HƯỚNG DẪN CẬP NHẬT, BỔ SUNG NGÀNH NGHỀ KINH DOANH THEO QUYẾT ĐỊNH MỚI

Từ khi Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam mới được ban hành tại Quyết định 36/2025/QĐ-TTg và có hiệu lực từ ngày 15/11/2025, nhiều doanh nghiệp phát sinh nhu cầu rà soát lại danh mục ngành, nghề kinh doanh đã đăng ký trước đây để cập nhật theo mã ngành, tên ngành và nội dung mô tả mới. Quyết định này đồng thời thay thế Quyết định 27/2018/QĐ-TTg trước đó.

Trong thực tế xử lý hồ sơ tại một số Phòng Đăng ký kinh doanh, hiện đang ghi nhận 2 cách làm phổ biến khi doanh nghiệp thực hiện cập nhật ngành nghề trên Mẫu số 12 theo Thông tư 68/2025/TT-BTC. Mẫu số 12 là biểu mẫu dùng để đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp, thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp, đồng thời cũng được dùng trong trường hợp bổ sung, cập nhật thông tin đăng ký doanh nghiệp.

Vì sao doanh nghiệp phải rà soát lại ngành nghề kinh doanh?

Khi hệ thống mã ngành thay đổi, một số ngành nghề cũ có thể rơi vào các trường hợp như: đổi mã ngành, đổi tên ngành, tách ngành, gộp ngành, sửa lại mô tả chi tiết hoặc bị thay thế hoàn toàn bằng cách phân loại mới. Khi đó, nếu doanh nghiệp tiếp tục dùng danh mục cũ thì hồ sơ đăng ký thay đổi khác về sau có thể bị yêu cầu chỉnh sửa, đồng bộ lại danh mục ngành nghề theo hệ thống mới. Căn cứ pháp lý chính hiện nay là Quyết định 36/2025/QĐ-TTg và bộ biểu mẫu đăng ký doanh nghiệp ban hành kèm Thông tư 68/2025/TT-BTC.

Nói cách khác, việc cập nhật ngành nghề không chỉ để “đúng mẫu”, mà còn để:

Đồng bộ hồ sơ đăng ký doanh nghiệp với hệ thống mã ngành đang có hiệu lực;
Tránh bị trả hồ sơ khi thực hiện các thủ tục thay đổi khác;
Bảo đảm thông tin ngành nghề trên Cổng thông tin quốc gia phản ánh đúng phạm vi hoạt động doanh nghiệp đang dự kiến triển khai.

Phương án xử lý thực hiện cập nhật thay đổi ngành nghề kinh doanh theo quyết định mới

Qua quá trình thực hiện hồ sơ tại một số tỉnh, thành phố, chuyên viên đăng ký kinh doanh hiện đang tiếp nhận theo 2 hướng chính.

PHƯƠNG ÁN 1: GỘP TOÀN BỘ NGÀNH NGHỀ CŨ VÀO MỤC “BỎ”, SAU ĐÓ BỔ SUNG LẠI NGÀNH NGHỀ MỚI TƯƠNG ỨNG

Đây là cách làm theo hướng “xóa danh mục cũ – nhập danh mục mới”. Tức là toàn bộ ngành nghề cũ bị thay thế hoặc sửa đổi sẽ được đưa vào phần bỏ ngành, nghề kinh doanh, sau đó doanh nghiệp liệt kê lại toàn bộ ngành nghề đã được cập nhật theo mã ngành và tên ngành mới vào phần bổ sung ngành, nghề kinh doanh.

Không có mô tả ảnh.

Thông báo hướng dẫn Sở Tài chính về việc cập nhật bổ sung ngành nghề theo Phương án 1

Cách điền trên Mẫu số 12

Tại Mục A:

Phần Bỏ ngành, nghề kinh doanh: ghi toàn bộ ngành nghề cũ đang không còn phù hợp theo hệ thống mới;
Phần Bổ sung ngành, nghề kinh doanh: ghi lại toàn bộ ngành nghề mới tương ứng sau khi đã chuẩn hóa theo mã ngành hiện hành.

Tại Mục B: để trống hoặc xóa bỏ nếu không có thông tin cập nhật điều chỉnh nào.

Tải mẫu 12 tại: Mẫu 12. Giấy đề nghị đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp/Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp

Khi nào nên áp dụng?

Phương án này thường phù hợp khi:

doanh nghiệp muốn làm sạch danh mục ngành nghề một lần;
số lượng ngành nghề cần sửa đổi nhiều;
nhiều ngành nghề cùng lúc bị thay mã, đổi tên, đổi mô tả;
chuyên viên tiếp nhận hồ sơ địa phương có xu hướng ưu tiên cách xử lý đơn giản, dễ đối chiếu.

Ưu điểm phương án 1

Ưu điểm lớn nhất là dễ làm, dễ nhìn, dễ rà soát. Hồ sơ thể hiện rất rõ: bỏ cái cũ và đăng ký lại cái mới. Trong những trường hợp danh mục ngành nghề của doanh nghiệp trước đây khá dài, phương án này giúp chuyên viên tiếp nhận dễ kiểm tra hơn, đặc biệt khi việc thay đổi không chỉ là sửa 1–2 dòng mà là cập nhật gần như toàn bộ hệ thống ngành nghề đang có.

Hạn chế phương án 1

Điểm cần lưu ý là vì hồ sơ thể hiện nội dung bỏ và bổ sung, nên về mặt biên bản họp, nghị quyết/quyết định nội bộ, doanh nghiệp cũng nên thể hiện rõ việc chấp thuận bỏ danh mục cũ và bổ sung danh mục mới tương ứng. Nếu hồ sơ nội bộ chỉ nói chung chung là “cập nhật theo quy định mới” nhưng không phản ánh việc bỏ/bổ sung, một số nơi có thể yêu cầu chỉnh lại cho đồng nhất.

PHƯƠNG ÁN 2: TÁCH RÕ PHẦN “CẬP NHẬT – ĐIỀU CHỈNH” VÀ PHẦN “BỔ SUNG MỚI”

Bản chất của phương án này

Đây là cách làm theo hướng kỹ thuật chính xác hơn: ngành nghề nào chỉ bị sửa mã, sửa tên, sửa mô tả thì ghi vào phần cập nhật, điều chỉnh ngành, nghề kinh doanh; ngành nghề nào bị bỏ hẳn hoặc doanh nghiệp muốn đăng ký thêm hoàn toàn mới thì mới đưa vào phần bổ sung ở Mục A.

Cách điền trên Mẫu số 12

Tại Mục B – Cập nhật, điều chỉnh ngành nghề kinh doanh:

Ghi rõ ngành nghề cũ trước khi sửa;
Ghi nội dung ngành nghề mới sau khi sửa.
Có thể lập bảng chi tiết ghi rõ ngành trước và sau khi cập nhật.

Hướng dẫn cách điền Mục B mẫu 12

Tại Mục A:

Chỉ dùng cho trường hợp bổ sung ngành nghề hoàn toàn mới;
Hoặc bỏ ngành nghề không còn nhu cầu duy trì;
Hoặc bổ sung lại ngành nghề tương ứng trong trường hợp thực tế chuyên viên yêu cầu tách riêng.

Khi nào nên áp dụng?

Phương án này phù hợp khi:

Doanh nghiệp chỉ sửa một số ngành nghề nhất định;
Cần thể hiện rõ logic “ngành nào sửa từ đâu sang đâu”;
Số lượng ngành nghề thay đổi không quá lớn;
Doanh nghiệp muốn hồ sơ phản ánh đúng bản chất là “cập nhật” chứ không phải “bỏ toàn bộ rồi đăng ký lại”.

Ưu điểm phương án 2

Ưu điểm là hồ sơ chặt chẽ, thể hiện đúng bản chất kỹ thuật pháp lý. Nếu ngành nghề chỉ bị đổi mã hoặc đổi tên, thì dùng Mục B sẽ hợp lý hơn vì đây chính là nội dung “cập nhật, điều chỉnh”. Cách này cũng giúp doanh nghiệp giữ được logic lịch sử của ngành nghề, tránh cảm giác như đã xóa toàn bộ ngành nghề cũ rồi đăng ký lại từ đầu.

Hạn chế phương án 2

Nhược điểm là khó làm hơn. Người soạn hồ sơ phải đối chiếu chính xác từng ngành nghề cũ với từng ngành nghề mới tương ứng. Nếu mapping không chuẩn, hoặc có ngành nghề cũ thực ra bị tách thành 2–3 ngành mới, hồ sơ dễ bị lúng túng. Một số nơi tiếp nhận hồ sơ cũng có thể vẫn đề nghị chuyển sang phương án 1 để dễ xử lý hơn.

Không có mô tả ảnh.

Thông báo Sở Tài chính về việc cập nhật, sửa đổi ngành nghề kinh doanh theo quyết định mới

Nên chọn phương án nào để tiến hành cập nhật, sửa đổi ngành nghề kinh doanh theo quyết định mới?

Về nguyên tắc thực tiễn, hiện chưa thấy một hướng dẫn hành chính thống nhất công khai nói rằng tất cả hồ sơ bắt buộc phải theo đúng một trong hai cách nêu trên. Vì vậy, đây chủ yếu là vấn đề cách tiếp nhận hồ sơ thực tế tại từng địa phương và cách chuyên viên yêu cầu doanh nghiệp thể hiện trên Mẫu số 12. Mẫu 12 theo Thông tư 68/2025/TT-BTC có cả cấu trúc cho phần bổ sung/bỏ ngành nghề và phần cập nhật, điều chỉnh thông tin, nên về mặt biểu mẫu, cả hai cách đều có cơ sở để vận dụng tùy tình huống.

Có thể tham khảo định hướng lựa chọn như sau:

Nếu doanh nghiệp cập nhật nhiều ngành nghề cùng lúc, muốn hồ sơ gọn, dễ nộp, dễ giải trình: nên ưu tiên Phương án 1.
Nếu doanh nghiệp chỉ sửa một số ngành cụ thể, cần thể hiện rõ sự chuyển đổi từ mã cũ sang mã mới: nên ưu tiên Phương án 2.
Nếu địa phương đã có tiền lệ xử lý theo một hướng nhất định, nên bám sát cách mà chuyên viên tại địa phương đó đang tiếp nhận để tránh bị yêu cầu sửa đi sửa lại.

Lưu ý quan trọng về hồ sơ nội bộ khi thực hiện cập nhật, sửa đổi bổ sung ngành nghề theo quyết định mới

Nếu doanh nghiệp điền tại Mục A của Mẫu 12, tức là có nội dung bỏ ngành nghề hoặc bổ sung ngành nghề, thì hồ sơ nội bộ nên thể hiện tương ứng bằng:

Biên bản họp và Nghị quyết/Quyết định của Hội đồng thành viên, Đại hội đồng cổ đông hoặc Hội đồng quản trị tùy loại hình doanh nghiệp;
hoặc Quyết định của chủ sở hữu đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên.

Tham khảo thêm:

Tải mẫu Quyết định của chủ sở hữu về việc sửa đổi bổ sung ngành nghề kinh doanh: TẠI ĐÂY
Tải mẫu Nghị quyết/Quyết định của Hội đồng thành viên về việc sửa đổi bổ sung ngành nghề kinh doanh: TẠI ĐÂY
Tải mẫu Nghị quyết/Quyết định của ĐHĐCĐ về việc sửa đổi bổ sung ngành nghề kinh doanh: TẠI ĐÂY

Lý do là nội dung tại Mục A về bản chất là quyết định thay đổi phạm vi ngành nghề đăng ký của doanh nghiệp, nên cần có căn cứ nội bộ rõ ràng. Nếu hồ sơ nội bộ không khớp với cách thể hiện trên Mẫu 12, chuyên viên có thể yêu cầu làm lại.

Ngược lại, nếu chỉ sử dụng Mục B để cập nhật, điều chỉnh ngành nghề theo hướng đồng bộ hóa thông tin, thì trên thực tế một số nơi xử lý mềm hơn; tuy nhiên doanh nghiệp vẫn nên ban hành quyết định/hồ sơ nội bộ nêu rõ việc cập nhật ngành nghề theo hệ thống mới để bảo đảm tính thống nhất của bộ hồ sơ.

Khuyến nghị thực tế khi làm hồ sơ cập nhật, bổ sung ngành nghề kinh doanh

Trong bối cảnh mỗi địa phương có thể đang có cách tiếp nhận hơi khác nhau, cách an toàn nhất là:

Rà soát kỹ danh mục ngành nghề theo Quyết định 36/2025/QĐ-TTg;
Chuẩn bị sẵn cả logic hồ sơ theo phương án 1 và phương án 2;
Ưu tiên cách làm mà chuyên viên địa phương đang tiếp nhận ổn định;
Bảo đảm hồ sơ nội bộ, Mẫu 12 và danh mục ngành nghề đính kèm thống nhất tuyệt đối.

Nếu doanh nghiệp thay đổi ít ngành nghề và muốn hồ sơ phản ánh đúng bản chất cập nhật, có thể đi theo phương án 2 Nếu doanh nghiệp thay đổi nhiều ngành nghề hoặc muốn xử lý nhanh, gọn, dễ được tiếp nhận hơn, phương án 1 thường thực dụng hơn.

Liên Hệ Justeps – Bắt Đầu Hành Trình Kinh Doanh Của Bạn Ngay Hôm Nay!

Hãy để Justeps đồng hành cùng bạn trên con đường xây dựng doanh nghiệp. Chúng tôi cam kết hoàn thiện thủ tục nhanh chóng, chuẩn xác, minh bạch cũng như tiết kiệm cho quý khách hàng/

Mọi thông tin yêu cầu tư vấn xin vui lòng liên hệ:

Email: info@justepslegal.com