Dịch vụ xây dựng thang bảng lương cho công ty cổ phần tại Hà Nội giúp minh bạch lương quản lý, cổ đông và người lao động

Công ty cổ phần là loại hình doanh nghiệp có cơ cấu quản trị phức tạp hơn nhiều so với doanh nghiệp nhỏ thông thường. Bên cạnh người lao động làm việc theo hợp đồng lao động, công ty cổ phần còn có cổ đông, Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị, Chủ tịch Hội đồng quản trị, Ban điều hành, Tổng giám đốc hoặc Giám đốc, Ban kiểm soát hoặc Ủy ban kiểm toán tùy mô hình quản trị.

Chính vì có nhiều tầng vai trò khác nhau, hệ thống tiền lương trong công ty cổ phần cần được xây dựng rõ ràng hơn. Một người có thể vừa là cổ đông, vừa là thành viên Hội đồng quản trị, vừa giữ chức danh điều hành, vừa trực tiếp làm việc tại công ty. Nếu không tách bạch đúng bản chất từng khoản chi, doanh nghiệp rất dễ nhầm lẫn giữa tiền lương, thù lao quản lý, thưởng điều hành, cổ tức, thưởng cổ phần hoặc lợi ích của cổ đông.

Trong thực tế, nhiều công ty cổ phần tại Hà Nội vẫn trả lương theo cách khá linh hoạt: lương cơ bản, phụ cấp trách nhiệm, KPI, thưởng hiệu quả, thưởng dự án, thưởng doanh số, thù lao HĐQT, thưởng cổ phần, ESOP hoặc các khoản hỗ trợ khác. Cách làm này có thể phù hợp với nhu cầu quản trị, nhưng nếu không có thang bảng lương, quy chế lương thưởng và hồ sơ ban hành rõ ràng, doanh nghiệp sẽ gặp rủi ro khi giải trình với cơ quan lao động, bảo hiểm xã hội, thuế, cổ đông hoặc nhà đầu tư.

Dịch vụ xây dựng thang bảng lương cho công ty cổ phần tại Hà Nội của Justeps được thiết kế để hỗ trợ doanh nghiệp chuẩn hóa hệ thống tiền lương theo đúng đặc thù công ty cổ phần. Mục tiêu không chỉ là lập một bảng lương để lưu hồ sơ, mà là xây dựng nền tảng quản trị tiền lương minh bạch, phân định rõ tiền lương của người lao động, thù lao của người quản lý, lợi ích của cổ đông và các khoản thưởng theo hiệu quả kinh doanh.

Vì sao công ty cổ phần cần xây dựng thang bảng lương riêng

Công ty cổ phần có đặc thù là vốn điều lệ được chia thành cổ phần và có nhiều cổ đông. Cổ đông có thể chỉ góp vốn và hưởng cổ tức, nhưng cũng có thể trực tiếp tham gia quản trị, điều hành hoặc làm việc tại công ty. Vì vậy, khi xây dựng chính sách tiền lương, doanh nghiệp cần phân biệt rõ tư cách cổ đông với tư cách người lao động và tư cách người quản lý doanh nghiệp.

Nếu một cổ đông chỉ sở hữu cổ phần và không làm việc tại công ty, khoản lợi ích mà họ nhận được thường gắn với cổ tức hoặc quyền lợi cổ đông. Nếu cổ đông đồng thời làm việc thường xuyên theo sự phân công, quản lý và hưởng lương, doanh nghiệp cần có căn cứ về chức danh, công việc, hợp đồng hoặc quyết định nội bộ phù hợp. Nếu cổ đông đồng thời là thành viên HĐQT hoặc giữ chức danh điều hành, doanh nghiệp cần tách rõ tiền lương điều hành, thù lao quản lý, thưởng và cổ tức.

Thang bảng lương riêng giúp công ty cổ phần xác định rõ mức lương theo từng nhóm chức danh, cấp bậc, trách nhiệm và vai trò trong bộ máy tổ chức. Đây là căn cứ để tuyển dụng, ký hợp đồng lao động, trả lương hằng tháng, tính phụ cấp, tính KPI, xét tăng lương, trả thưởng và giải trình chi phí nhân sự.

Đối với công ty cổ phần có nhiều cổ đông, việc xây dựng thang bảng lương còn giúp minh bạch chi phí quản lý. Nếu doanh nghiệp trả lương hoặc thù lao cho người có liên quan như cổ đông lớn, thành viên HĐQT, người đại diện theo pháp luật, Tổng giám đốc hoặc người thân của cổ đông, hồ sơ càng cần rõ ràng để tránh nghi ngờ về việc rút lợi ích khỏi công ty dưới danh nghĩa tiền lương.

Đối với công ty cổ phần đang chuẩn bị gọi vốn, mở rộng cổ đông, kiểm toán, chuyển đổi mô hình quản trị hoặc hướng tới niêm yết, hệ thống lương càng cần được chuẩn hóa. Nhà đầu tư thường không chỉ nhìn doanh thu và lợi nhuận, mà còn quan tâm đến chi phí nhân sự, cơ chế thưởng, quyền lợi quản lý và mức độ minh bạch trong vận hành.

Đặc thù tiền lương của công ty cổ phần

Đặc thù đầu tiên của công ty cổ phần là có nhiều nhóm chủ thể khác nhau trong cùng một doanh nghiệp. Nhóm cổ đông sở hữu vốn. Nhóm HĐQT quản trị, quyết định chiến lược và giám sát điều hành. Nhóm Ban điều hành trực tiếp vận hành công ty. Nhóm người lao động thực hiện công việc chuyên môn, kinh doanh, vận hành, kỹ thuật, kế toán, hành chính hoặc sản xuất.

Đặc thù thứ hai là một cá nhân có thể đồng thời giữ nhiều tư cách. Ví dụ, một người vừa là cổ đông sáng lập, vừa là Chủ tịch HĐQT, vừa là Tổng giám đốc. Một cổ đông có thể kiêm Giám đốc kinh doanh. Một thành viên HĐQT có thể không làm việc hằng ngày tại công ty nhưng vẫn nhận thù lao quản lý. Nếu không phân định rõ, doanh nghiệp sẽ khó xác định khoản nào là tiền lương, khoản nào là thù lao, khoản nào là thưởng, khoản nào là cổ tức.

Đặc thù thứ ba là công ty cổ phần thường có cơ chế thưởng phức tạp hơn. Ngoài lương và phụ cấp, doanh nghiệp có thể có KPI cấp quản lý, thưởng theo doanh thu, thưởng lợi nhuận, thưởng dự án, thưởng theo phòng ban, thưởng cổ phần, quyền mua cổ phần hoặc ESOP. Các khoản này cần được thiết kế đồng bộ với điều lệ, nghị quyết nội bộ, quy chế lương thưởng và hồ sơ lao động.

Đặc thù thứ tư là công ty cổ phần dễ phát sinh yêu cầu minh bạch từ cổ đông và nhà đầu tư. Nếu chi phí lương của ban điều hành tăng cao, thưởng quản lý không có tiêu chí, thù lao HĐQT không rõ căn cứ hoặc cổ đông kiêm nhiệm nhận nhiều khoản thu nhập nhưng không có hồ sơ đầy đủ, doanh nghiệp có thể phát sinh tranh chấp nội bộ.

Đặc thù thứ năm là công ty cổ phần thường có xu hướng mở rộng nhanh. Khi doanh nghiệp có thêm phòng ban, chi nhánh, công ty con, dự án mới hoặc nhiều cấp quản lý, nếu không có thang bảng lương từ đầu, mặt bằng lương sẽ dễ bị lệch, khó kiểm soát và khó giải trình.

Quy định pháp luật công ty cổ phần cần lưu ý khi xây dựng thang bảng lương

Khi xây dựng thang bảng lương cho công ty cổ phần, doanh nghiệp cần lưu ý đồng thời quy định của pháp luật lao động, bảo hiểm xã hội, thuế và pháp luật doanh nghiệp.

Trước hết, theo Điều 93 Bộ luật Lao động 2019, người sử dụng lao động có trách nhiệm xây dựng thang lương, bảng lương và định mức lao động. Đây là cơ sở để doanh nghiệp tuyển dụng, sử dụng lao động, thỏa thuận mức lương theo công việc hoặc chức danh trong hợp đồng lao động và trả lương cho người lao động.

Cũng theo Điều 93 Bộ luật Lao động 2019, thang lương, bảng lương và mức lao động phải được công khai tại nơi làm việc trước khi thực hiện. Trường hợp doanh nghiệp có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở, khi xây dựng thang lương, bảng lương, định mức lao động và quy chế thưởng, doanh nghiệp cần tham khảo ý kiến tổ chức này trước khi ban hành.

Về nội dung hợp đồng lao động, theo Điều 21 Bộ luật Lao động 2019, hợp đồng lao động phải có các nội dung chủ yếu như công việc, địa điểm làm việc, thời hạn hợp đồng, mức lương theo công việc hoặc chức danh, hình thức trả lương, thời hạn trả lương, phụ cấp lương, các khoản bổ sung khác, chế độ nâng bậc, nâng lương, thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và bảo hiểm thất nghiệp. Vì vậy, thang bảng lương của công ty cổ phần cần thống nhất với hợp đồng lao động, phụ lục hợp đồng, quy chế lương thưởng và bảng lương hằng tháng.

Đối với mức lương tối thiểu, công ty cổ phần tại Hà Nội cần căn cứ Điều 90 Bộ luật Lao động 2019 và Nghị định 293/2025/NĐ-CP về mức lương tối thiểu đối với người lao động làm việc theo hợp đồng lao động. Mức lương theo công việc hoặc chức danh không được thấp hơn mức lương tối thiểu vùng áp dụng tại địa bàn nơi người lao động làm việc. Nếu công ty có văn phòng tại Hà Nội nhưng người lao động làm việc tại chi nhánh, kho, xưởng, công trình, dự án hoặc địa điểm kinh doanh khác, doanh nghiệp cần xác định đúng địa điểm làm việc thực tế để áp dụng mức lương tối thiểu phù hợp.

Đối với bảo hiểm xã hội, công ty cổ phần cần căn cứ Luật Bảo hiểm xã hội 2024 và Nghị định 158/2025/NĐ-CP. Tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc đối với người lao động thuộc chế độ tiền lương do người sử dụng lao động quyết định được xác định trên cơ sở tiền lương tháng, bao gồm mức lương, phụ cấp lương và các khoản bổ sung khác theo quy định. Vì vậy, nếu một khoản phụ cấp, hỗ trợ, KPI, thưởng hiệu quả hoặc khoản bổ sung khác được trả cố định, thường xuyên, xác định được mức tiền cụ thể và ghi trong hợp đồng lao động hoặc phụ lục hợp đồng, doanh nghiệp cần xem xét rủi ro khi xác định tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội.

Đối với hợp đồng có tên gọi khác, công ty cổ phần cần lưu ý Điều 13 Bộ luật Lao động 2019. Trường hợp hai bên thỏa thuận bằng tên gọi khác như hợp đồng cộng tác viên, hợp đồng dịch vụ, hợp đồng khoán việc, hợp đồng chuyên gia nhưng nội dung thể hiện việc làm có trả công, tiền lương và có sự quản lý, điều hành, giám sát của một bên thì vẫn có thể được coi là hợp đồng lao động. Vì vậy, doanh nghiệp không nên chỉ dựa vào tên gọi hợp đồng để loại trừ nghĩa vụ lao động và bảo hiểm xã hội.

Về pháp luật doanh nghiệp, công ty cổ phần cần lưu ý cơ cấu quản trị nội bộ như Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc, Ban kiểm soát hoặc Ủy ban kiểm toán tùy mô hình. Các khoản thù lao, tiền lương, thưởng hoặc lợi ích khác của người quản lý cần được xác định theo Điều lệ công ty, nghị quyết hoặc quyết định nội bộ có thẩm quyền và hồ sơ chi trả tương ứng.

Đối với cổ đông, doanh nghiệp cần phân biệt rõ cổ tức với tiền lương. Cổ tức là khoản lợi ích phát sinh từ việc sở hữu cổ phần và phụ thuộc vào kết quả kinh doanh, quyết định phân phối lợi nhuận và quyền của cổ đông. Tiền lương là khoản trả cho việc thực hiện công việc theo chức danh, vị trí hoặc quan hệ lao động. Việc trộn lẫn hai khoản này có thể gây rủi ro về thuế, kế toán và tranh chấp cổ đông.

Ngoài ra, theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP, doanh nghiệp có thể bị xử phạt nếu không xây dựng thang lương, bảng lương, định mức lao động hoặc không công khai tại nơi làm việc trước khi thực hiện. Trường hợp trả lương thấp hơn mức lương tối thiểu vùng, doanh nghiệp còn có thể bị xử phạt và bị buộc trả đủ phần tiền lương thiếu cho người lao động.

Rủi ro khi công ty cổ phần không có thang bảng lương rõ ràng

Rủi ro đầu tiên là không minh bạch chi phí nhân sự giữa cổ đông, người quản lý và người lao động. Nếu công ty cổ phần trả lương, thù lao hoặc thưởng cho người có liên quan nhưng không có thang bảng lương, quy chế lương thưởng, nghị quyết hoặc quyết định nội bộ phù hợp, cổ đông khác có thể đặt vấn đề về tính minh bạch của khoản chi.

Rủi ro thứ hai là nhầm lẫn giữa tiền lương, thù lao HĐQT, thưởng điều hành và cổ tức. Một cổ đông tham gia điều hành có thể nhận nhiều khoản khác nhau. Nếu doanh nghiệp không tách bạch đúng bản chất, việc hạch toán, kê khai thuế, quyết toán chi phí và giải trình nội bộ có thể gặp khó khăn.

Rủi ro thứ ba là hợp đồng lao động không khớp với thực tế trả lương. Nhiều công ty cổ phần ghi lương cơ bản thấp trong hợp đồng, nhưng thực tế trả thêm phụ cấp trách nhiệm, KPI quản lý, thưởng hiệu quả, thưởng dự án hoặc khoản bổ sung cố định. Nếu các khoản này không có điều kiện hưởng rõ ràng, doanh nghiệp có thể gặp rủi ro về bảo hiểm xã hội và tranh chấp tiền lương.

Rủi ro thứ tư là KPI cấp quản lý bị xem là thu nhập ổn định. Nếu doanh nghiệp ghi KPI cho Tổng giám đốc, giám đốc chức năng, trưởng phòng hoặc quản lý cấp trung nhưng tháng nào cũng trả đủ, không có bảng đánh giá và không biến động theo kết quả thực tế, khoản này có thể bị xem xét lại khi xác định tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội.

Rủi ro thứ năm là tranh chấp về thưởng cổ phần, quyền mua cổ phần hoặc ESOP. Nếu doanh nghiệp có hứa thưởng cổ phần cho nhân sự chủ chốt, quản lý hoặc người lao động nhưng không có quy chế, điều kiện vesting, thời điểm ghi nhận, điều kiện nghỉ việc và thẩm quyền phê duyệt rõ ràng, tranh chấp rất dễ phát sinh.

Rủi ro thứ sáu là dùng sai hợp đồng cộng tác viên, hợp đồng chuyên gia hoặc hợp đồng dịch vụ. Nhiều công ty cổ phần sử dụng chuyên gia, cố vấn, cộng tác viên hoặc nhân sự dự án để linh hoạt chi phí. Tuy nhiên, nếu người này làm việc như người lao động, chịu sự quản lý, được giao việc thường xuyên, chấm công và nhận tiền định kỳ, doanh nghiệp cần rà soát rủi ro phát sinh quan hệ lao động theo Điều 13 Bộ luật Lao động 2019.

Rủi ro thứ bảy là bị xử phạt hành chính nếu không xây dựng hoặc không công khai thang bảng lương, định mức lao động. Nếu mức lương theo công việc hoặc chức danh thấp hơn mức lương tối thiểu vùng, doanh nghiệp còn có thể bị xử phạt nặng hơn và bị buộc trả đủ phần tiền lương thiếu cho người lao động.

Lương HĐQT, Ban điều hành và cổ đông làm việc tại công ty cần được tách bạch

Một nội dung rất quan trọng khi xây dựng thang bảng lương cho công ty cổ phần là tách bạch các khoản chi trả cho HĐQT, Ban điều hành và cổ đông làm việc tại công ty.

Thành viên HĐQT có thể nhận thù lao quản lý theo Điều lệ, nghị quyết hoặc quyết định có thẩm quyền. Nếu thành viên HĐQT không trực tiếp làm việc theo quan hệ lao động hằng ngày, khoản chi trả cho họ không nên tự động đưa vào bảng lương như người lao động thông thường. Doanh nghiệp cần xác định rõ đây là thù lao quản trị, tiền lương điều hành hay khoản chi khác.

Tổng giám đốc hoặc Giám đốc có thể là người lao động được thuê điều hành, người đại diện theo pháp luật hoặc cổ đông đồng thời giữ chức danh điều hành. Nếu người này nhận lương do trực tiếp điều hành công ty, doanh nghiệp cần có căn cứ về chức danh, nhiệm vụ, hợp đồng, quyết định bổ nhiệm, mức lương, phụ cấp và KPI tương ứng.

Cổ đông làm việc tại công ty cần được tách bạch với cổ đông chỉ góp vốn. Nếu cổ đông trực tiếp làm việc, chịu sự phân công, quản lý và nhận lương, doanh nghiệp cần ghi nhận họ như người lao động hoặc người quản lý có nhận lương tùy bản chất. Nếu cổ đông chỉ nhận lợi ích từ việc sở hữu cổ phần, khoản đó nên được xử lý theo cơ chế cổ tức hoặc quyền lợi cổ đông.

Việc tách bạch này giúp công ty cổ phần hạn chế tranh chấp nội bộ, bảo vệ tính minh bạch trong chi phí quản lý và giảm rủi ro khi làm việc với cơ quan thuế, bảo hiểm xã hội hoặc nhà đầu tư.

Thù lao quản lý, thưởng điều hành và ESOP cần có quy chế rõ ràng

Công ty cổ phần thường sử dụng nhiều cơ chế đãi ngộ để thu hút và giữ chân nhân sự chủ chốt. Ngoài tiền lương, doanh nghiệp có thể có thù lao HĐQT, thưởng điều hành, thưởng lợi nhuận, thưởng theo dự án, quyền mua cổ phần, cổ phiếu thưởng hoặc ESOP.

Các khoản này cần được thiết kế bằng văn bản rõ ràng. Doanh nghiệp cần xác định ai được hưởng, điều kiện hưởng là gì, thẩm quyền phê duyệt thuộc Đại hội đồng cổ đông, HĐQT, Tổng giám đốc hay cấp quản lý nào, thời điểm ghi nhận quyền hưởng, trường hợp mất quyền hưởng và hồ sơ chứng minh kết quả.

Đối với thưởng điều hành, doanh nghiệp nên gắn với chỉ tiêu cụ thể như doanh thu, lợi nhuận, dòng tiền, tỷ lệ hoàn thành kế hoạch, tăng trưởng khách hàng, hiệu quả dự án hoặc chỉ tiêu quản trị được phê duyệt. Không nên ghi thưởng điều hành theo cách quá chung chung như “thưởng theo kết quả kinh doanh” mà không có tiêu chí đo lường.

Đối với ESOP hoặc thưởng cổ phần, doanh nghiệp cần đặc biệt thận trọng. Nội dung này không chỉ liên quan đến lao động mà còn liên quan đến quyền cổ đông, vốn điều lệ, phát hành cổ phần, điều lệ công ty, nghị quyết nội bộ và nghĩa vụ thuế. Nếu chỉ hứa miệng hoặc ghi trong offer mà không có hồ sơ pháp lý đầy đủ, doanh nghiệp có thể phát sinh tranh chấp với nhân sự chủ chốt khi họ nghỉ việc hoặc khi công ty tăng giá trị.

Một cơ chế thù lao, thưởng điều hành và ESOP rõ ràng giúp công ty cổ phần vừa tạo động lực cho nhân sự quản lý, vừa bảo vệ quyền lợi cổ đông và hạn chế rủi ro quản trị nội bộ.

Phụ cấp, KPI và thưởng trong công ty cổ phần cần đồng bộ với hợp đồng lao động

Công ty cổ phần thường có nhiều khoản ngoài lương cơ bản như phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp chức vụ, phụ cấp điện thoại, phụ cấp xăng xe, hỗ trợ ăn trưa, KPI, thưởng doanh số, thưởng lợi nhuận, thưởng dự án hoặc khoản bổ sung khác.

Các khoản này cần được quy định rõ trong hợp đồng lao động, phụ lục hợp đồng, quy chế lương thưởng hoặc chính sách nội bộ. Doanh nghiệp cần xác định rõ đối tượng hưởng, điều kiện hưởng, mức hưởng, cách tính, kỳ đánh giá, thời điểm thanh toán và trường hợp không được hưởng.

Đối với KPI, công ty cổ phần nên thiết kế theo từng nhóm chức danh. KPI của Tổng giám đốc không thể giống KPI của trưởng phòng kinh doanh. KPI của Giám đốc tài chính không thể giống KPI của nhân viên vận hành. KPI của quản lý cấp trung cần gắn với kết quả bộ phận, năng lực quản trị nhân sự, mức độ hoàn thành kế hoạch và chất lượng phối hợp liên phòng ban.

Nếu KPI được trả cố định hằng tháng, không có bảng chấm điểm, không có tiêu chí đánh giá và không biến động theo kết quả thực tế, doanh nghiệp cần rà soát rủi ro về bản chất khoản chi. Việc gọi một khoản là KPI không tự động làm khoản đó nằm ngoài tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội nếu bản chất là thu nhập ổn định.

Đối với phụ cấp, doanh nghiệp cần tránh tình trạng đặt tên nhiều khoản hỗ trợ nhưng thực tế trả đều, không có điều kiện hưởng và không có hồ sơ chứng minh. Cách làm này có thể gây rủi ro khi giải trình với cơ quan bảo hiểm xã hội, cơ quan thuế hoặc khi phát sinh tranh chấp với người lao động.

Công ty cổ phần có nhiều cổ đông cần minh bạch chính sách tiền lương

Một điểm khác biệt lớn của công ty cổ phần là có thể có nhiều cổ đông với tỷ lệ sở hữu khác nhau. Khi doanh nghiệp còn nhỏ, cổ đông sáng lập có thể tin tưởng nhau và thỏa thuận linh hoạt. Nhưng khi công ty tăng trưởng, có thêm cổ đông mới, nhà đầu tư, cổ đông thiểu số hoặc cổ đông không trực tiếp điều hành, chính sách tiền lương cần được minh bạch hơn.

Nếu người điều hành hoặc cổ đông lớn tự quyết định lương, thưởng, thù lao hoặc lợi ích cho mình mà không có quy chế rõ ràng, cổ đông khác có thể cho rằng chi phí quản lý không hợp lý hoặc lợi nhuận bị phân phối gián tiếp thông qua tiền lương. Đây là rủi ro thường gặp trong công ty cổ phần có cổ đông vừa góp vốn vừa trực tiếp điều hành.

Thang bảng lương và quy chế lương thưởng giúp doanh nghiệp có căn cứ thống nhất để chi trả. Khi có quy chế, doanh nghiệp có thể giải thích vì sao một chức danh được hưởng mức lương nhất định, vì sao quản lý được hưởng KPI, vì sao HĐQT được hưởng thù lao, và vì sao người lao động được thưởng theo kết quả.

Đối với công ty cổ phần đang gọi vốn hoặc có kế hoạch mở rộng, việc minh bạch chính sách tiền lương cũng giúp tăng uy tín với nhà đầu tư. Một doanh nghiệp có hệ thống lương rõ ràng thường được đánh giá cao hơn về năng lực quản trị nội bộ.

Dịch vụ xây dựng thang bảng lương cho công ty cổ phần tại Hà Nội của Justeps gồm những gì

Justeps hỗ trợ công ty cổ phần xây dựng thang bảng lương theo đặc thù cơ cấu cổ đông, HĐQT, Ban điều hành, người quản lý và người lao động.

Trước hết, Justeps tiếp nhận thông tin về mô hình công ty cổ phần, cơ cấu cổ đông, cơ cấu quản trị, số lượng nhân sự, phòng ban, chức danh, cách trả lương hiện tại, phụ cấp, KPI, thưởng, thù lao quản lý, bảo hiểm xã hội và hồ sơ lao động hiện có.

Sau đó, Justeps hỗ trợ phân nhóm chức danh theo thực tế vận hành. Các nhóm thường gặp gồm HĐQT, Ban điều hành, Tổng giám đốc, Giám đốc chức năng, quản lý cấp trung, kế toán, tài chính, pháp chế, nhân sự, kinh doanh, marketing, vận hành, kỹ thuật, sản xuất, kho, chăm sóc khách hàng và người lao động phổ thông.

Tiếp theo, Justeps xây dựng thang bảng lương theo từng nhóm chức danh, bảo đảm mức lương theo công việc hoặc chức danh phù hợp với mức lương tối thiểu vùng, trách nhiệm công việc, cấp bậc quản lý, năng lực chuyên môn và cách vận hành thực tế.

Đối với HĐQT, Ban điều hành, cổ đông làm việc tại công ty hoặc người quản lý, Justeps tư vấn cách tách bạch giữa tiền lương, thù lao quản lý, thưởng điều hành, cổ tức, ESOP và các khoản thanh toán khác để doanh nghiệp có hướng ghi nhận phù hợp hơn.

Đối với phụ cấp, KPI, thưởng và khoản bổ sung khác, Justeps tư vấn cách quy định điều kiện hưởng, cách tính, kỳ đánh giá, hồ sơ chứng minh và rủi ro bảo hiểm xã hội.

Tùy phạm vi công việc, Justeps có thể bàn giao thang bảng lương, quyết định ban hành, quy chế lương thưởng, chính sách phụ cấp, nguyên tắc KPI, chính sách thù lao quản lý, nguyên tắc thưởng điều hành, thông báo công khai nội bộ, checklist hồ sơ tiền lương và khuyến nghị điều chỉnh hợp đồng lao động.

Công ty cổ phần nào nên sử dụng dịch vụ này

Dịch vụ xây dựng thang bảng lương cho công ty cổ phần tại Hà Nội phù hợp với công ty cổ phần mới thành lập, công ty cổ phần chuyển đổi từ công ty TNHH, công ty có nhiều cổ đông sáng lập, công ty gia đình chuyển sang mô hình cổ phần, startup chuẩn bị gọi vốn, doanh nghiệp thương mại, dịch vụ, sản xuất, xây dựng, logistics, bất động sản, công nghệ, giáo dục, y tế, nội thất, nhà hàng, khách sạn hoặc các mô hình kinh doanh khác.

Dịch vụ đặc biệt phù hợp với công ty cổ phần đã có nhân sự nhưng chưa có thang bảng lương, chưa có quyết định ban hành, chưa có quy chế lương thưởng, chưa có chính sách thù lao HĐQT, chưa có bằng chứng công khai nội bộ hoặc chưa kiểm tra mức lương tối thiểu vùng.

Doanh nghiệp đang trả lương gồm nhiều khoản như lương cơ bản, phụ cấp, hỗ trợ, KPI, thưởng doanh số, thưởng lợi nhuận, thưởng điều hành, ESOP hoặc khoản bổ sung khác cũng nên rà soát và xây dựng lại hệ thống lương để tránh rủi ro bảo hiểm xã hội, thuế và tranh chấp nội bộ.

Doanh nghiệp có cổ đông, thành viên HĐQT, người đại diện theo pháp luật, Tổng giám đốc hoặc người thân của cổ đông đang làm việc trong công ty và nhận tiền hằng tháng cũng nên chuẩn hóa hồ sơ để tách rõ bản chất khoản chi.

Doanh nghiệp chuẩn bị tăng quy mô nhân sự, tham gia bảo hiểm xã hội cho nhiều lao động, kiểm toán, gọi vốn, tái cấu trúc, phát hành cổ phần, thiết kế ESOP hoặc làm việc với cơ quan lao động, bảo hiểm, thuế cũng nên hoàn thiện thang bảng lương sớm.

Hồ sơ doanh nghiệp có thể nhận được khi sử dụng dịch vụ tại Justeps

Tùy theo nhu cầu, Justeps có thể hỗ trợ công ty cổ phần xây dựng thang bảng lương theo chức danh, quyết định ban hành, quy chế lương thưởng, chính sách phụ cấp, nguyên tắc KPI, chính sách thù lao quản lý, nguyên tắc thưởng điều hành, mẫu thông báo công khai nội bộ và hướng dẫn áp dụng.

Nếu doanh nghiệp cần hồ sơ đầy đủ hơn, Justeps có thể hỗ trợ thêm checklist hồ sơ tiền lương, khuyến nghị điều chỉnh hợp đồng lao động, mẫu phụ lục hợp đồng, bảng phân loại khoản thu nhập, bảng rà soát rủi ro BHXH, bảng phân biệt tiền lương, thù lao, thưởng và cổ tức, cùng hướng dẫn lưu trữ hồ sơ.

Nếu doanh nghiệp đã có bảng lương cũ, Justeps có thể rà soát và đề xuất chỉnh sửa để tránh các lỗi như mức lương thấp hơn tối thiểu vùng, KPI cố định, phụ cấp không có điều kiện hưởng, chức danh không khớp hợp đồng lao động, bảng lương chưa công khai, thù lao HĐQT không rõ căn cứ hoặc không tách bạch giữa tiền lương và quyền lợi cổ đông.

Mục tiêu của bộ hồ sơ là giúp công ty cổ phần có hệ thống lương rõ ràng, dễ áp dụng, dễ giải trình và phù hợp với quy mô hiện tại của doanh nghiệp.

Quy trình xây dựng thang bảng lương cho công ty cổ phần tại Justeps

Bước 1: Tiếp nhận thông tin về mô hình công ty và cơ cấu nhân sự

Justeps tiếp nhận thông tin về cơ cấu công ty cổ phần, số lượng cổ đông, mô hình quản trị, HĐQT, Ban điều hành, số lượng nhân sự, chức danh, phòng ban, địa điểm làm việc, cách trả lương hiện tại, phụ cấp, KPI, thưởng, thù lao quản lý, bảo hiểm xã hội và hồ sơ tiền lương đang có.

Bước 2: Phân nhóm chức danh và xác định đặc thù từng nhóm

Justeps phân loại các nhóm nhân sự như HĐQT, Ban điều hành, Tổng giám đốc, Giám đốc chức năng, quản lý cấp trung, kế toán, tài chính, nhân sự, pháp chế, kinh doanh, marketing, vận hành, kỹ thuật, sản xuất, kho, chăm sóc khách hàng và lao động phổ thông.

Bước 3: Rà soát nhóm cổ đông, HĐQT và người quản lý

Justeps hỗ trợ doanh nghiệp nhận diện các khoản chi liên quan đến cổ đông, thành viên HĐQT, Chủ tịch HĐQT, Tổng giám đốc, người đại diện theo pháp luật hoặc người quản lý để khuyến nghị cách tách bạch với tiền lương của người lao động.

Bước 4: Thiết kế thang bảng lương theo chức danh

Justeps xây dựng thang bảng lương theo từng chức danh hoặc nhóm chức danh, bảo đảm phù hợp với mức lương tối thiểu vùng, trách nhiệm công việc, cấp bậc quản lý, năng lực chuyên môn và cách vận hành thực tế của doanh nghiệp.

Bước 5: Xây dựng cơ chế phụ cấp, KPI, thưởng và thù lao quản lý

Justeps tư vấn phụ cấp, hỗ trợ, KPI, thưởng doanh số, thưởng lợi nhuận, thưởng điều hành, thù lao HĐQT hoặc khoản bổ sung khác theo từng nhóm vị trí. Các khoản này được thiết kế để có điều kiện hưởng, cách tính và hồ sơ chứng minh rõ ràng.

Bước 6: Rà soát rủi ro ESOP, thưởng cổ phần và quyền lợi cổ đông

Trường hợp doanh nghiệp có hoặc dự kiến có ESOP, thưởng cổ phần, quyền mua cổ phần hoặc chính sách giữ chân nhân sự bằng cổ phần, Justeps hỗ trợ nhận diện các điểm cần lưu ý để doanh nghiệp đồng bộ với Điều lệ, nghị quyết nội bộ, chính sách nhân sự và hồ sơ lao động.

Bước 7: Hoàn thiện hồ sơ ban hành và công khai nội bộ

Justeps soạn thảo hoặc hoàn thiện quyết định ban hành thang bảng lương, quy chế lương thưởng, chính sách phụ cấp, nguyên tắc KPI, chính sách thù lao quản lý, thông báo công khai nội bộ và các tài liệu liên quan theo phạm vi đã thống nhất.

Bước 8: Hướng dẫn áp dụng trong hợp đồng lao động và bảng lương hằng tháng

Justeps hướng dẫn doanh nghiệp cách ghi nhận lương, phụ cấp, KPI, thưởng, thù lao và khoản bổ sung khác trong hợp đồng lao động, phụ lục hợp đồng, bảng lương hằng tháng, nghị quyết hoặc quyết định nội bộ để bảo đảm sự thống nhất khi áp dụng.

Chi phí dịch vụ xây dựng thang bảng lương cho công ty cổ phần tại Hà Nội

Chi phí dịch vụ xây dựng thang bảng lương cho công ty cổ phần tại Hà Nội được xác định tùy theo quy mô doanh nghiệp, số lượng lao động, số lượng chức danh, cơ cấu cổ đông, mô hình quản trị, mức độ phức tạp của cơ cấu phụ cấp, KPI, thưởng, thù lao quản lý, ESOP và tình trạng hồ sơ hiện tại.

Công ty cổ phần mới thành lập, ít nhân sự và chỉ cần bộ hồ sơ lương cơ bản sẽ có phạm vi chi phí khác với công ty đã có nhiều phòng ban, nhiều cấp quản lý, nhiều khoản phụ cấp, KPI, thưởng điều hành, cổ đông kiêm nhiệm hoặc chính sách cổ phần cho nhân sự chủ chốt.

Đối với doanh nghiệp đang có rủi ro cao như KPI cố định, phụ cấp trả đều, lương đóng bảo hiểm thấp hơn tổng thu nhập thực tế, hợp đồng lao động không khớp bảng lương, chưa công khai thang bảng lương, chưa tách bạch tiền lương với thù lao HĐQT hoặc chưa rõ cơ chế thưởng cổ phần, Justeps sẽ cần đánh giá kỹ hồ sơ trước khi báo giá.

Sau khi tiếp nhận thông tin ban đầu, Justeps sẽ gửi báo giá cụ thể theo phạm vi công việc, thời gian thực hiện và tài liệu bàn giao. Cách báo giá theo từng trường hợp giúp doanh nghiệp lựa chọn đúng phạm vi cần thiết, tránh xây dựng hồ sơ quá sơ sài hoặc quá rộng so với nhu cầu hiện tại.

Câu hỏi thường gặp về dịch vụ xây dựng thang bảng lương cho công ty cổ phần tại Hà Nội

Công ty cổ phần có bắt buộc phải xây dựng thang bảng lương không

Có. Theo Điều 93 Bộ luật Lao động 2019, người sử dụng lao động phải xây dựng thang lương, bảng lương và định mức lao động làm cơ sở tuyển dụng, sử dụng lao động, thỏa thuận mức lương trong hợp đồng lao động và trả lương cho người lao động.

Công ty cổ phần ít nhân sự có cần thang bảng lương không

Có. Pháp luật không loại trừ nghĩa vụ xây dựng thang bảng lương chỉ vì doanh nghiệp ít nhân sự. Với công ty nhỏ, thang bảng lương có thể thiết kế đơn giản, nhưng vẫn nên có hồ sơ ban hành và công khai nội bộ.

Lương của Chủ tịch HĐQT có đưa vào thang bảng lương không

Tùy bản chất khoản chi. Nếu Chủ tịch HĐQT đồng thời làm việc điều hành hoặc có quan hệ lao động với công ty, doanh nghiệp cần có hồ sơ ghi nhận phù hợp. Nếu chỉ nhận thù lao quản trị với tư cách thành viên HĐQT, khoản này cần được tách bạch với tiền lương của người lao động.

Cổ đông làm việc tại công ty có được nhận lương không

Có thể. Nếu cổ đông thực hiện công việc thường xuyên, có chức danh, trách nhiệm và nhận lương, doanh nghiệp cần có căn cứ rõ trong hợp đồng, quyết định bổ nhiệm hoặc tài liệu nội bộ. Khoản lương này cần tách biệt với cổ tức hoặc quyền lợi phát sinh từ việc sở hữu cổ phần.

Tổng giám đốc công ty cổ phần nhận lương cần hồ sơ gì

Doanh nghiệp nên có quyết định bổ nhiệm, hợp đồng lao động hoặc hợp đồng quản lý tùy mô hình, mô tả công việc, mức lương, phụ cấp, KPI, thẩm quyền phê duyệt và hồ sơ thanh toán rõ ràng.

ESOP hoặc thưởng cổ phần có đưa vào quy chế lương thưởng không

Nên có chính sách riêng hoặc điều khoản riêng trong hệ thống đãi ngộ. ESOP và thưởng cổ phần không chỉ liên quan đến lao động mà còn liên quan đến cổ phần, quyền cổ đông, điều lệ, nghị quyết nội bộ và nghĩa vụ thuế, nên cần được thiết kế chặt chẽ.

KPI cố định hằng tháng có rủi ro không

Có. Nếu KPI được trả cố định, thường xuyên, xác định được mức tiền cụ thể và không phụ thuộc vào kết quả đánh giá thực tế, khoản này có thể bị xem xét khi xác định tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội.

Công ty cổ phần dùng hợp đồng cộng tác viên cho nhân sự làm thường xuyên có rủi ro không

Có. Theo Điều 13 Bộ luật Lao động 2019, nếu nội dung thỏa thuận thể hiện việc làm có trả công, tiền lương và có sự quản lý, điều hành, giám sát thì vẫn có thể được coi là hợp đồng lao động dù tên gọi là hợp đồng cộng tác viên, dịch vụ hoặc khoán việc.

Không công khai thang bảng lương có bị phạt không

Có. Thang lương, bảng lương và mức lao động phải được công khai tại nơi làm việc trước khi áp dụng. Doanh nghiệp nên lưu hồ sơ ban hành và bằng chứng công khai nội bộ.

Justeps có hỗ trợ rà soát bảng lương cũ của công ty cổ phần không

Có. Justeps có thể rà soát bảng lương cũ, hợp đồng lao động, phụ cấp, KPI, thù lao quản lý, chính sách thưởng, hồ sơ bảo hiểm xã hội và đề xuất phương án chỉnh sửa để doanh nghiệp áp dụng an toàn hơn.

Justeps cung cấp dịch vụ xây dựng thang bảng lương cho công ty cổ phần tại Hà Nội

Nếu công ty cổ phần của bạn đang trả lương cho Chủ tịch HĐQT, thành viên HĐQT, Tổng giám đốc, ban điều hành, quản lý cấp trung, kế toán, kinh doanh, kỹ thuật, vận hành, lao động phổ thông hoặc cộng tác viên nhưng chưa có thang bảng lương, quy chế lương thưởng, phụ cấp, KPI và thù lao quản lý rõ ràng, việc chuẩn hóa hồ sơ là rất cần thiết.

Một hệ thống thang bảng lương phù hợp giúp công ty cổ phần kiểm soát chi phí nhân sự, minh bạch nội bộ giữa cổ đông, HĐQT, ban điều hành và người lao động, hạn chế tranh chấp tiền lương và giảm rủi ro về bảo hiểm xã hội, thuế, lao động.

Justeps hỗ trợ công ty cổ phần tại Hà Nội xây dựng thang bảng lương theo hướng thực tế, dễ áp dụng và phù hợp với đặc thù cơ cấu cổ đông, mô hình quản trị, quy mô nhân sự và cách vận hành của từng doanh nghiệp.

Mọi thông tin vui lòng liên hệ:

Email: info@justepslegal.com