng, số lượng khoản phụ cấp, KPI, thưởng, hoa hồng, BHXH, thuế và tình trạng hồ sơ hiện tại.

Doanh nghiệp có cơ cấu lương đơn giản, ít nhân sự và quy chế lương thưởng ngắn sẽ có phạm vi chi phí khác với doanh nghiệp có nhiều phòng ban, nhiều nhóm KPI, nhiều chính sách thưởng, nhiều khoản phụ cấp, nhiều cơ chế hoa hồng và nhiều hồ sơ cần đối chiếu.

Đối với doanh nghiệp đang có rủi ro cao như quy chế lương thưởng không khớp bảng lương thực tế, KPI không có đánh giá, phụ cấp trả cố định, thưởng không có điều kiện hưởng, hợp đồng lao động không khớp thang bảng lương hoặc chưa công khai thang bảng lương, Justeps sẽ cần đánh giá kỹ hồ sơ trước khi báo giá.

Sau khi tiếp nhận thông tin ban đầu, Justeps sẽ gửi báo giá cụ thể theo phạm vi công việc, thời gian thực hiện và tài liệu bàn giao. Cách báo giá theo từng trường hợp giúp doanh nghiệp lựa chọn đúng phạm vi cần thiết, tránh rà soát quá sơ sài hoặc quá rộng so với nhu cầu hiện tại.

Câu hỏi thường gặp về dịch vụ rà soát thang bảng lương và quy chế lương thưởng tại Hà Nội

Rà soát thang bảng lương và quy chế lương thưởng là gì

Đây là việc kiểm tra sự thống nhất giữa thang bảng lương, quy chế lương thưởng, hợp đồng lao động, bảng lương hằng tháng, phụ cấp, KPI, thưởng, hoa hồng, BHXH và hồ sơ chi trả lương để phát hiện rủi ro và đề xuất điều chỉnh.

Doanh nghiệp đã có quy chế lương thưởng rồi có cần rà soát không

Có. Việc đã có quy chế không có nghĩa quy chế đang phù hợp. Doanh nghiệp cần kiểm tra quy chế có cập nhật theo mô hình lương hiện tại, chức danh hiện tại, bảng lương thực tế và quy định pháp luật mới hay không.

Thang bảng lương có cần khớp với quy chế lương thưởng không

Có. Thang bảng lương xác định mức lương theo chức danh, còn quy chế lương thưởng xác định cách tính lương, phụ cấp, KPI và thưởng. Nếu hai tài liệu không khớp, doanh nghiệp sẽ khó áp dụng và khó giải trình.

Quy chế thưởng có bắt buộc phải công khai không

Có. Quy chế thưởng do người sử dụng lao động quyết định và công bố công khai tại nơi làm việc sau khi tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở nếu có tổ chức này.

KPI trong quy chế lương thưởng cần có những gì

KPI cần có tiêu chí, trọng số, thang điểm, kỳ đánh giá, người đánh giá, cách quy đổi ra tiền và hồ sơ xác nhận kết quả. Nếu không có các nội dung này, KPI rất dễ bị hiểu là khoản lương cố định.

Phụ cấp trong quy chế lương thưởng có rủi ro BHXH không

Có thể có. Nếu phụ cấp được trả cố định, thường xuyên, xác định được mức tiền cụ thể và ghi nhận trong hợp đồng lao động hoặc phụ lục hợp đồng, doanh nghiệp cần rà soát rủi ro BHXH.

Thưởng doanh số hoặc hoa hồng có cần quy định rõ không

Có. Doanh nghiệp cần quy định rõ cơ sở tính, điều kiện hưởng, thời điểm phát sinh quyền hưởng, thời điểm thanh toán và trường hợp không được hưởng, đặc biệt khi người lao động nghỉ việc hoặc khách hàng chưa thanh toán.

Quy chế lương thưởng có cần quy định trường hợp nghỉ việc không

Nên có. Quy chế cần làm rõ khi người lao động nghỉ việc giữa kỳ, chưa hoàn thành KPI, chưa bàn giao, chưa thu hồi công nợ hoặc dự án chưa nghiệm thu thì phụ cấp, KPI, thưởng, hoa hồng được xử lý như thế nào.

Sau khi rà soát, Justeps có hỗ trợ sửa quy chế không

Có. Tùy phạm vi dịch vụ, Justeps có thể hỗ trợ sửa thang bảng lương, quy chế lương thưởng, chính sách phụ cấp, nguyên tắc KPI, chính sách thưởng, hoa hồng, phụ lục hợp đồng lao động hoặc mẫu bảng lương.

Justeps có thể rà soát theo từng ngành không

Có. Justeps có thể rà soát thang bảng lương và quy chế lương thưởng theo đặc thù từng ngành như thương mại, dịch vụ, sản xuất, xây dựng, logistics, bán lẻ, bất động sản, công nghệ, giáo dục, y tế, nhà hàng, khách sạn và các lĩnh vực khác.

Justeps cung cấp dịch vụ rà soát thang bảng lương và quy chế lương thưởng tại Hà Nội

Nếu doanh nghiệp của bạn đã có thang bảng lương và quy chế lương thưởng nhưng chưa chắc các tài liệu này đã thống nhất với hợp đồng lao động, bảng lương hằng tháng, KPI, phụ cấp, thưởng, hoa hồng và hồ sơ BHXH, việc rà soát sớm là rất cần thiết.

Một báo cáo rà soát giúp doanh nghiệp biết rõ thang bảng lương đã phù hợp chưa, quy chế lương thưởng có đủ điều kiện áp dụng không, KPI có đủ căn cứ không, phụ cấp có đúng bản chất không, thưởng và hoa hồng có dễ tranh chấp không, hồ sơ công khai đã đầy đủ chưa và cần điều chỉnh những điểm nào.

Justeps hỗ trợ doanh nghiệp tại Hà Nội rà soát thang bảng lương và quy chế lương thưởng theo hướng thực tế, dễ hiểu, có căn cứ và phù hợp với đặc thù ngành nghề, quy mô nhân sự, hồ sơ hiện tại và mục tiêu quản trị của từng doanh nghiệp.

Mọi thông tin vui lòng liên hệ:

Email: info@justepslegal.com