Dịch vụ tư vấn bảo vệ dữ liệu cá nhân cho doanh nghiệp

Trong quá trình vận hành, hầu hết doanh nghiệp đều thu thập, lưu trữ và xử lý dữ liệu cá nhân của khách hàng, người lao động, đối tác, nhà cung cấp hoặc người dùng nền tảng. Các dữ liệu này có thể bao gồm họ tên, số điện thoại, email, địa chỉ, giấy tờ tùy thân, thông tin tài khoản, dữ liệu giao dịch, dữ liệu nhân sự, dữ liệu tài chính hoặc các thông tin nhạy cảm khác.

Từ ngày 01/01/2026, Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân số 91/2025/QH15 chính thức có hiệu lực; đồng thời Nghị định 356/2025/NĐ-CP cũng có hiệu lực từ ngày 01/01/2026 để quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân. Đây là cơ sở pháp lý quan trọng yêu cầu doanh nghiệp phải nhìn nhận bảo vệ dữ liệu cá nhân như một phần của hệ thống quản trị tuân thủ, thay vì chỉ là vấn đề kỹ thuật hoặc công nghệ thông tin.

Vì sao doanh nghiệp cần xây dựng hệ thống bảo vệ dữ liệu cá nhân?

Dữ liệu cá nhân hiện nay không chỉ xuất hiện trong hoạt động bán hàng, marketing hay chăm sóc khách hàng, mà còn gắn với toàn bộ chuỗi vận hành của doanh nghiệp: tuyển dụng, quản lý nhân sự, ký kết hợp đồng, thanh toán, lưu trữ hồ sơ, vận hành website, ứng dụng, phần mềm CRM, ERP, nền tảng thương mại điện tử hoặc các kênh truyền thông số.

Nếu doanh nghiệp thu thập và sử dụng dữ liệu cá nhân nhưng chưa có chính sách, thông báo, biểu mẫu chấp thuận, quy trình nội bộ hoặc thỏa thuận với bên thứ ba phù hợp, doanh nghiệp có thể đối mặt với nhiều rủi ro: khiếu nại từ chủ thể dữ liệu, tranh chấp với khách hàng, rủi ro kiểm tra tuân thủ, gián đoạn hoạt động kinh doanh, mất uy tín thương hiệu hoặc phát sinh trách nhiệm pháp lý khi xảy ra sự cố dữ liệu.

Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân đã xác lập rõ các quyền cơ bản của chủ thể dữ liệu, bao gồm quyền được biết, quyền đồng ý, quyền truy cập, chỉnh sửa và yêu cầu xóa dữ liệu. Vì vậy, doanh nghiệp cần có hệ thống tài liệu và quy trình đủ rõ để chứng minh việc thu thập, xử lý, lưu trữ, chia sẻ và bảo vệ dữ liệu cá nhân được thực hiện có căn cứ, có kiểm soát và phù hợp với quy định pháp luật.

Dịch vụ tư vấn bảo vệ dữ liệu cá nhân của Justeps

Justeps cung cấp dịch vụ tư vấn bảo vệ dữ liệu cá nhân cho doanh nghiệp, tập trung vào việc rà soát hiện trạng, xây dựng hệ thống tài liệu tuân thủ, chuẩn hóa quy trình xử lý dữ liệu và hỗ trợ doanh nghiệp kiểm soát rủi ro pháp lý trong quá trình vận hành.

Dịch vụ của Justeps không chỉ dừng lại ở việc soạn một bộ chính sách mẫu, mà hướng đến việc xây dựng một hệ thống tuân thủ có thể áp dụng thực tế trong doanh nghiệp, phù hợp với mô hình kinh doanh, quy mô nhân sự, loại dữ liệu đang xử lý, kênh thu thập dữ liệu và mức độ tham gia của các bên thứ ba.

Phạm vi công việc tư vấn bảo vệ dữ liệu cá nhân

Tùy theo nhu cầu và hiện trạng của từng doanh nghiệp, Justeps có thể hỗ trợ các nhóm công việc sau:

1. Rà soát hiện trạng xử lý dữ liệu cá nhân

Justeps hỗ trợ doanh nghiệp rà soát các hoạt động đang có liên quan đến dữ liệu cá nhân, bao gồm:

Doanh nghiệp đang thu thập những loại dữ liệu cá nhân nào;
Dữ liệu được thu thập từ khách hàng, nhân viên, đối tác hay người dùng;
Mục đích thu thập và xử lý dữ liệu;
Bộ phận nào đang tiếp cận, sử dụng, lưu trữ dữ liệu;
Dữ liệu có được chia sẻ cho bên thứ ba hay không;
Doanh nghiệp có chuyển dữ liệu ra nước ngoài hoặc sử dụng nền tảng lưu trữ ở nước ngoài hay không;
Hệ thống biểu mẫu, hợp đồng, chính sách, quy trình hiện tại đã đầy đủ hay chưa.

Đây là bước quan trọng để xác định khoảng trống tuân thủ và xây dựng kế hoạch khắc phục phù hợp.

2. Xây dựng chính sách bảo vệ dữ liệu cá nhân

Justeps hỗ trợ soạn thảo và chuẩn hóa các chính sách nội bộ về bảo vệ dữ liệu cá nhân, bao gồm chính sách dành cho nhân sự nội bộ, chính sách áp dụng trong quan hệ với khách hàng, đối tác, nhà cung cấp và các bên liên quan khác.

Chính sách bảo vệ dữ liệu cá nhân thường cần làm rõ: nguyên tắc xử lý dữ liệu, phạm vi dữ liệu được xử lý, mục đích xử lý, thời hạn lưu trữ, quyền và nghĩa vụ của các bộ phận liên quan, cơ chế phân quyền truy cập, biện pháp bảo mật, trách nhiệm khi xảy ra vi phạm và quy trình xử lý yêu cầu của chủ thể dữ liệu.

3. Soạn thông báo xử lý dữ liệu cá nhân

Doanh nghiệp cần có thông báo xử lý dữ liệu cá nhân phù hợp trước khi hoặc tại thời điểm thu thập dữ liệu. Thông báo này giúp chủ thể dữ liệu hiểu rõ doanh nghiệp thu thập dữ liệu gì, xử lý để làm gì, lưu trữ trong bao lâu, có chia sẻ cho bên nào không và chủ thể dữ liệu có những quyền gì.

Justeps hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng các mẫu thông báo xử lý dữ liệu cá nhân phù hợp với từng bối cảnh, ví dụ:

Thông báo xử lý dữ liệu trên website;
Thông báo xử lý dữ liệu trong form đăng ký tư vấn;
Thông báo xử lý dữ liệu trong hợp đồng dịch vụ;
Thông báo xử lý dữ liệu trong hồ sơ tuyển dụng;
Thông báo xử lý dữ liệu đối với nhân viên;
Thông báo xử lý dữ liệu khi sử dụng ứng dụng, nền tảng hoặc phần mềm.

4. Soạn biểu mẫu chấp thuận xử lý dữ liệu cá nhân

Trong nhiều trường hợp, doanh nghiệp cần có căn cứ thể hiện sự đồng ý của chủ thể dữ liệu đối với việc xử lý dữ liệu cá nhân. Justeps hỗ trợ xây dựng biểu mẫu chấp thuận theo từng nhóm đối tượng và từng mục đích xử lý cụ thể.

Các biểu mẫu có thể bao gồm:

Mẫu chấp thuận xử lý dữ liệu cá nhân của khách hàng;
Mẫu chấp thuận xử lý dữ liệu cá nhân của người lao động;
Mẫu chấp thuận xử lý dữ liệu cá nhân trong hoạt động marketing;
Mẫu chấp thuận chia sẻ dữ liệu cho đối tác, nhà cung cấp dịch vụ;
Mẫu chấp thuận xử lý dữ liệu cá nhân nhạy cảm, nếu có;
Mẫu rút lại sự đồng ý hoặc yêu cầu hạn chế xử lý dữ liệu.

5. Lập hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân

Một trong những nội dung quan trọng trong hệ thống tuân thủ là hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân. Nghị định 356/2025/NĐ-CP quy định hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân phải luôn có sẵn để phục vụ hoạt động kiểm tra, đánh giá của cơ quan chuyên trách bảo vệ dữ liệu cá nhân và phải được nộp trong thời hạn theo quy định.

Justeps hỗ trợ doanh nghiệp rà soát hoạt động xử lý dữ liệu, xác định vai trò của doanh nghiệp trong chuỗi xử lý dữ liệu, đánh giá rủi ro và xây dựng bộ hồ sơ đánh giá tác động phù hợp với thực tế vận hành.

6. Lập hồ sơ đánh giá tác động chuyển dữ liệu cá nhân xuyên biên giới

Đối với doanh nghiệp có sử dụng phần mềm, máy chủ, nền tảng công nghệ, dịch vụ lưu trữ hoặc đối tác ở nước ngoài, vấn đề chuyển dữ liệu cá nhân xuyên biên giới cần được rà soát kỹ.

Justeps hỗ trợ doanh nghiệp xác định hoạt động nào có khả năng được xem là chuyển dữ liệu cá nhân xuyên biên giới, đánh giá rủi ro, rà soát hợp đồng với nhà cung cấp nước ngoài và chuẩn bị hồ sơ đánh giá tác động chuyển dữ liệu cá nhân xuyên biên giới theo quy định.

7. Rà soát và soạn thỏa thuận xử lý dữ liệu với bên thứ ba

Trong thực tế, doanh nghiệp thường chia sẻ dữ liệu cá nhân cho nhiều bên thứ ba như đơn vị marketing, agency quảng cáo, nhà cung cấp phần mềm, đơn vị kế toán, đơn vị nhân sự, công ty logistics, cổng thanh toán, nhà cung cấp cloud, đối tác chăm sóc khách hàng hoặc công ty tư vấn.

Nếu hợp đồng với các bên này không có điều khoản bảo vệ dữ liệu cá nhân rõ ràng, doanh nghiệp có thể gặp rủi ro khi dữ liệu bị sử dụng sai mục đích, bị lộ, bị mất hoặc bị chuyển giao ngoài phạm vi cho phép.

Justeps hỗ trợ doanh nghiệp:

Rà soát điều khoản bảo vệ dữ liệu trong hợp đồng hiện có;
Soạn thỏa thuận xử lý dữ liệu cá nhân;
Bổ sung điều khoản bảo mật và bảo vệ dữ liệu cá nhân;
Quy định rõ trách nhiệm của bên xử lý dữ liệu;
Thiết lập cơ chế báo cáo sự cố, bồi thường thiệt hại và chấm dứt xử lý dữ liệu;
Chuẩn hóa phụ lục dữ liệu cá nhân trong hợp đồng dịch vụ.

8. Xây dựng quy trình xử lý sự cố dữ liệu cá nhân

Sự cố dữ liệu cá nhân có thể phát sinh từ lỗi hệ thống, lỗi nhân sự, tấn công mạng, gửi nhầm email, chia sẻ sai tệp, mất thiết bị, truy cập trái phép hoặc bên thứ ba xử lý dữ liệu không đúng cam kết.

Justeps hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng quy trình xử lý sự cố dữ liệu cá nhân, bao gồm:

Cơ chế phát hiện và ghi nhận sự cố;
Phân loại mức độ rủi ro;
Quy trình báo cáo nội bộ;
Biện pháp khắc phục ban đầu;
Cơ chế thông báo cho cơ quan có thẩm quyền, chủ thể dữ liệu hoặc các bên liên quan;
Mẫu biên bản ghi nhận sự cố;
Mẫu báo cáo sự cố dữ liệu cá nhân;
Phân công trách nhiệm giữa pháp lý, nhân sự, IT, vận hành và ban lãnh đạo.

Doanh nghiệp nào nên sử dụng dịch vụ tư vấn bảo vệ dữ liệu cá nhân?

Dịch vụ tư vấn bảo vệ dữ liệu cá nhân đặc biệt phù hợp với các doanh nghiệp:

Có website, ứng dụng, phần mềm hoặc nền tảng thu thập thông tin người dùng;
Hoạt động trong lĩnh vực thương mại điện tử, giáo dục, y tế, tài chính, bảo hiểm, bất động sản, tuyển dụng, logistics, bán lẻ, dịch vụ khách hàng;
Có hoạt động marketing, telesales, email marketing, quảng cáo, chăm sóc khách hàng;
Có xử lý dữ liệu nhân sự, hồ sơ ứng viên, dữ liệu người lao động;
Có sử dụng nhà cung cấp phần mềm, cloud, CRM, ERP, payment gateway hoặc dịch vụ ở nước ngoài;
Có đối tác, khách hàng, công ty mẹ hoặc công ty liên kết ở nước ngoài;
Đang chuẩn hóa hệ thống pháp lý nội bộ, hợp đồng, quy trình vận hành và quản trị rủi ro.

Quy trình tư vấn bảo vệ dữ liệu cá nhân tại Justeps

Justeps triển khai dịch vụ tư vấn bảo vệ dữ liệu cá nhân theo quy trình thực tế, dễ áp dụng cho doanh nghiệp:

Bước 1: Khảo sát nhu cầu và hiện trạng

Justeps làm việc với doanh nghiệp để nắm mô hình kinh doanh, quy trình thu thập dữ liệu, hệ thống phần mềm đang sử dụng, nhóm dữ liệu đang xử lý và các tài liệu hiện có.

Bước 2: Rà soát rủi ro và xác định khoảng trống tuân thủ

Trên cơ sở thông tin được cung cấp, Justeps đánh giá các điểm còn thiếu hoặc chưa phù hợp trong chính sách, biểu mẫu, hợp đồng, quy trình và hồ sơ pháp lý liên quan đến dữ liệu cá nhân.

Bước 3: Đề xuất phương án tuân thủ

Justeps đề xuất danh mục tài liệu, quy trình và biện pháp cần xây dựng hoặc điều chỉnh, phù hợp với quy mô, ngành nghề và mức độ rủi ro của doanh nghiệp.

Bước 4: Soạn thảo và hoàn thiện tài liệu

Justeps hỗ trợ soạn thảo bộ tài liệu bảo vệ dữ liệu cá nhân, bao gồm chính sách nội bộ, thông báo xử lý dữ liệu, biểu mẫu chấp thuận, thỏa thuận xử lý dữ liệu, điều khoản hợp đồng, hồ sơ đánh giá tác động và quy trình xử lý sự cố.

Bước 5: Hướng dẫn triển khai áp dụng

Sau khi hoàn thiện tài liệu, Justeps có thể hỗ trợ doanh nghiệp hướng dẫn bộ phận nhân sự, pháp lý, IT, marketing, kinh doanh và vận hành cách áp dụng tài liệu trong thực tế.

Kết quả doanh nghiệp nhận được khi sử dụng dịch vụ tư vấn bảo vệ dữ liệu cá nhân tại Justeps

Tùy theo phạm vi dịch vụ, doanh nghiệp có thể nhận được:

Báo cáo rà soát hiện trạng tuân thủ dữ liệu cá nhân;
Danh mục dữ liệu cá nhân đang xử lý;
Chính sách bảo vệ dữ liệu cá nhân nội bộ;
Chính sách quyền riêng tư/Privacy Policy cho website hoặc nền tảng;
Thông báo xử lý dữ liệu cá nhân;
Biểu mẫu chấp thuận xử lý dữ liệu cá nhân;
Mẫu yêu cầu thực hiện quyền của chủ thể dữ liệu;
Quy trình tiếp nhận và xử lý yêu cầu của chủ thể dữ liệu;
Hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân;
Hồ sơ đánh giá tác động chuyển dữ liệu cá nhân xuyên biên giới;
Thỏa thuận xử lý dữ liệu cá nhân với bên thứ ba;
Điều khoản bảo vệ dữ liệu cá nhân trong hợp đồng;
Quy trình xử lý sự cố dữ liệu cá nhân;
Mẫu biên bản, thông báo, báo cáo sự cố dữ liệu cá nhân;
Hướng dẫn triển khai nội bộ cho các bộ phận liên quan.

Vì sao nên lựa chọn Justeps?

Justeps tiếp cận bảo vệ dữ liệu cá nhân từ góc độ pháp lý, quản trị rủi ro và vận hành doanh nghiệp. Điều này giúp bộ tài liệu không chỉ đáp ứng yêu cầu tuân thủ, mà còn có thể áp dụng được trong quy trình bán hàng, nhân sự, marketing, chăm sóc khách hàng, hợp đồng và quản trị nội bộ.

Với kinh nghiệm tư vấn pháp lý doanh nghiệp, hợp đồng, quản trị nội bộ và tuân thủ, Justeps hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng hệ thống bảo vệ dữ liệu cá nhân theo hướng rõ ràng, thực tế, dễ triển khai và phù hợp với từng mô hình kinh doanh.

Liên hệ tư vấn bảo vệ dữ liệu cá nhân

Nếu doanh nghiệp của bạn đang thu thập, lưu trữ, sử dụng hoặc chia sẻ dữ liệu cá nhân của khách hàng, nhân viên, đối tác hoặc người dùng, việc xây dựng hệ thống tuân thủ bảo vệ dữ liệu cá nhân là bước cần thiết để giảm thiểu rủi ro pháp lý và nâng cao uy tín trong quá trình vận hành.

Justeps hỗ trợ doanh nghiệp rà soát hiện trạng, xây dựng chính sách, biểu mẫu, hồ sơ đánh giá tác động, thỏa thuận xử lý dữ liệu với bên thứ ba và quy trình xử lý sự cố dữ liệu cá nhân. Liên hệ Justeps để được tư vấn xây dựng hệ thống bảo vệ dữ liệu cá nhân phù hợp với mô hình hoạt động của doanh nghiệp.

📞 Hotline/Zalo: 096.172.2607

📩 Email: info@justepslegal.com

🌐 Website: justepslegal.com

🌐 Page: Justeps

📚 Nhận tài liệu & biểu mẫu miễn phí: Group Facebook của Justeps