Dịch vụ xây dựng thang lương bảng lương tại Hà Nội cho doanh nghiệp cần chuẩn hóa hệ thống tiền lương

Thang lương, bảng lương là một trong những hồ sơ quan trọng trong hệ thống lao động tiền lương của doanh nghiệp. Đây không chỉ là tài liệu nội bộ dùng để xác định mức lương cho từng vị trí, mà còn là căn cứ để tuyển dụng, giao kết hợp đồng lao động, trả lương, xét tăng lương, xây dựng quy chế lương thưởng, tính bảo hiểm xã hội và giải trình khi có kiểm tra hoặc tranh chấp lao động.

Tại Hà Nội, nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ vẫn đang trả lương theo kinh nghiệm thực tế, chưa có thang lương, bảng lương rõ ràng hoặc có bảng lương nhưng chưa khớp với hợp đồng lao động, quy chế lương thưởng và bảng tính lương hằng tháng. Điều này khiến doanh nghiệp dễ gặp rủi ro khi người lao động khiếu nại, khi cơ quan bảo hiểm yêu cầu giải trình hoặc khi cơ quan thuế rà soát chi phí tiền lương.

Dịch vụ xây dựng thang lương bảng lương tại Hà Nội của Justeps Legal được thiết kế để hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng một hệ thống tiền lương rõ ràng, dễ áp dụng, phù hợp với quy mô, ngành nghề và cách vận hành thực tế của từng doanh nghiệp.

Vì sao doanh nghiệp tại Hà Nội cần xây dựng thang lương bảng lương

Theo quy định của Bộ luật Lao động 2019, người sử dụng lao động phải xây dựng thang lương, bảng lương và định mức lao động để làm cơ sở tuyển dụng, sử dụng lao động, thỏa thuận mức lương theo công việc hoặc chức danh ghi trong hợp đồng lao động và trả lương cho người lao động.

Như vậy, thang lương, bảng lương không phải là hồ sơ mang tính hình thức. Đây là tài liệu giúp doanh nghiệp chứng minh việc trả lương được xây dựng trên cơ sở có hệ thống, có phân nhóm chức danh, có cấp bậc, có nguyên tắc áp dụng và có sự thống nhất giữa hồ sơ nội bộ với thực tế chi trả.

Đối với doanh nghiệp tại Hà Nội, việc xây dựng thang lương, bảng lương càng cần được rà soát kỹ vì mức lương tối thiểu vùng có sự thay đổi theo từng giai đoạn và địa bàn áp dụng. Doanh nghiệp cần xác định đúng địa bàn hoạt động, mức lương thấp nhất, nhóm chức danh, phụ cấp, KPI và các khoản thu nhập khác để tránh tình trạng bảng lương không còn phù hợp với quy định mới.

Những rủi ro nếu doanh nghiệp chưa có thang lương bảng lương rõ ràng

Một trong những rủi ro phổ biến nhất là mức lương trong hợp đồng lao động không thống nhất với bảng lương nội bộ. Ví dụ, hợp đồng ghi lương cơ bản một mức, bảng tính lương lại chia thành nhiều khoản như phụ cấp, hỗ trợ, KPI, thưởng hiệu quả công việc nhưng không có quy chế giải thích rõ bản chất từng khoản.

Rủi ro thứ hai là doanh nghiệp không có căn cứ rõ ràng để tăng lương, điều chỉnh lương hoặc phân biệt mức lương giữa các vị trí. Khi nhân sự cùng chức danh nhưng nhận mức lương khác nhau, nếu không có tiêu chí về năng lực, kinh nghiệm, cấp bậc hoặc hiệu quả công việc, doanh nghiệp rất khó giải trình khi phát sinh tranh chấp.

Rủi ro thứ ba là các khoản phụ cấp, hỗ trợ, KPI được ghi nhận chưa đúng bản chất. Có doanh nghiệp muốn tách thu nhập thành nhiều khoản để dễ quản lý chi phí, nhưng lại không có quy chế lương thưởng, không có tiêu chí đánh giá KPI, không có quyết định ban hành hoặc không có hồ sơ chứng minh khoản chi. Khi đó, doanh nghiệp có thể gặp vướng mắc khi tính bảo hiểm xã hội, thuế thu nhập cá nhân hoặc chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp.

Rủi ro thứ tư là bảng lương cũ không còn phù hợp với mức lương tối thiểu vùng mới. Từ năm 2026, mức lương tối thiểu vùng được điều chỉnh, trong khi Hà Nội có địa bàn áp dụng theo vùng khác nhau. Nếu doanh nghiệp không rà soát lại, mức lương thấp nhất trong hệ thống có thể không còn phù hợp với địa bàn hoạt động thực tế.

Khi nào doanh nghiệp nên sử dụng dịch vụ xây dựng thang lương bảng lương

Doanh nghiệp nên xây dựng hoặc rà soát lại thang lương, bảng lương khi mới thành lập và bắt đầu tuyển dụng nhân sự. Việc chuẩn hóa ngay từ đầu giúp doanh nghiệp dễ ký hợp đồng lao động, dễ tính lương, dễ quản lý phụ cấp và hạn chế phải sửa lại toàn bộ hồ sơ khi quy mô nhân sự tăng lên.

Doanh nghiệp cũng nên sử dụng dịch vụ này khi đã hoạt động một thời gian nhưng chưa có bộ hồ sơ lao động tiền lương đầy đủ. Đây là tình huống rất phổ biến ở các doanh nghiệp nhỏ, công ty gia đình, công ty thiết kế, xây dựng, thương mại, dịch vụ, nhà hàng, khách sạn, logistics, giáo dục, tư vấn và các doanh nghiệp có nhiều nhóm nhân sự khác nhau.

Ngoài ra, doanh nghiệp nên rà soát lại thang lương, bảng lương khi chuẩn bị tham gia bảo hiểm xã hội cho nhân sự, khi thay đổi mức lương tối thiểu vùng, khi xây dựng chính sách KPI, khi mở rộng phòng ban, khi có tranh chấp lao động hoặc khi cần hoàn thiện hồ sơ để làm việc với cơ quan lao động, bảo hiểm, thuế, kiểm toán, nhà đầu tư hoặc đối tác.

Justeps trợ xây dựng thang lương bảng lương như thế nào

Justeps không xây dựng bảng lương theo mẫu chung cho mọi doanh nghiệp. Chúng tôi bắt đầu từ việc tìm hiểu mô hình hoạt động, số lượng nhân sự, ngành nghề kinh doanh, cơ cấu phòng ban, chức danh thực tế, mức lương đang trả, cách tính phụ cấp, cơ chế KPI và các khoản thu nhập khác của doanh nghiệp.

Sau khi tiếp nhận thông tin, Justeps rà soát sự thống nhất giữa hợp đồng lao động, bảng lương hằng tháng, quy chế lương thưởng, nội quy lao động, chính sách phụ cấp và cách doanh nghiệp đang thực hiện trên thực tế. Từ đó, chúng tôi chỉ ra các điểm chưa phù hợp, các khoản cần làm rõ bản chất và các nội dung cần điều chỉnh trước khi ban hành thang lương, bảng lương.

Trên cơ sở kết quả rà soát, Justeps thiết kế thang lương, bảng lương theo từng nhóm chức danh phù hợp với doanh nghiệp. Ví dụ, doanh nghiệp có thể được chia thành nhóm quản lý, nhóm hành chính văn phòng, nhóm kinh doanh, nhóm marketing, nhóm kế toán, nhóm thiết kế, nhóm kỹ thuật, nhóm vận hành, nhóm sản xuất, nhóm thi công hoặc các vị trí đặc thù khác.

Đối với mỗi nhóm chức danh, chúng tôi đề xuất mức lương theo bậc hoặc theo cấp độ công việc, bảo đảm có sự phân biệt hợp lý giữa nhân sự mới, nhân sự có kinh nghiệm, nhân sự chuyên môn chính, trưởng nhóm, quản lý và các vị trí chịu trách nhiệm cao hơn. Cách thiết kế này giúp doanh nghiệp dễ áp dụng khi tuyển dụng, xét tăng lương hoặc điều chuyển vị trí.

Hồ sơ doanh nghiệp nhận được sau khi sử dụng dịch vụ

Tùy theo nhu cầu thực tế, Justeps Legal có thể bàn giao cho doanh nghiệp bộ hồ sơ gồm thang lương, bảng lương theo chức danh, quyết định ban hành thang lương bảng lương, quy chế hoặc hướng dẫn áp dụng thang lương bảng lương, phụ lục giải thích các khoản thu nhập, nguyên tắc áp dụng phụ cấp, nguyên tắc đánh giá KPI và mẫu thông báo công khai nội bộ.

Trường hợp doanh nghiệp đã có sẵn hợp đồng lao động, quy chế lương thưởng hoặc bảng lương hằng tháng, Justeps Legal có thể rà soát và đề xuất chỉnh sửa để các tài liệu này thống nhất với nhau. Đây là bước rất quan trọng vì nhiều doanh nghiệp có bảng lương nhưng lại không khớp với hợp đồng lao động hoặc không có căn cứ để giải thích khoản phụ cấp, khoản hỗ trợ và khoản thưởng KPI.

Nếu doanh nghiệp cần, Justeps Legal có thể hỗ trợ xây dựng đồng bộ cả bộ hồ sơ lao động tiền lương, bao gồm hợp đồng lao động, hợp đồng thử việc, quy chế lương thưởng, nội quy lao động, quyết định ban hành bảng lương, bảng mô tả công việc cơ bản, tiêu chí đánh giá KPI và checklist hồ sơ nhân sự.

Cách xây dựng thang lương bảng lương phù hợp với từng quy mô doanh nghiệp

Đối với doanh nghiệp nhỏ có dưới 10 nhân sự, thang lương, bảng lương nên được thiết kế đơn giản, dễ hiểu và dễ áp dụng. Doanh nghiệp không cần xây quá nhiều bậc lương phức tạp, nhưng vẫn cần thể hiện rõ nhóm chức danh, mức lương tối thiểu, nguyên tắc tăng lương và cách áp dụng phụ cấp hoặc KPI.

Đối với doanh nghiệp có từ 10 đến 50 nhân sự, bảng lương nên được chia theo phòng ban hoặc nhóm chức năng. Ở quy mô này, doanh nghiệp thường đã có sự khác biệt giữa nhân sự văn phòng, nhân sự kinh doanh, nhân sự kỹ thuật, nhân sự vận hành và cấp quản lý. Nếu không có hệ thống thang lương rõ ràng, việc tăng lương hoặc trả thưởng rất dễ bị cảm tính.

Đối với doanh nghiệp có trên 50 nhân sự, thang lương, bảng lương cần được xây dựng bài bản hơn, có nhóm ngạch lương, bậc lương, tiêu chí xếp bậc, điều kiện điều chỉnh lương và quy trình phê duyệt. Việc này giúp doanh nghiệp quản trị quỹ lương tốt hơn, đồng thời tạo nền tảng cho hệ thống đánh giá hiệu quả công việc và chính sách nhân sự dài hạn.

Chi phí dịch vụ xây dựng thang lương bảng lương tại Hà Nội

Chi phí dịch vụ xây dựng thang lương bảng lương tại Hà Nội phụ thuộc vào quy mô nhân sự, số lượng chức danh, mức độ phức tạp của hệ thống tiền lương và phạm vi hồ sơ doanh nghiệp cần Justeps Legal hỗ trợ.

Đối với doanh nghiệp nhỏ, ít chức danh, chưa có nhiều phòng ban và chỉ cần xây dựng thang lương, bảng lương cơ bản kèm quyết định ban hành, chi phí dịch vụ thường từ 10.000.000 đồng đến 15.000.000 đồng.

Đối với doanh nghiệp có nhiều nhóm vị trí, cần rà soát hợp đồng lao động, bảng lương hiện tại, phụ cấp, KPI và quy chế lương thưởng trước khi xây dựng lại hệ thống, chi phí dịch vụ thường từ 15.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng.

Đối với doanh nghiệp cần chuẩn hóa toàn bộ hệ thống hồ sơ lao động tiền lương, bao gồm thang lương, bảng lương, quy chế lương thưởng, phụ lục KPI, mẫu hợp đồng lao động, phụ lục hợp đồng, quyết định ban hành và hướng dẫn áp dụng nội bộ, chi phí dịch vụ sẽ được báo giá riêng theo số lượng nhân sự và phạm vi công việc thực tế.

Mức phí trên là chi phí tham khảo để doanh nghiệp dễ hình dung ngân sách ban đầu. Sau khi tiếp nhận thông tin về quy mô, ngành nghề, số lượng chức danh và tình trạng hồ sơ hiện tại, Justeps Legal sẽ gửi báo giá cụ thể, rõ phạm vi công việc, thời gian thực hiện và hồ sơ bàn giao.

Lợi ích khi sử dụng dịch vụ của Justeps Legal

Khi sử dụng dịch vụ xây dựng thang lương bảng lương tại Hà Nội của Justeps Legal, doanh nghiệp có thể chuẩn hóa hệ thống tiền lương theo đúng mô hình vận hành thực tế, thay vì sử dụng một mẫu bảng lương chung chung không phản ánh đúng cách doanh nghiệp đang trả lương.

Doanh nghiệp cũng giảm được rủi ro khi ký hợp đồng lao động, tính lương, tính phụ cấp, áp dụng KPI, tham gia bảo hiểm xã hội và giải trình với cơ quan nhà nước. Một hệ thống lương rõ ràng giúp doanh nghiệp tránh tình trạng hồ sơ mỗi nơi một kiểu, hợp đồng ghi một cách, bảng lương trả một cách và quy chế nội bộ lại quy định theo cách khác.

Quan trọng hơn, thang lương, bảng lương được xây dựng tốt còn giúp ban lãnh đạo kiểm soát chi phí nhân sự, xây dựng lộ trình tăng lương, giữ chân nhân sự có năng lực và tạo sự minh bạch trong quản trị nội bộ.

Câu hỏi thường gặp về dịch vụ xây dựng thang lương bảng lương tại Hà Nội

Doanh nghiệp có bắt buộc phải xây dựng thang lương bảng lương không

Có. Theo Bộ luật Lao động 2019, người sử dụng lao động phải xây dựng thang lương, bảng lương và định mức lao động để làm cơ sở tuyển dụng, sử dụng lao động, thỏa thuận mức lương trong hợp đồng lao động và trả lương cho người lao động.

Doanh nghiệp có phải nộp thang lương bảng lương cho cơ quan nhà nước không

Theo quy định hiện hành, doanh nghiệp không còn phải thực hiện thủ tục gửi thang lương, bảng lương cho cơ quan quản lý nhà nước về lao động như trước đây. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn phải xây dựng, công khai tại nơi làm việc trước khi thực hiện và lưu giữ trong hồ sơ nội bộ để xuất trình, giải trình khi cần thiết.

Doanh nghiệp nhỏ dưới 10 lao động có cần thang lương bảng lương không

Có. Dù quy mô nhỏ, doanh nghiệp vẫn nên có thang lương, bảng lương để làm căn cứ ký hợp đồng lao động, trả lương, tăng lương và quản lý chi phí nhân sự. Với doanh nghiệp nhỏ, bảng lương có thể được thiết kế gọn hơn, không cần quá nhiều bậc hoặc quá nhiều nhóm chức danh.

Thang lương bảng lương có cần khớp với hợp đồng lao động không

Có. Mức lương theo công việc hoặc chức danh trong hợp đồng lao động nên phù hợp với thang lương, bảng lương đã ban hành. Nếu hợp đồng, bảng lương, quy chế lương thưởng và thực tế chi trả không thống nhất, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn khi giải trình hoặc khi phát sinh tranh chấp với người lao động.

Có nên tách lương thành lương cơ bản, phụ cấp và KPI không

Có thể tách, nhưng cần tách đúng bản chất. Lương theo công việc hoặc chức danh, phụ cấp lương, khoản bổ sung khác, KPI và thưởng cần được quy định rõ trong hợp đồng lao động, quy chế lương thưởng hoặc chính sách nội bộ. Nếu tách khoản nhưng không có tiêu chí, không có căn cứ đánh giá hoặc không phản ánh đúng thực tế chi trả, doanh nghiệp có thể gặp rủi ro về lao động, bảo hiểm và thuế.

KPI hằng tháng có nên đưa vào bảng lương không

KPI có thể được ghi nhận trong hệ thống thu nhập của người lao động, nhưng nên có quy chế đánh giá riêng. Doanh nghiệp cần làm rõ KPI là khoản cố định hay khoản biến động theo kết quả công việc, tiêu chí đánh giá là gì, ai có thẩm quyền xác nhận và điều kiện để người lao động được hưởng khoản này.

Khi mức lương tối thiểu vùng thay đổi, doanh nghiệp có phải sửa bảng lương không

Doanh nghiệp cần rà soát lại thang lương, bảng lương để bảo đảm mức lương thấp nhất không thấp hơn mức lương tối thiểu áp dụng tại địa bàn. Nếu bảng lương cũ không còn phù hợp, doanh nghiệp nên ban hành quyết định điều chỉnh hoặc xây dựng lại thang lương, bảng lương mới.

Doanh nghiệp ở Hà Nội áp dụng mức lương tối thiểu vùng nào

Doanh nghiệp cần xác định đúng địa chỉ hoạt động, nơi người lao động làm việc và quy định về địa bàn áp dụng mức lương tối thiểu vùng tại thời điểm xây dựng bảng lương. Đây là điểm cần kiểm tra kỹ, đặc biệt với doanh nghiệp có nhiều chi nhánh, địa điểm kinh doanh hoặc nhân sự làm việc tại nhiều địa bàn.

Justeps Legal có hỗ trợ rà soát bảng lương cũ không

Có. Justeps Legal hỗ trợ rà soát thang lương, bảng lương, hợp đồng lao động, quy chế lương thưởng, phụ cấp, KPI và bảng tính lương hiện tại của doanh nghiệp. Sau khi rà soát, chúng tôi sẽ chỉ ra điểm chưa thống nhất, nội dung có rủi ro và đề xuất phương án điều chỉnh phù hợp.

Thời gian thực hiện dịch vụ là bao lâu

Thông thường, thời gian thực hiện từ 03 đến 07 ngày làm việc tùy theo quy mô doanh nghiệp, số lượng chức danh và phạm vi hồ sơ cần rà soát. Với các doanh nghiệp có hệ thống nhân sự phức tạp hoặc cần xây dựng đồng bộ cả quy chế lương thưởng, KPI và hợp đồng lao động, thời gian thực hiện có thể được thống nhất riêng theo phạm vi công việc.

Justeps Legal cung cấp dịch vụ xây dựng thang lương bảng lương tại Hà Nội

Nếu doanh nghiệp của bạn đang cần xây dựng mới, rà soát hoặc điều chỉnh thang lương, bảng lương tại Hà Nội, Justeps Legal có thể hỗ trợ từ bước kiểm tra hồ sơ hiện tại, tư vấn cấu trúc tiền lương, xây dựng bảng lương theo chức danh đến hoàn thiện bộ hồ sơ ban hành nội bộ.

Một hệ thống tiền lương rõ ràng không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định pháp luật, mà còn giúp quản trị nhân sự minh bạch, kiểm soát chi phí và hạn chế rủi ro trong quá trình vận hành.

Mọi thông tin vui lòng liên hệ:

 Email: info@justepslegal.com

 Website: https://justepslegal.com/

 Page: Justeps

 Hotline (Zalo): 096 172 2607

 Văn phòng: Tầng 12, Tòa Licogi 13, số 164 đường Khuất Duy Tiến, phường Thanh Xuân, Hà Nội, Việt Nam