DỊCH VỤ TƯ VẤN TÀI KHOẢN THU HỘ, CHI HỘ VÀ TÀI KHOẢN CHUYÊN THU

Dịch vụ tư vấn tài khoản thu hộ, chi hộ và tài khoản chuyên thu là gì?

Với các doanh nghiệp có nhiều điểm bán, nhiều đại lý, nhiều đối tác, nhiều dự án hoặc mô hình nền tảng, dòng tiền thường không đi theo một đường thẳng đơn giản. Tiền có thể được khách hàng thanh toán cho doanh nghiệp, doanh nghiệp thu hộ cho đối tác, đối tác thu hộ cho doanh nghiệp, hoặc một bên trung gian đứng ra nhận tiền rồi phân bổ lại cho nhiều bên.

Trong những mô hình này, nếu không thiết kế tài khoản và cơ chế đối soát ngay từ đầu, doanh nghiệp rất dễ gặp tình trạng lẫn dòng tiền, khó xác định tiền nào là doanh thu, tiền nào là thu hộ, tiền nào phải trả lại đối tác, tiền nào là phí dịch vụ, tiền nào thuộc dự án riêng.

Dịch vụ tư vấn tài khoản thu hộ, chi hộ và tài khoản chuyên thu là dịch vụ hỗ trợ doanh nghiệp rà soát mô hình dòng tiền, xác định nhu cầu mở tài khoản chuyên thu, tài khoản thu hộ doanh nghiệp, tài khoản chi hộ hoặc tài khoản theo từng dự án; đồng thời xây dựng cơ chế kiểm soát dòng tiền, đối soát doanh thu và hồ sơ giải trình với ngân hàng.

Dịch vụ này đặc biệt phù hợp với doanh nghiệp chuỗi, hệ thống đại lý, doanh nghiệp nền tảng, thương mại điện tử, đơn vị vận hành dự án, doanh nghiệp phân phối, đơn vị quản lý cộng tác viên hoặc bất kỳ mô hình nào có nhiều dòng tiền đi qua nhiều chủ thể.

Khi nào doanh nghiệp cần tài khoản thu hộ, chi hộ hoặc tài khoản chuyên thu?

Doanh nghiệp nên cân nhắc thiết lập tài khoản chuyên thu, tài khoản thu hộ hoặc tài khoản chi hộ khi mô hình kinh doanh bắt đầu có nhiều dòng tiền cần tách bạch.

Một số trường hợp thường gặp gồm:

Doanh nghiệp có nhiều cửa hàng, chi nhánh, điểm bán hoặc đại lý;
Doanh nghiệp nhận tiền từ khách hàng rồi phân chia lại cho nhà cung cấp, đối tác, cộng tác viên;
Doanh nghiệp thu hộ tiền cho bên khác theo thỏa thuận hợp tác;
Doanh nghiệp nhờ đối tác, đại lý hoặc nền tảng thu hộ tiền từ khách hàng;
Doanh nghiệp thương mại điện tử cần đối soát dòng tiền từ nhiều kênh thanh toán;
Doanh nghiệp nền tảng cần phân chia doanh thu giữa nhiều bên tham gia;
Dự án có nhiều nguồn thu, nhiều khoản chi và nhiều bên cùng kiểm soát dòng tiền;
Doanh nghiệp cần tách riêng tiền thu hộ với doanh thu thực của mình;
Doanh nghiệp cần tài khoản chuyên thu để gom tiền từ khách hàng về một đầu mối;
Doanh nghiệp cần kiểm soát dòng tiền theo từng hợp đồng, từng dự án hoặc từng nhóm đối tác.

Nếu doanh nghiệp dùng chung một tài khoản cho tất cả dòng tiền, việc quản lý có thể đơn giản lúc đầu nhưng sẽ rối khi quy mô tăng lên. Khi đó, kế toán khó đối soát, ban điều hành khó kiểm soát, ngân hàng khó hiểu bản chất giao dịch và đối tác cũng dễ phát sinh tranh chấp về số tiền phải chia.

Vì sao cần tư vấn trước khi mở tài khoản thu hộ, chi hộ?

Tài khoản thu hộ, chi hộ hoặc tài khoản chuyên thu không chỉ là câu chuyện mở thêm một số tài khoản ngân hàng. Điều quan trọng hơn là phải làm rõ bản chất tiền đi qua tài khoản đó.

Doanh nghiệp cần trả lời được các câu hỏi:

Tiền vào tài khoản là tiền của ai?
Doanh nghiệp đang thu hộ hay đang ghi nhận doanh thu?
Khi nào tiền được phân chia cho các bên?
Ai có quyền đối soát số liệu?
Ai được quyền duyệt lệnh chuyển tiền?
Tiền bị hoàn, hủy, điều chỉnh thì xử lý thế nào?
Phí ngân hàng, phí nền tảng, phí dịch vụ do bên nào chịu?
Chứng từ nào dùng để chứng minh khoản thu hộ, chi hộ?
Nếu đối tác khiếu nại số liệu thì căn cứ nào được dùng để đối chiếu?

Nếu không trả lời rõ từ đầu, doanh nghiệp có thể gặp rủi ro về kế toán, thuế, tranh chấp hợp đồng, kiểm soát nội bộ và giải trình với ngân hàng.

Justeps hỗ trợ gì trong dịch vụ tư vấn tài khoản thu hộ, chi hộ và tài khoản chuyên thu?

Justeps hỗ trợ doanh nghiệp nhìn lại toàn bộ mô hình dòng tiền, từ hợp đồng, phương thức thanh toán, tài khoản ngân hàng, quy trình đối soát đến hồ sơ lưu trữ nội bộ.

Phạm vi hỗ trợ có thể bao gồm:

1. Rà soát mô hình thu hộ, chi hộ của doanh nghiệp

Trước khi mở tài khoản hoặc thiết kế quy trình, doanh nghiệp cần xác định rõ mô hình đang vận hành là gì.

Justeps hỗ trợ doanh nghiệp rà soát:

Ai là bên bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ;
Ai là bên trực tiếp nhận tiền từ khách hàng;
Ai là bên có nghĩa vụ xuất hóa đơn;
Ai là bên được hưởng doanh thu;
Ai là bên chỉ thu hộ hoặc chi hộ;
Cơ chế phân chia tiền giữa các bên;
Cơ chế hoàn tiền, hủy giao dịch, giảm giá, khuyến mại;
Cơ chế xử lý khi phát sinh sai lệch số liệu;
Rủi ro nếu dòng tiền không khớp với hợp đồng.

Việc rà soát mô hình giúp doanh nghiệp tránh tình trạng hợp đồng ghi một kiểu, dòng tiền đi một kiểu, kế toán ghi nhận một kiểu và ngân hàng lại phải giải trình theo hướng khác.

2. Tư vấn thiết lập tài khoản chuyên thu

Tài khoản chuyên thu là tài khoản được sử dụng để tập trung dòng tiền từ một hoặc nhiều nguồn thu nhất định. Đây có thể là tiền từ khách hàng, đại lý, điểm bán, nền tảng, dự án hoặc một nhóm hợp đồng riêng.

Justeps hỗ trợ doanh nghiệp xác định:

Có cần mở tài khoản chuyên thu hay không;
Tài khoản chuyên thu dùng cho toàn bộ doanh nghiệp hay từng dự án;
Tài khoản dùng để nhận tiền từ khách hàng hay từ đối tác;
Có cần tách tài khoản chuyên thu và tài khoản thanh toán không;
Ai được quyền truy cập và kiểm tra tài khoản;
Tần suất đối soát doanh thu;
Cách chuyển tiền từ tài khoản chuyên thu sang tài khoản vận hành;
Hồ sơ cần chuẩn bị để giải trình với ngân hàng.

Tài khoản chuyên thu phù hợp với doanh nghiệp cần tập trung tiền về một đầu mối để dễ kiểm soát, nhưng vẫn cần quy chế rõ để tránh việc tiền vào tài khoản bị hiểu nhầm là doanh thu của toàn bộ doanh nghiệp.

3. Tư vấn tài khoản thu hộ doanh nghiệp

Tài khoản thu hộ doanh nghiệp thường được sử dụng khi doanh nghiệp nhận tiền thay cho đối tác, nhà cung cấp, chủ hàng, đơn vị dịch vụ hoặc các bên tham gia nền tảng.

Justeps hỗ trợ doanh nghiệp làm rõ:

Khoản tiền thu hộ thuộc sở hữu của ai;
Doanh nghiệp được giữ tiền trong bao lâu;
Doanh nghiệp có được khấu trừ phí trước khi chuyển trả không;
Căn cứ nào để xác định số tiền phải chuyển lại;
Hồ sơ nào chứng minh doanh nghiệp chỉ thu hộ;
Cách hạch toán, đối soát và lưu chứng từ;
Trường hợp khách hàng hoàn tiền hoặc khiếu nại thì xử lý ra sao;
Trường hợp đối tác yêu cầu thanh toán sớm, chậm hoặc bù trừ công nợ thì thực hiện thế nào.

Với mô hình thu hộ, điều quan trọng là không để dòng tiền thu hộ bị nhầm với doanh thu thực của doanh nghiệp. Hợp đồng, chứng từ, tài khoản và báo cáo đối soát cần thống nhất với nhau.

4. Tư vấn tài khoản chi hộ và cơ chế chi hộ

Chi hộ phát sinh khi doanh nghiệp thay mặt bên khác thực hiện một khoản thanh toán. Khoản chi này có thể liên quan đến phí vận chuyển, phí nền tảng, chi phí nhà cung cấp, thanh toán cho cộng tác viên, đại lý hoặc các khoản chi theo thỏa thuận hợp tác.

Justeps hỗ trợ doanh nghiệp rà soát:

Doanh nghiệp chi hộ cho ai;
Khoản chi hộ phát sinh từ hợp đồng nào;
Bên nào có nghĩa vụ hoàn trả;
Thời hạn hoàn trả chi phí chi hộ;
Chứng từ chứng minh khoản chi hộ;
Có được bù trừ với khoản phải trả khác không;
Hạn mức chi hộ;
Quy trình phê duyệt trước khi chi hộ;
Rủi ro nếu chi hộ nhưng không có chứng từ hoặc không có thỏa thuận rõ ràng.

Chi hộ cần được kiểm soát chặt vì nếu chứng từ không rõ, doanh nghiệp có thể bị khó ghi nhận chi phí, khó thu hồi tiền hoặc phát sinh tranh chấp với bên được chi hộ.

5. Hỗ trợ xây dựng cơ chế đối soát doanh thu

Đối soát doanh thu là phần rất quan trọng trong các mô hình thu hộ, chi hộ, tài khoản chuyên thu, thương mại điện tử, đại lý, chuỗi cửa hàng và nền tảng.

Justeps hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng cơ chế đối soát:

Đối soát theo ngày, tuần, tháng hoặc theo kỳ thanh toán;
Đối soát theo từng cửa hàng, đại lý, dự án, đơn hàng hoặc hợp đồng;
Đối soát giữa dữ liệu bán hàng và sao kê ngân hàng;
Đối soát giữa doanh thu gộp, khoản giảm trừ, phí nền tảng và số tiền thực nhận;
Đối soát tiền thu hộ, tiền phải chuyển trả và phí được giữ lại;
Xử lý chênh lệch, hoàn tiền, hủy đơn, điều chỉnh hóa đơn;
Biểu mẫu biên bản đối soát;
Cơ chế xác nhận số liệu giữa các bên.

Một quy trình đối soát rõ ràng giúp doanh nghiệp giảm tranh chấp với đối tác và dễ kiểm soát dòng tiền hơn khi số lượng giao dịch tăng lên.

6. Hỗ trợ kiểm soát dòng tiền trong mô hình nhiều bên

Với mô hình có nhiều bên cùng tham gia, dòng tiền cần được thiết kế rõ từ đầu. Doanh nghiệp cần biết tiền đi từ ai đến ai, đi qua tài khoản nào, ở lại bao lâu, phân chia theo công thức nào và chứng từ nào được dùng để xác nhận.

Justeps hỗ trợ doanh nghiệp thiết kế:

Sơ đồ dòng tiền;
Tài khoản nhận tiền;
Tài khoản chuyên thu;
Tài khoản thanh toán cho đối tác;
Cơ chế phân quyền người lập lệnh, duyệt lệnh;
Cơ chế kiểm tra trước khi chuyển tiền;
Nguyên tắc ưu tiên thanh toán;
Cơ chế xử lý tiền treo, tiền chưa xác định chủ sở hữu;
Hồ sơ lưu trữ sau mỗi kỳ đối soát;
Báo cáo dòng tiền phục vụ quản trị nội bộ.

Mục tiêu là giúp doanh nghiệp kiểm soát tiền vào, tiền ra và tiền còn phải trả cho từng bên một cách rõ ràng.

7. Hỗ trợ rà soát hợp đồng thu hộ, chi hộ và hợp đồng hợp tác

Tài khoản chỉ là công cụ. Cơ sở quan trọng nhất vẫn là hợp đồng giữa các bên. Nếu hợp đồng không làm rõ cơ chế thu hộ, chi hộ, đối soát và phân chia doanh thu, doanh nghiệp sẽ khó giải trình khi phát sinh tranh chấp.

Justeps hỗ trợ rà soát hoặc xây dựng các nội dung:

Vai trò của từng bên trong giao dịch;
Bên nào trực tiếp thu tiền;
Bên nào phát hành hóa đơn;
Bên nào chịu trách nhiệm với khách hàng;
Cơ chế phân chia doanh thu;
Phí dịch vụ, phí nền tảng, phí vận hành;
Thời hạn chuyển trả tiền;
Cơ chế đối soát số liệu;
Quyền tạm giữ, khấu trừ, bù trừ tiền nếu có;
Xử lý sai lệch, hoàn tiền, hủy đơn, khiếu nại;
Trách nhiệm cung cấp chứng từ;
Điều khoản bảo mật dữ liệu giao dịch và thông tin khách hàng.

Hợp đồng càng rõ, việc vận hành tài khoản và đối soát dòng tiền càng ít rủi ro.

8. Hỗ trợ làm việc với ngân hàng

Khi doanh nghiệp mở tài khoản chuyên thu, tài khoản thu hộ hoặc tài khoản phục vụ mô hình nhiều dòng tiền, ngân hàng có thể yêu cầu làm rõ mục đích sử dụng tài khoản và bản chất giao dịch.

Justeps hỗ trợ doanh nghiệp:

Chuẩn bị hồ sơ mở tài khoản;
Mô tả mô hình thu hộ, chi hộ;
Soạn bản giải trình dòng tiền;
Chuẩn bị hợp đồng, phụ lục, tài liệu chứng minh mô hình;
Làm rõ nguồn tiền vào tài khoản;
Làm rõ mục đích chuyển tiền ra khỏi tài khoản;
Phối hợp xử lý yêu cầu bổ sung từ ngân hàng;
Hướng dẫn lưu trữ hồ sơ sau khi tài khoản vận hành.

Việc chuẩn bị hồ sơ rõ ràng giúp doanh nghiệp hạn chế bị yêu cầu bổ sung nhiều lần và giúp ngân hàng hiểu đúng bản chất dòng tiền.

Quy trình tư vấn tài khoản thu hộ, chi hộ và tài khoản chuyên thu tại Justeps

Bước 1: Tiếp nhận mô hình kinh doanh và nhu cầu dòng tiền

Justeps tiếp nhận thông tin về mô hình hoạt động, các bên tham gia, cách thu tiền, cách chi tiền, tài khoản đang sử dụng và các vướng mắc hiện tại.

Bước 2: Rà soát hợp đồng, tài khoản và chứng từ hiện có

Justeps rà soát hợp đồng hợp tác, hợp đồng đại lý, hợp đồng nền tảng, hợp đồng dịch vụ, sao kê tài khoản, quy trình đối soát và hồ sơ nội bộ.

Bước 3: Xác định mô hình tài khoản phù hợp

Justeps đề xuất mô hình tài khoản phù hợp, bao gồm tài khoản chuyên thu, tài khoản thu hộ, tài khoản chi hộ, tài khoản theo dự án hoặc tài khoản thanh toán riêng cho từng nhóm dòng tiền.

Bước 4: Xây dựng cơ chế đối soát và kiểm soát dòng tiền

Justeps hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng nguyên tắc đối soát, biểu mẫu đối soát, quy trình chuyển tiền, cơ chế phê duyệt và hồ sơ lưu trữ.

Bước 5: Chuẩn bị hồ sơ làm việc với ngân hàng

Justeps hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ mở tài khoản, bản giải trình dòng tiền, hợp đồng, phụ lục và tài liệu liên quan để doanh nghiệp làm việc với ngân hàng.

Bước 6: Hướng dẫn vận hành và lưu trữ hồ sơ

Sau khi tài khoản được thiết lập, Justeps hướng dẫn doanh nghiệp nhóm hồ sơ cần lưu, cách đối soát định kỳ và những điểm cần kiểm tra khi có thay đổi mô hình dòng tiền.

Hồ sơ doanh nghiệp thường cần chuẩn bị

Tùy mô hình cụ thể, doanh nghiệp có thể cần chuẩn bị:

Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp;
Điều lệ công ty;
Hồ sơ người đại diện, người được ủy quyền;
Hợp đồng hợp tác, hợp đồng đại lý, hợp đồng nền tảng;
Phụ lục về cơ chế thu hộ, chi hộ;
Quy chế đối soát doanh thu;
Quy trình phê duyệt giao dịch ngân hàng;
Mẫu biên bản đối soát;
Bảng phân chia doanh thu;
Sao kê tài khoản liên quan;
Bản mô tả dòng tiền;
Hồ sơ giải trình với ngân hàng;
Chứng từ giao dịch, hóa đơn, phiếu thu, phiếu chi nếu có.

Một số lưu ý khi dùng tài khoản thu hộ, chi hộ và tài khoản chuyên thu

1. Cần phân biệt tiền thu hộ và doanh thu

Không phải mọi khoản tiền đi vào tài khoản doanh nghiệp đều là doanh thu của doanh nghiệp. Với tiền thu hộ, cần có hợp đồng và chứng từ thể hiện rõ doanh nghiệp chỉ nhận thay và chuyển trả theo cơ chế đã thỏa thuận.

2. Cần có cơ chế đối soát định kỳ

Nếu không đối soát định kỳ, doanh nghiệp sẽ khó xác định tiền nào đã thu, tiền nào phải trả, phí nào được giữ lại và khoản nào còn treo.

3. Cần phân quyền giao dịch ngân hàng

Doanh nghiệp nên xác định rõ ai được lập lệnh, ai được duyệt lệnh, hạn mức chuyển tiền, giao dịch nào cần phê duyệt nhiều cấp và chứng từ nào bắt buộc phải có trước khi chuyển tiền.

4. Cần thống nhất hợp đồng, tài khoản và chứng từ

Hợp đồng ghi nhận mô hình thu hộ, chi hộ như thế nào thì tài khoản, báo cáo đối soát, hóa đơn, phiếu thu, phiếu chi và chứng từ ngân hàng cũng nên được thiết kế thống nhất theo hướng đó.

5. Cần lưu hồ sơ đầy đủ

Doanh nghiệp cần lưu hợp đồng, phụ lục, sao kê, biên bản đối soát, bảng phân chia doanh thu, chứng từ chuyển tiền, hóa đơn và các email/thông báo xác nhận số liệu giữa các bên.

Lợi ích khi sử dụng dịch vụ của Justeps

Dòng tiền được tách bạch rõ hơn
Doanh nghiệp biết dòng tiền nào là doanh thu, dòng tiền nào là thu hộ, dòng tiền nào phải trả cho đối tác và dòng tiền nào là phí được giữ lại.

Giảm rủi ro tranh chấp với đối tác
Cơ chế đối soát, phân chia doanh thu và chuyển trả tiền được ghi nhận rõ hơn trong hợp đồng và hồ sơ vận hành.

Dễ làm việc với ngân hàng hơn
Doanh nghiệp có bản mô tả dòng tiền, hợp đồng và hồ sơ giải trình để ngân hàng hiểu đúng mục đích tài khoản.

Kiểm soát nội bộ tốt hơn
Doanh nghiệp thiết lập được phân quyền giao dịch, hạn mức thanh toán, quy trình duyệt lệnh và cơ chế lưu trữ chứng từ.

Phù hợp với mô hình nhiều dòng tiền
Dịch vụ phù hợp với doanh nghiệp chuỗi, đại lý, nền tảng, thương mại điện tử, dự án hợp tác, doanh nghiệp phân phối và mô hình có nhiều bên tham gia.

Câu hỏi thường gặp

1. Tài khoản chuyên thu là gì?

Tài khoản chuyên thu là tài khoản dùng để tập trung tiền từ một hoặc nhiều nguồn thu nhất định. Tài khoản này giúp doanh nghiệp dễ kiểm soát dòng tiền, đối soát doanh thu và quản lý tiền theo từng nhóm giao dịch.

2. Tài khoản thu hộ doanh nghiệp có phải là tài khoản riêng không?

Không bắt buộc trong mọi trường hợp, nhưng doanh nghiệp nên cân nhắc tách riêng tài khoản thu hộ nếu dòng tiền lớn, nhiều giao dịch hoặc cần phân biệt rõ giữa tiền thu hộ và doanh thu của doanh nghiệp.

3. Thu hộ, chi hộ có cần hợp đồng không?

Nên có. Hợp đồng hoặc phụ lục cần làm rõ bên nào thu hộ, chi hộ, tiền thuộc về ai, thời hạn chuyển trả, phí dịch vụ, cơ chế đối soát và trách nhiệm khi phát sinh sai lệch.

4. Doanh nghiệp thương mại điện tử có cần tài khoản chuyên thu không?

Có thể cần. Nếu doanh nghiệp nhận tiền từ nhiều kênh thanh toán, nhiều gian hàng, nhiều nhà bán hoặc nhiều đối tác, tài khoản chuyên thu và cơ chế đối soát sẽ giúp kiểm soát doanh thu tốt hơn.

5. Justeps có mở tài khoản ngân hàng thay doanh nghiệp không?

Tùy phạm vi dịch vụ và yêu cầu của ngân hàng, Justeps có thể hỗ trợ doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ, mô tả mô hình dòng tiền, soạn bản giải trình và phối hợp trong quá trình làm việc với ngân hàng. Việc tiếp nhận và phê duyệt mở tài khoản thuộc thẩm quyền của ngân hàng.

Justeps – Hỗ trợ doanh nghiệp thiết kế tài khoản và kiểm soát dòng tiền

Với doanh nghiệp có nhiều dòng tiền, việc mở tài khoản cần đi cùng với hợp đồng, quy trình đối soát, phân quyền giao dịch và hồ sơ chứng minh bản chất dòng tiền.

Justeps hỗ trợ doanh nghiệp tư vấn tài khoản thu hộ chi hộ, thiết lập tài khoản chuyên thu, kiểm soát dòng tiền, đối soát doanh thu và chuẩn hóa hồ sơ làm việc với ngân hàng.

Nếu doanh nghiệp của bạn đang vận hành mô hình chuỗi, đại lý, nền tảng, thương mại điện tử hoặc dự án có nhiều dòng tiền, Justeps có thể đồng hành trong quá trình rà soát, thiết kế và hoàn thiện cơ chế tài khoản phù hợp.

Hotline/Zalo: 096.172.2607
Email: info@justepslegal.com
Website: justepslegal.com