Dịch vụ xây dựng chính sách bảo vệ dữ liệu cá nhân cho doanh nghiệp

Trong quá trình vận hành, doanh nghiệp thường xuyên thu thập, lưu trữ và xử lý dữ liệu cá nhân của khách hàng, người lao động, ứng viên, đối tác, nhà cung cấp hoặc người dùng nền tảng. Các dữ liệu này có thể bao gồm họ tên, số điện thoại, email, địa chỉ, giấy tờ tùy thân, thông tin tài khoản, dữ liệu giao dịch, hồ sơ nhân sự, hình ảnh, thông tin tài chính hoặc các dữ liệu khác có khả năng xác định một cá nhân cụ thể.

Trước yêu cầu ngày càng chặt chẽ về bảo vệ dữ liệu cá nhân, doanh nghiệp cần có chính sách rõ ràng để kiểm soát việc thu thập, sử dụng, chia sẻ, lưu trữ và bảo mật dữ liệu. Vì vậy, dịch vụ xây dựng chính sách bảo vệ dữ liệu cá nhân là giải pháp cần thiết giúp doanh nghiệp chuẩn hóa hệ thống tuân thủ, hạn chế rủi ro pháp lý và nâng cao mức độ tin cậy với khách hàng, người lao động, đối tác và nhà đầu tư.

Chính sách bảo vệ dữ liệu cá nhân là gì?

Chính sách bảo vệ dữ liệu cá nhân là văn bản quy định các nguyên tắc, phạm vi, trách nhiệm, quy trình và biện pháp mà doanh nghiệp áp dụng khi xử lý dữ liệu cá nhân.

Chính sách này thường bao gồm hai nhóm:

Thứ nhất, chính sách nội bộ, áp dụng cho ban lãnh đạo, nhân sự, phòng kinh doanh, marketing, chăm sóc khách hàng, kế toán, IT và các bộ phận có tiếp cận dữ liệu cá nhân.

Thứ hai, chính sách công khai, thường thể hiện dưới dạng Chính sách quyền riêng tư, Chính sách bảo vệ dữ liệu cá nhân hoặc Privacy Policy trên website, ứng dụng, nền tảng, hợp đồng hoặc biểu mẫu giao dịch với khách hàng.

Một chính sách bảo vệ dữ liệu cá nhân hiệu quả không chỉ là tài liệu mang tính hình thức, mà cần phản ánh đúng thực tế doanh nghiệp đang xử lý loại dữ liệu nào, xử lý vì mục đích gì, lưu trữ ở đâu, chia sẻ cho bên nào, kiểm soát ra sao và xử lý thế nào khi có yêu cầu hoặc sự cố phát sinh.

Vì sao doanh nghiệp cần sử dụng dịch vụ xây dựng chính sách bảo vệ dữ liệu cá nhân?

Nhiều doanh nghiệp hiện nay có thu thập dữ liệu cá nhân nhưng chưa có hệ thống chính sách và quy trình đầy đủ. Dữ liệu có thể đang được lưu trong email, file excel, phần mềm CRM, phần mềm nhân sự, nền tảng quảng cáo, hệ thống website, ứng dụng, tài khoản cloud hoặc được chia sẻ cho nhiều bên thứ ba khác nhau.

Nếu không có chính sách rõ ràng, doanh nghiệp có thể gặp các rủi ro như:

Thu thập dữ liệu cá nhân nhưng chưa có thông báo phù hợp;
Sử dụng dữ liệu sai mục đích hoặc vượt quá phạm vi đã thông báo;
Không có cơ chế ghi nhận sự đồng ý của chủ thể dữ liệu;
Không kiểm soát được việc nhân sự nội bộ truy cập, sao chép hoặc chia sẻ dữ liệu;
Chưa có thỏa thuận xử lý dữ liệu với nhà cung cấp, đối tác, bên thứ ba;
Không có quy trình tiếp nhận yêu cầu chỉnh sửa, xóa, rút lại đồng ý của chủ thể dữ liệu;
Lúng túng khi xảy ra sự cố lộ, mất, truy cập trái phép hoặc gửi nhầm dữ liệu cá nhân.

Do đó, sử dụng dịch vụ xây dựng chính sách bảo vệ dữ liệu cá nhân giúp doanh nghiệp có một bộ tài liệu được thiết kế phù hợp với thực tế vận hành, thay vì chỉ sử dụng mẫu chung không sát với mô hình kinh doanh.

Nội dung dịch vụ xây dựng chính sách bảo vệ dữ liệu cá nhân của Justeps

Justeps hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng chính sách bảo vệ dữ liệu cá nhân theo hướng thực tế, dễ áp dụng và phù hợp với hoạt động kinh doanh của từng doanh nghiệp.

Phạm vi dịch vụ có thể bao gồm:

1. Rà soát hiện trạng xử lý dữ liệu cá nhân

Justeps hỗ trợ doanh nghiệp rà soát các hoạt động đang có liên quan đến dữ liệu cá nhân, bao gồm:

Doanh nghiệp đang thu thập những loại dữ liệu nào;
Dữ liệu được thu thập từ khách hàng, người lao động, ứng viên, đối tác hay người dùng;
Dữ liệu được thu thập qua kênh nào: website, form, hợp đồng, phần mềm, email, mạng xã hội, ứng dụng;
Bộ phận nào đang tiếp cận và sử dụng dữ liệu;
Dữ liệu có được chia sẻ cho bên thứ ba hay không;
Dữ liệu có được lưu trữ hoặc chuyển ra nước ngoài hay không;
Doanh nghiệp đã có chính sách, biểu mẫu, thông báo và quy trình liên quan hay chưa.

Đây là bước nền tảng để xác định doanh nghiệp còn thiếu gì và cần xây dựng chính sách theo hướng nào.

2. Xây dựng chính sách bảo vệ dữ liệu cá nhân nội bộ

Justeps hỗ trợ soạn chính sách bảo vệ dữ liệu cá nhân áp dụng trong nội bộ doanh nghiệp. Chính sách này giúp các phòng ban hiểu rõ trách nhiệm khi xử lý dữ liệu cá nhân.

Nội dung chính sách thường bao gồm:

Nguyên tắc xử lý dữ liệu cá nhân;
Phạm vi dữ liệu được xử lý;
Mục đích xử lý dữ liệu;
Phân quyền truy cập dữ liệu;
Trách nhiệm của từng bộ phận;
Quy định về lưu trữ, bảo mật, chia sẻ dữ liệu;
Quy định về xử lý yêu cầu của chủ thể dữ liệu;
Quy trình xử lý sự cố dữ liệu cá nhân;
Chế tài nội bộ khi vi phạm chính sách.

3. Xây dựng Chính sách quyền riêng tư/Privacy Policy

Đối với doanh nghiệp có website, ứng dụng, nền tảng hoặc kênh thu thập thông tin khách hàng, Justeps hỗ trợ xây dựng Chính sách quyền riêng tư hoặc Privacy Policy để công khai cho người dùng.

Chính sách này thường làm rõ:

Doanh nghiệp thu thập dữ liệu gì;
Mục đích thu thập và xử lý dữ liệu;
Thời gian lưu trữ dữ liệu;
Các bên có thể được chia sẻ dữ liệu;
Quyền của chủ thể dữ liệu;
Cách thức liên hệ để thực hiện quyền;
Biện pháp bảo vệ dữ liệu cá nhân;
Cơ chế cập nhật chính sách.

4. Soạn thông báo xử lý dữ liệu cá nhân và biểu mẫu chấp thuận

Ngoài chính sách chung, doanh nghiệp thường cần có các thông báo và biểu mẫu riêng cho từng hoạt động cụ thể.

Justeps có thể hỗ trợ soạn:

Thông báo xử lý dữ liệu cá nhân cho khách hàng;
Thông báo xử lý dữ liệu cá nhân cho người lao động;
Thông báo xử lý dữ liệu cá nhân cho ứng viên;
Mẫu chấp thuận xử lý dữ liệu cá nhân;
Mẫu chấp thuận nhận thông tin marketing;
Mẫu chấp thuận chia sẻ dữ liệu cho bên thứ ba;
Mẫu rút lại sự đồng ý hoặc yêu cầu hạn chế xử lý dữ liệu.

5. Xây dựng quy trình xử lý yêu cầu của chủ thể dữ liệu

Doanh nghiệp cần có quy trình rõ ràng để tiếp nhận và xử lý các yêu cầu liên quan đến dữ liệu cá nhân, ví dụ yêu cầu truy cập, chỉnh sửa, xóa dữ liệu, rút lại sự đồng ý hoặc hạn chế xử lý dữ liệu.

Justeps hỗ trợ xây dựng quy trình gồm:

Đầu mối tiếp nhận yêu cầu;
Cách xác minh danh tính người yêu cầu;
Cách phân loại yêu cầu;
Thời hạn xử lý nội bộ;
Bộ phận chịu trách nhiệm phản hồi;
Mẫu phản hồi yêu cầu của chủ thể dữ liệu;
Cách lưu trữ hồ sơ xử lý yêu cầu.

6. Xây dựng quy trình xử lý sự cố dữ liệu cá nhân

Sự cố dữ liệu cá nhân có thể xảy ra do lỗi kỹ thuật, lỗi nhân sự, tấn công mạng, gửi nhầm email, mất thiết bị, truy cập trái phép hoặc nhà cung cấp bên ngoài xử lý dữ liệu không đúng cam kết.

Justeps hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng quy trình xử lý sự cố, bao gồm:

Cách phát hiện và ghi nhận sự cố;
Cơ chế báo cáo nội bộ;
Phân loại mức độ rủi ro;
Biện pháp khắc phục ban đầu;
Cơ chế thông báo cho cơ quan có thẩm quyền hoặc chủ thể dữ liệu nếu cần;
Mẫu biên bản ghi nhận sự cố;
Mẫu báo cáo sự cố dữ liệu cá nhân;
Phân công trách nhiệm giữa pháp lý, IT, nhân sự, vận hành và ban lãnh đạo.

7. Rà soát hợp đồng và thỏa thuận với bên thứ ba

Trong thực tế, doanh nghiệp thường chia sẻ dữ liệu cá nhân cho các bên như agency marketing, nhà cung cấp phần mềm, đơn vị kế toán, công ty nhân sự, đơn vị vận chuyển, cổng thanh toán, nhà cung cấp cloud hoặc đối tác dịch vụ.

Justeps hỗ trợ rà soát và bổ sung:

Điều khoản bảo vệ dữ liệu cá nhân trong hợp đồng;
Thỏa thuận xử lý dữ liệu cá nhân với bên thứ ba;
Nghĩa vụ bảo mật và giới hạn mục đích sử dụng;
Nghĩa vụ thông báo khi xảy ra sự cố;
Trách nhiệm hoàn trả, xóa hoặc hủy dữ liệu sau khi chấm dứt hợp đồng;
Cơ chế bồi thường thiệt hại khi vi phạm nghĩa vụ bảo vệ dữ liệu.

Quy trình triển khai dịch vụ tại Justeps

Bước 1: Tiếp nhận nhu cầu và thông tin doanh nghiệp

Justeps làm việc với doanh nghiệp để hiểu mô hình kinh doanh, ngành nghề, quy mô nhân sự, hệ thống phần mềm, kênh thu thập dữ liệu và các loại dữ liệu cá nhân đang xử lý.

Bước 2: Rà soát hiện trạng và xác định khoảng trống

Justeps rà soát tài liệu hiện có, bao gồm hợp đồng, biểu mẫu, website, chính sách nội bộ, quy trình nhân sự, quy trình khách hàng và các thỏa thuận với bên thứ ba.

Bước 3: Đề xuất bộ tài liệu cần xây dựng

Trên cơ sở hiện trạng, Justeps đề xuất danh mục tài liệu cần xây dựng hoặc điều chỉnh, phù hợp với nhu cầu thực tế của doanh nghiệp.

Bước 4: Soạn thảo chính sách và tài liệu liên quan

Justeps tiến hành soạn thảo chính sách bảo vệ dữ liệu cá nhân, thông báo xử lý dữ liệu, biểu mẫu chấp thuận, quy trình xử lý yêu cầu, quy trình xử lý sự cố và các điều khoản liên quan trong hợp đồng.

Bước 5: Hoàn thiện và hướng dẫn áp dụng

Sau khi thống nhất nội dung, Justeps hỗ trợ doanh nghiệp hoàn thiện bộ tài liệu và hướng dẫn cách áp dụng trong hoạt động nội bộ, website, hợp đồng, nhân sự, marketing và làm việc với bên thứ ba.

Kết quả doanh nghiệp nhận được khi sử dụng dịch vụ xây dựng chính sách bảo vệ dữ liệu cá nhân tại Justeps

Tùy theo phạm vi dịch vụ, doanh nghiệp có thể nhận được:

Báo cáo rà soát hiện trạng xử lý dữ liệu cá nhân;
Danh mục dữ liệu cá nhân đang xử lý;
Chính sách bảo vệ dữ liệu cá nhân nội bộ;
Chính sách quyền riêng tư/Privacy Policy;
Thông báo xử lý dữ liệu cá nhân;
Biểu mẫu chấp thuận xử lý dữ liệu cá nhân;
Quy trình xử lý yêu cầu của chủ thể dữ liệu;
Quy trình xử lý sự cố dữ liệu cá nhân;
Mẫu biên bản ghi nhận sự cố dữ liệu;
Thỏa thuận xử lý dữ liệu cá nhân với bên thứ ba;
Điều khoản bảo vệ dữ liệu cá nhân để bổ sung vào hợp đồng;
Hướng dẫn triển khai áp dụng cho các bộ phận liên quan.

Doanh nghiệp nào nên sử dụng dịch vụ này?

Dịch vụ xây dựng chính sách bảo vệ dữ liệu cá nhân phù hợp với:

Doanh nghiệp có website, ứng dụng hoặc nền tảng thu thập dữ liệu người dùng;
Doanh nghiệp thương mại điện tử, giáo dục, y tế, tài chính, bảo hiểm, bất động sản, tuyển dụng, logistics, bán lẻ;
Doanh nghiệp có hoạt động marketing, telesales, email marketing hoặc chăm sóc khách hàng;
Doanh nghiệp xử lý nhiều dữ liệu nhân sự, ứng viên, khách hàng hoặc đối tác;
Doanh nghiệp sử dụng CRM, ERP, HRM, cloud, phần mềm quản lý khách hàng hoặc cổng thanh toán;
Doanh nghiệp có đối tác, nhà cung cấp, công ty mẹ hoặc máy chủ ở nước ngoài;
Doanh nghiệp đang chuẩn hóa hệ thống pháp lý nội bộ, hợp đồng và quy trình vận hành.

Liên hệ dịch vụ xây dựng chính sách bảo vệ dữ liệu cá nhân

Chính sách bảo vệ dữ liệu cá nhân là nền tảng quan trọng để doanh nghiệp kiểm soát rủi ro pháp lý, bảo vệ dữ liệu của khách hàng, người lao động, đối tác và nâng cao mức độ tin cậy trong quá trình vận hành.

Thay vì sử dụng một mẫu chính sách chung chung, doanh nghiệp nên xây dựng chính sách dựa trên mô hình kinh doanh, loại dữ liệu đang xử lý, hệ thống phần mềm đang sử dụng và các bên thứ ba có liên quan.

Justeps cung cấp dịch vụ xây dựng chính sách bảo vệ dữ liệu cá nhân cho doanh nghiệp, bao gồm rà soát hiện trạng, soạn chính sách, chuẩn hóa biểu mẫu, xây dựng quy trình và hướng dẫn triển khai áp dụng trong thực tế.

Liên hệ Justeps để được tư vấn dịch vụ xây dựng chính sách bảo vệ dữ liệu cá nhân phù hợp với doanh nghiệp của bạn.

📞 Hotline/Zalo: 096.172.2607

📩 Email: info@justepslegal.com

🌐 Website: justepslegal.com

🌐 Page: Justeps