Tư vấn xây dựng thang lương bảng lương tại Hà Nội cho doanh nghiệp cần hệ thống tiền lương rõ ràng và an toàn

Xây dựng thang lương, bảng lương là một trong những công việc quan trọng khi doanh nghiệp bắt đầu tuyển dụng, ký hợp đồng lao động, tham gia bảo hiểm xã hội và quản lý chi phí nhân sự. Tuy nhiên, không ít doanh nghiệp tại Hà Nội hiện nay vẫn đang trả lương theo kinh nghiệm, theo thỏa thuận riêng với từng nhân sự hoặc theo một file bảng lương đơn giản do kế toán tự lập.

Cách làm này có thể phù hợp ở giai đoạn doanh nghiệp mới có vài người, nhưng khi số lượng nhân sự tăng lên, doanh nghiệp rất dễ gặp các vấn đề như lương giữa các vị trí không có tiêu chí rõ ràng, phụ cấp không biết có phải đóng bảo hiểm hay không, KPI tháng nào cũng trả cố định nhưng lại không có quy chế, hợp đồng lao động ghi một kiểu còn bảng lương thực tế lại thể hiện một kiểu khác.

Dịch vụ tư vấn xây dựng thang lương bảng lương tại Hà Nội của Justeps được thiết kế để hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng hệ thống tiền lương từ gốc. Thay vì chỉ đưa cho doanh nghiệp một mẫu bảng lương có sẵn, Justeps tập trung tư vấn cách thiết kế cấu trúc lương, nhóm chức danh, bậc lương, phụ cấp, KPI và quy chế áp dụng sao cho vừa phù hợp với quy định pháp luật, vừa dùng được trong thực tế vận hành.

Vì sao doanh nghiệp cần được tư vấn trước khi xây dựng thang lương bảng lương

Thang lương, bảng lương không nên được lập bằng cách lấy một mẫu trên mạng rồi điền tên chức danh và mức lương. Mỗi doanh nghiệp có mô hình hoạt động khác nhau, cơ cấu nhân sự khác nhau, cách trả lương khác nhau và mức độ rủi ro khác nhau.

Một công ty thiết kế có thể có nhóm kiến trúc sư, thiết kế nội thất, kỹ thuật, kinh doanh, hành chính và nhân sự dự án. Một công ty thương mại có thể có nhóm bán hàng, chăm sóc khách hàng, kho vận, kế toán, marketing và quản lý cửa hàng. Một công ty xây dựng lại có thể có nhân sự văn phòng, chỉ huy công trình, kỹ thuật hiện trường, kế toán công trình và các nhóm lao động theo dự án.

Nếu sử dụng cùng một mẫu thang lương cho tất cả các mô hình này, doanh nghiệp rất dễ có một hệ thống lương hình thức, nhìn thì có vẻ đầy đủ nhưng không phản ánh đúng công việc thực tế. Khi phát sinh tranh chấp hoặc bị kiểm tra, doanh nghiệp lại không giải thích được vì sao vị trí này có mức lương đó, vì sao phụ cấp được trả cố định, vì sao KPI không tính vào lương đóng bảo hiểm hoặc vì sao cùng một chức danh nhưng mỗi người có mức lương khác nhau.

Vì vậy, tư vấn xây dựng thang lương bảng lương cần bắt đầu từ việc hiểu doanh nghiệp đang vận hành như thế nào, cần kiểm soát quỹ lương ra sao, đang có những khoản thu nhập nào và muốn thiết kế chính sách lương theo hướng nào. Sau đó mới xây dựng thành tài liệu cụ thể.

Quy định pháp luật hiện nay về thang lương bảng lương

Theo quy định của Bộ luật Lao động 2019, người sử dụng lao động phải xây dựng thang lương, bảng lương và định mức lao động. Đây là cơ sở để doanh nghiệp tuyển dụng, sử dụng lao động, thỏa thuận mức lương theo công việc hoặc chức danh trong hợp đồng lao động và trả lương cho người lao động.

Thang lương, bảng lương và mức lao động phải được công khai tại nơi làm việc trước khi thực hiện. Nếu doanh nghiệp có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở, khi xây dựng thang lương, bảng lương, định mức lao động và quy chế thưởng, doanh nghiệp cần tham khảo ý kiến của tổ chức này theo quy định.

Hiện nay, doanh nghiệp không phải nộp thang lương, bảng lương cho cơ quan quản lý lao động như giai đoạn trước đây. Tuy nhiên, điều đó không có nghĩa là doanh nghiệp được bỏ qua hồ sơ này. Doanh nghiệp vẫn phải xây dựng, ban hành, công khai và lưu giữ để sử dụng trong quản trị nội bộ cũng như xuất trình khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu.

Đối với doanh nghiệp tại Hà Nội, khi xây dựng thang lương, bảng lương cần đặc biệt lưu ý mức lương tối thiểu vùng. Từ ngày 01/01/2026, Hà Nội có địa bàn áp dụng theo Vùng I và Vùng II. Vì vậy, doanh nghiệp cần xác định đúng nơi người lao động làm việc để bảo đảm mức lương theo công việc hoặc chức danh không thấp hơn mức tối thiểu áp dụng tại địa bàn.

Xây dựng thang lương bảng lương sai có thể gây rủi ro gì

Rủi ro đầu tiên là doanh nghiệp bị xử phạt do không xây dựng hoặc không công khai thang lương, bảng lương, mức lao động hoặc quy chế thưởng trước khi áp dụng. Với doanh nghiệp là tổ chức, mức phạt đối với nhóm lỗi này có thể lên đến 20.000.000 đồng.

Rủi ro thứ hai là doanh nghiệp bị xử phạt nếu trả lương thấp hơn mức lương tối thiểu vùng. Đây là lỗi có mức độ nghiêm trọng hơn lỗi hồ sơ thông thường. Nếu doanh nghiệp trả lương thấp hơn mức tối thiểu do Chính phủ quy định, mức phạt sẽ phụ thuộc vào số lượng người lao động bị vi phạm và với doanh nghiệp là tổ chức, mức phạt có thể lên đến 150.000.000 đồng. Ngoài tiền phạt, doanh nghiệp còn có thể bị buộc trả đủ phần tiền lương thiếu và khoản tiền lãi tương ứng cho người lao động.

Rủi ro thứ ba là bị truy thu bảo hiểm xã hội do thiết kế cơ cấu lương không rõ bản chất. Đây là rủi ro rất phổ biến nhưng nhiều doanh nghiệp chưa chú ý đúng mức. Doanh nghiệp có thể đang trả tổng thu nhập khá cao, nhưng chỉ lấy một phần nhỏ làm lương đóng bảo hiểm. Phần còn lại được gọi là phụ cấp, hỗ trợ, KPI hoặc thưởng hiệu quả công việc. Nếu các khoản này được trả đều, trả cố định, xác định được mức tiền cụ thể và không có điều kiện hưởng rõ ràng, doanh nghiệp có thể bị yêu cầu tính lại nghĩa vụ bảo hiểm xã hội.

Rủi ro thứ tư là KPI bị xem là khoản lương cố định trá hình. KPI đúng bản chất phải gắn với kết quả công việc, năng suất, chất lượng hoặc mức độ hoàn thành chỉ tiêu. Nếu doanh nghiệp ghi nhận KPI nhưng tháng nào cũng trả đủ, không có tiêu chí, không có bảng đánh giá, không có kết quả chấm điểm và không biến động theo hiệu quả thực tế, khoản này có thể bị xem xét là khoản thu nhập ổn định.

Rủi ro thứ năm là tranh chấp lao động về tiền lương, thưởng và phụ cấp. Khi hợp đồng lao động, bảng lương, quy chế tiền lương và thực tế chi trả không thống nhất, người lao động có thể yêu cầu doanh nghiệp trả bổ sung tiền lương, tiền làm thêm giờ, tiền nghỉ phép, thưởng KPI hoặc các khoản quyền lợi khi chấm dứt hợp đồng lao động.

Vì vậy, tư vấn xây dựng thang lương bảng lương không chỉ là tư vấn làm một hồ sơ để lưu. Đây là bước quan trọng để doanh nghiệp kiểm soát rủi ro pháp lý, rủi ro bảo hiểm và rủi ro tranh chấp nhân sự.

Doanh nghiệp thường sai ở đâu khi tự xây dựng thang lương bảng lương

Sai sót thường gặp đầu tiên là doanh nghiệp lấy mức lương đóng bảo hiểm làm trung tâm, thay vì lấy chức danh công việc và cơ cấu thu nhập thực tế làm trung tâm. Cách làm này khiến hệ thống lương dễ bị lệch so với bản chất chi trả. Doanh nghiệp có thể đóng bảo hiểm trên một mức thấp, nhưng bảng lương thực tế lại thể hiện nhiều khoản cố định khác.

Sai sót thứ hai là chia thu nhập thành quá nhiều khoản nhưng không có quy chế giải thích. Ví dụ, một nhân sự nhận 15.000.000 đồng mỗi tháng, trong đó chỉ có 6.000.000 đồng là lương cơ bản, còn lại là phụ cấp trách nhiệm, hỗ trợ ăn trưa, hỗ trợ điện thoại, KPI và thưởng hiệu quả. Nếu các khoản này không có điều kiện hưởng, không có tiêu chí đánh giá và không có văn bản nội bộ quy định rõ, doanh nghiệp sẽ khó chứng minh bản chất từng khoản khi cần giải trình.

Sai sót thứ ba là xây dựng KPI nhưng không có cơ chế vận hành. KPI không chỉ là một dòng trên bảng lương. KPI cần có chỉ tiêu, công thức, kỳ đánh giá, người đánh giá, nguyên tắc phê duyệt và hồ sơ xác nhận kết quả. Nếu không có những yếu tố này, KPI rất dễ bị biến thành một khoản lương cố định nhưng lại được đặt tên khác.

Sai sót thứ tư là không phân biệt giữa thang lương, bảng lương và quy chế tiền lương. Thang lương, bảng lương thể hiện hệ thống chức danh và mức lương. Quy chế tiền lương giải thích nguyên tắc trả lương, điều kiện hưởng phụ cấp, cách xét tăng lương, cách tính KPI, cách xử lý trường hợp nghỉ việc, nghỉ không lương, thử việc, điều chuyển vị trí hoặc thay đổi chức danh. Nếu chỉ có thang lương, bảng lương mà thiếu quy chế tiền lương, hệ thống vẫn chưa đủ an toàn.

Sai sót thứ năm là không cập nhật khi pháp luật thay đổi hoặc khi doanh nghiệp thay đổi mô hình. Một bảng lương được lập từ vài năm trước có thể không còn phù hợp khi mức lương tối thiểu vùng thay đổi, doanh nghiệp mở thêm địa điểm kinh doanh, bổ sung vị trí mới hoặc chuyển từ trả lương cố định sang trả lương theo hiệu quả.

Tư vấn xây dựng thang lương bảng lương tại Justeps gồm những nội dung gì

Justeps tư vấn xây dựng thang lương bảng lương theo hướng bắt đầu từ mô hình vận hành của doanh nghiệp, không bắt đầu từ mẫu có sẵn.

Trước hết, Justeps tìm hiểu ngành nghề kinh doanh, quy mô nhân sự, phòng ban, chức danh, cách trả lương hiện tại hoặc dự kiến, địa điểm làm việc, kế hoạch tuyển dụng và định hướng quản trị chi phí nhân sự của doanh nghiệp. Đây là cơ sở để xác định doanh nghiệp nên dùng hệ thống lương đơn giản hay hệ thống lương nhiều cấp bậc.

Tiếp theo, Justeps tư vấn cách phân nhóm chức danh. Doanh nghiệp có thể được chia theo nhóm quản lý, nhóm chuyên môn, nhóm kinh doanh, nhóm vận hành, nhóm hỗ trợ, nhóm kỹ thuật hoặc nhóm lao động trực tiếp tùy mô hình. Việc phân nhóm đúng giúp doanh nghiệp dễ xếp lương, tuyển dụng, điều chỉnh lương và giải trình khi cần.

Sau đó, Justeps tư vấn cách thiết kế bậc lương. Với doanh nghiệp nhỏ, hệ thống có thể chỉ cần một số bậc cơ bản để dễ áp dụng. Với doanh nghiệp đang phát triển nhanh hoặc có nhiều cấp quản lý, hệ thống cần thể hiện rõ sự khác biệt giữa nhân sự mới, nhân sự có kinh nghiệm, nhân sự chính, trưởng nhóm, quản lý và vị trí chịu trách nhiệm cao hơn.

Đối với cơ cấu thu nhập, Justeps tư vấn khoản nào nên là lương theo công việc hoặc chức danh, khoản nào nên là phụ cấp, khoản nào nên là hỗ trợ, khoản nào nên là thưởng hoặc KPI. Mục tiêu là giúp doanh nghiệp không chỉ gọi tên khoản tiền cho hợp lý, mà còn có căn cứ để chứng minh bản chất khoản chi.

Đối với KPI, Justeps tư vấn cách xây dựng chỉ tiêu, nguyên tắc đánh giá, điều kiện hưởng và hồ sơ chứng minh. Nếu doanh nghiệp muốn dùng KPI để thúc đẩy hiệu quả công việc, KPI cần được thiết kế như một công cụ quản trị thực chất, không nên chỉ là một khoản cố định được đặt tên khác trên bảng lương.

Hồ sơ doanh nghiệp có thể được hỗ trợ xây dựng

Tùy theo nhu cầu, Justeps có thể hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng thang lương, bảng lương theo chức danh, quyết định ban hành thang lương bảng lương, quy chế tiền lương, quy chế thưởng, chính sách phụ cấp, nguyên tắc KPI, phụ lục hướng dẫn áp dụng và mẫu thông báo công khai nội bộ.

Nếu doanh nghiệp đang chuẩn bị ký hợp đồng lao động, Justeps có thể tư vấn cách ghi nhận mức lương, phụ cấp, khoản bổ sung khác và thưởng trong hợp đồng để thống nhất với hệ thống thang lương, bảng lương.

Nếu doanh nghiệp đã có bảng lương cũ nhưng chưa rõ đúng hay sai, Justeps có thể kết hợp tư vấn xây dựng mới với việc rà soát cấu trúc lương hiện tại. Cách làm này giúp doanh nghiệp không vô tình kế thừa những lỗi cũ như KPI cố định, phụ cấp không có điều kiện hưởng hoặc lương đóng bảo hiểm thấp hơn bản chất thu nhập thực tế.

Nếu doanh nghiệp cần xây dựng đồng bộ hồ sơ lao động tiền lương, Justeps có thể hỗ trợ thêm hợp đồng lao động, phụ lục hợp đồng, quy chế lương thưởng, bảng đánh giá KPI, quy trình xét tăng lương và checklist lưu trữ hồ sơ nhân sự.

Doanh nghiệp nào nên sử dụng dịch vụ tư vấn này

Dịch vụ tư vấn xây dựng thang lương bảng lương tại Hà Nội phù hợp với doanh nghiệp mới thành lập, chuẩn bị tuyển dụng nhân sự và muốn xây dựng hệ thống lương ngay từ đầu.

Dịch vụ cũng phù hợp với doanh nghiệp đã hoạt động nhưng đang trả lương theo kinh nghiệm, chưa có hệ thống chức danh và bậc lương rõ ràng, chưa có quy chế tiền lương hoặc đang sử dụng bảng lương nội bộ nhưng chưa biết có phù hợp với quy định pháp luật hay không.

Doanh nghiệp đang áp dụng nhiều khoản thu nhập như phụ cấp, hỗ trợ, KPI, thưởng doanh số, thưởng dự án hoặc thưởng hiệu quả công việc cũng nên sử dụng dịch vụ này để được tư vấn cách thiết kế lại cơ cấu lương an toàn hơn.

Ngoài ra, doanh nghiệp đang chuẩn bị tham gia bảo hiểm xã hội cho nhiều lao động, mở thêm chi nhánh, tăng quy mô nhân sự, gọi vốn, kiểm toán, tái cấu trúc hoặc chuẩn bị làm việc với cơ quan nhà nước cũng nên xây dựng lại hệ thống thang lương, bảng lương trước khi phát sinh rủi ro.

Quy trình tư vấn xây dựng thang lương bảng lương tại Justeps

Bước đầu tiên, Justeps tiếp nhận thông tin về doanh nghiệp, bao gồm ngành nghề, quy mô nhân sự, địa điểm làm việc, phòng ban, chức danh, mức lương hiện tại hoặc dự kiến, phụ cấp, KPI và các chính sách lương thưởng đang áp dụng.

Bước thứ hai, Justeps phân tích mô hình tiền lương phù hợp. Ở bước này, doanh nghiệp sẽ được tư vấn nên xây dựng hệ thống đơn giản hay chi tiết, nên chia bao nhiêu nhóm chức danh, nên có bao nhiêu bậc lương và nên xử lý các khoản phụ cấp, hỗ trợ, KPI như thế nào.

Bước thứ ba, Justeps xây dựng dự thảo thang lương, bảng lương và các tài liệu liên quan. Doanh nghiệp có thể góp ý để bảo đảm hệ thống phù hợp với ngân sách, văn hóa nội bộ và định hướng phát triển.

Bước thứ tư, Justeps hoàn thiện hồ sơ ban hành và hướng dẫn doanh nghiệp cách công khai, lưu trữ, áp dụng trong hợp đồng lao động, điều chỉnh lương, xét tăng lương và giải trình khi cần thiết.

Bước thứ năm, nếu doanh nghiệp có nhu cầu, Justeps tiếp tục hỗ trợ chỉnh sửa hợp đồng lao động, quy chế tiền lương, quy chế thưởng, chính sách KPI và các biểu mẫu nhân sự liên quan để bảo đảm toàn bộ hệ thống được đồng bộ.

Chi phí tư vấn xây dựng thang lương bảng lương tại Hà Nội

Chi phí tư vấn xây dựng thang lương bảng lương tại Hà Nội được xác định tùy theo quy mô doanh nghiệp, số lượng nhân sự, số lượng chức danh, mức độ phức tạp của hệ thống lương và phạm vi công việc doanh nghiệp cần Justeps hỗ trợ.

Nếu doanh nghiệp chỉ cần tư vấn xây dựng thang lương, bảng lương cơ bản theo một số nhóm chức danh chính, phạm vi chi phí sẽ khác với trường hợp doanh nghiệp cần tư vấn đồng bộ cả quy chế tiền lương, phụ cấp, KPI, hợp đồng lao động và hồ sơ bảo hiểm.

Đối với doanh nghiệp có nhiều phòng ban, nhiều địa điểm làm việc, nhiều khoản thu nhập ngoài lương hoặc đang có rủi ro về KPI cố định, phụ cấp trả đều, đóng bảo hiểm trên mức thấp, Justeps sẽ cần đánh giá kỹ hơn trước khi xác định phạm vi báo giá.

Việc báo giá theo từng trường hợp giúp doanh nghiệp lựa chọn đúng phạm vi cần thiết, tránh dùng gói quá đơn giản không đủ xử lý rủi ro hoặc dùng gói quá rộng khi chưa thực sự cần. Sau khi tiếp nhận thông tin ban đầu, Justeps sẽ gửi báo giá cụ thể, nêu rõ phạm vi công việc, thời gian thực hiện và tài liệu bàn giao.

Câu hỏi thường gặp về tư vấn xây dựng thang lương bảng lương tại Hà Nội

Doanh nghiệp có bắt buộc phải xây dựng thang lương bảng lương không

Có. Người sử dụng lao động phải xây dựng thang lương, bảng lương và định mức lao động để làm cơ sở tuyển dụng, sử dụng lao động, thỏa thuận lương trong hợp đồng lao động và trả lương cho người lao động.

Doanh nghiệp có cần nộp thang lương bảng lương cho cơ quan nhà nước không

Theo quy định hiện hành, doanh nghiệp không phải nộp thang lương, bảng lương cho cơ quan quản lý lao động như trước đây. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn phải xây dựng, công khai tại nơi làm việc trước khi áp dụng và lưu giữ trong hồ sơ nội bộ.

Không công khai thang lương bảng lương có bị phạt không

Có. Doanh nghiệp có thể bị xử phạt nếu không công khai thang lương, bảng lương, mức lao động hoặc quy chế thưởng tại nơi làm việc trước khi thực hiện. Với doanh nghiệp là tổ chức, mức phạt cho nhóm lỗi này có thể lên đến 20.000.000 đồng.

KPI cố định hằng tháng có rủi ro gì không

Có. Nếu KPI được trả cố định, thường xuyên, xác định được mức tiền cụ thể và không phụ thuộc thực chất vào kết quả đánh giá công việc, khoản này có thể bị xem xét là khoản thu nhập có tính chất tiền lương khi xác định nghĩa vụ bảo hiểm xã hội.

Có nên tách lương thành lương cơ bản, phụ cấp và KPI không

Có thể tách, nhưng phải tách đúng bản chất. Mỗi khoản cần có căn cứ, điều kiện hưởng, cách tính, thời điểm chi trả và hồ sơ chứng minh. Nếu tách khoản chỉ để giảm nghĩa vụ bảo hiểm nhưng thực tế các khoản đó được trả đều và ổn định, doanh nghiệp có thể bị truy thu bảo hiểm xã hội.

Doanh nghiệp nhỏ có cần tư vấn xây dựng thang lương bảng lương không

Có. Doanh nghiệp nhỏ càng nên xây dựng hệ thống lương đơn giản, rõ ràng từ đầu để dễ tuyển dụng, dễ ký hợp đồng, dễ tính lương và tránh phải sửa lại toàn bộ hồ sơ khi phát triển quy mô.

Thang lương bảng lương có cần khớp với hợp đồng lao động không

Có. Mức lương theo công việc hoặc chức danh trong hợp đồng lao động nên thống nhất với thang lương, bảng lương và quy chế tiền lương. Nếu các tài liệu này không khớp nhau, doanh nghiệp sẽ gặp khó khi giải trình hoặc khi phát sinh tranh chấp.

Justeps có hỗ trợ tư vấn cả quy chế lương thưởng không

Có. Justeps có thể tư vấn và xây dựng đồng bộ thang lương, bảng lương, quy chế tiền lương, quy chế thưởng, chính sách phụ cấp, cơ chế KPI và các mẫu hồ sơ nhân sự liên quan.

Khi nào nên xây dựng lại thang lương bảng lương

Doanh nghiệp nên xây dựng lại khi thay đổi mức lương tối thiểu vùng, tăng quy mô nhân sự, mở thêm chi nhánh hoặc địa điểm kinh doanh, bổ sung vị trí mới, thay đổi cơ cấu lương, áp dụng KPI hoặc phát hiện hồ sơ tiền lương hiện tại không còn phù hợp.

Justeps tư vấn xây dựng thang lương bảng lương tại Hà Nội

Một hệ thống tiền lương rõ ràng giúp doanh nghiệp quản trị nhân sự tốt hơn, kiểm soát quỹ lương hiệu quả hơn và hạn chế rủi ro khi làm việc với cơ quan lao động, cơ quan bảo hiểm, cơ quan thuế hoặc khi phát sinh tranh chấp với người lao động.

Nếu doanh nghiệp của bạn đang cần xây dựng mới thang lương, bảng lương hoặc muốn thiết kế lại cơ cấu lương, phụ cấp, KPI theo hướng rõ ràng hơn, Justeps có thể hỗ trợ tư vấn và xây dựng bộ hồ sơ phù hợp với mô hình vận hành thực tế.

Justeps đồng hành cùng doanh nghiệp trong việc thiết kế hệ thống tiền lương minh bạch, dễ áp dụng và an toàn hơn về pháp lý.

Mọi thông tin vui lòng liên hệ:

 Email: info@justepslegal.com

 Website: https://justepslegal.com/

 Page: Justeps

 Hotline (Zalo): 096 172 2607

 Văn phòng: Tầng 12, Tòa Licogi 13, số 164 đường Khuất Duy Tiến, phường Thanh Xuân, Hà Nội, Việt Nam