Thủy Hà Nội – Tư vấn và hoàn thiện toàn diện hệ thống quản trị, tài chính và lao động – tiền lương

Khách hàng: Công ty Cổ phần Xây dựng Công trình Thủy Hà Nội (HAWAPRO)
Lĩnh vực hoạt động: Xây dựng công trình thủy, thủy lợi, giao thông và hạ tầng kỹ thuật
Đơn vị tư vấn: Justeps
Phạm vi dịch vụ: Rà soát, tư vấn, xây dựng và hoàn thiện hệ thống quy chế quản trị nội bộ, tài chính, chi tiêu, tiền lương, KPI và cơ chế phối hợp vận hành.

Tổng quan về khách hàng

Công ty Cổ phần Xây dựng Công trình Thủy Hà Nội (HAWAPRO) là doanh nghiệp được thành lập từ năm 2005, hoạt động trong lĩnh vực xây dựng công trình và phát triển hạ tầng kỹ thuật.

Các lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp bao gồm xây dựng công trình thủy, công trình thủy lợi, giao thông, cảng, công trình trên sông, nạo vét và các hoạt động xây dựng chuyên dụng có liên quan.

Đặc thù hoạt động trong lĩnh vực xây dựng đòi hỏi doanh nghiệp phải tổ chức quản lý đồng thời nhiều nhóm công việc: quản trị doanh nghiệp, quản lý dự án, nhân sự, tài chính, vật tư, tạm ứng, thanh toán, nghiệm thu và kiểm soát chi phí công trình.

Bên cạnh khối văn phòng, quá trình vận hành còn có sự tham gia của các bộ phận kỹ thuật, nhân sự quản lý dự án, chỉ huy công trường và những đơn vị trực tiếp thực hiện công việc.

Vì vậy, việc thiết lập một hệ thống quản trị nội bộ thống nhất, phân định rõ trách nhiệm và bảo đảm sự liên kết giữa các quy chế có ý nghĩa quan trọng đối với hoạt động của doanh nghiệp.

Trong dự án này, Justeps đồng hành cùng Công ty Cổ phần Xây dựng Công trình Thủy Hà Nội trong việc rà soát, xây dựng và hoàn thiện hệ thống quy chế nội bộ, tập trung vào quản trị, tài chính, chi phí, lao động – tiền lương và cơ chế phối hợp giữa các bộ phận.

Bối cảnh và yêu cầu của dự án

Đặc thù quản trị của doanh nghiệp xây dựng

Đối với doanh nghiệp xây dựng, hoạt động quản lý không chỉ giới hạn ở việc điều hành nhân sự và kiểm soát chi phí tại trụ sở chính.

Mỗi công trình có thể phát sinh những nhóm công việc và khoản chi khác nhau, từ chi phí vật tư, nhân công, máy móc, vận chuyển đến các khoản tạm ứng, hoàn ứng, công tác phí và thanh toán cho nhà cung cấp, nhà thầu phụ.

Đồng thời, một nghiệp vụ có thể phải trải qua nhiều bộ phận trước khi được phê duyệt và thực hiện.

Chẳng hạn, việc thanh toán một khoản chi phục vụ công trình có thể liên quan đến bộ phận kỹ thuật, người phụ trách công trường, phòng kế toán và Ban điều hành doanh nghiệp.

Nếu trách nhiệm, thẩm quyền và hồ sơ xử lý không được quy định rõ ràng, doanh nghiệp có thể gặp những khó khăn trong việc kiểm soát chứng từ, xác định người chịu trách nhiệm, đối chiếu chi phí và quản lý tiến độ xử lý công việc.

Yêu cầu chuẩn hóa hệ thống quy chế nội bộ

Trên cơ sở nhu cầu quản trị thực tế, dự án đặt ra yêu cầu xây dựng hệ thống quy chế có sự liên kết giữa nhiều hoạt động của doanh nghiệp.

Các vấn đề trọng tâm bao gồm:

Chuẩn hóa cơ cấu quản lý và phân định thẩm quyền giữa các cấp quản trị.
Xây dựng nguyên tắc quản lý tài chính và kiểm soát chi phí công trình.
Quy định rõ điều kiện tạm ứng, thanh toán và hoàn ứng.
Hoàn thiện cơ chế quản lý tiền lương, hỗ trợ, khoán chi và thu nhập hiệu suất.
Xây dựng hệ thống thang lương, bảng lương và đánh giá KPI.
Thiết lập nguyên tắc phối hợp giữa các phòng ban, bộ phận và đơn vị thực hiện.
Hoàn thiện cơ chế kiểm soát nội bộ, trách nhiệm kiểm tra và phê duyệt.
Chuẩn hóa biểu mẫu, hồ sơ chứng từ phục vụ quản trị và vận hành.

Yêu cầu của dự án không chỉ là hoàn thiện từng quy chế riêng lẻ mà còn bảo đảm sự thống nhất giữa các văn bản, hạn chế chồng chéo và tạo điều kiện để doanh nghiệp áp dụng trong thực tế.

Phương pháp triển khai của Justeps

Khảo sát và trao đổi trực tiếp với Ban Lãnh đạo

Đối với dự án Thủy Hà Nội, Justeps thực hiện phương pháp tư vấn kết hợp giữa rà soát hồ sơ và trao đổi trực tiếp với các bộ phận phụ trách.

Quá trình triển khai bao gồm 03 vòng làm việc trực tiếp với Ban Lãnh đạo và các đầu mối chuyên môn, với sự tham gia của Tổng Giám đốc, Kế toán trưởng, các trưởng bộ phận và những nhân sự phụ trách hoạt động quản lý, tài chính, kế toán, nhân sự và vận hành.

Trong quá trình trao đổi, Justeps tập trung làm rõ phương thức tổ chức công việc thực tế của doanh nghiệp, bao gồm:

Bộ phận nào có trách nhiệm đề xuất và triển khai công việc.
Người nào có trách nhiệm kiểm tra, xác nhận và phê duyệt.
Những loại hồ sơ, chứng từ cần có tại từng bước.
Phương pháp kiểm soát tạm ứng, thanh toán và chi phí.
Trách nhiệm phối hợp giữa khối văn phòng, bộ phận kỹ thuật và các đơn vị công trình.

Việc trao đổi với nhiều cấp quản lý giúp nội dung tư vấn được xây dựng trên cơ sở hoạt động thực tế, thay vì chỉ dựa vào các mẫu quy chế có sẵn.

Rà soát và xác định các nhóm vấn đề cần chuẩn hóa

Trên cơ sở hồ sơ và thông tin thu thập, Justeps tiến hành rà soát hệ thống quản trị theo từng nhóm nghiệp vụ.

Các nội dung được xem xét trong mối liên hệ giữa quy định nội bộ, cơ chế phân quyền, cách thức quản lý tài chính, chế độ tiền lương và quy trình xử lý công việc.

Đặc biệt, Justeps chú trọng những nghiệp vụ có tính liên phòng ban hoặc phát sinh thường xuyên, bởi đây là các hoạt động cần có quy định thống nhất để hạn chế vướng mắc trong quá trình vận hành.

Xây dựng, trao đổi và hoàn thiện hồ sơ

Sau giai đoạn khảo sát, Justeps triển khai xây dựng và điều chỉnh các nhóm quy chế trên cơ sở phương án quản trị đã thống nhất với doanh nghiệp.

Nội dung được trao đổi, rà soát và hoàn thiện qua các vòng làm việc nhằm bảo đảm các quy định không chỉ phù hợp về pháp lý mà còn có khả năng áp dụng.

Kết quả của quá trình tư vấn là bộ hồ sơ quy chế nội bộ được hoàn thiện để doanh nghiệp xem xét ban hành và tổ chức thực hiện.

Các giải pháp tư vấn và sản phẩm của Justeps

Xây dựng quy chế tài chính và quản lý chi phí

Quy chế tài chính là một trong những nhóm hồ sơ trọng tâm của dự án, đặc biệt đối với doanh nghiệp xây dựng thường xuyên phát sinh các khoản chi phục vụ công trình.

Justeps tư vấn xây dựng hệ thống quy định về quản lý tài chính theo hướng xác định rõ nguyên tắc sử dụng nguồn lực, thẩm quyền phê duyệt, trách nhiệm kiểm soát và cơ chế lưu trữ hồ sơ.

Các nhóm nội dung được chú trọng bao gồm:

Quản lý chi phí: Quy định nguyên tắc đề xuất, xem xét và phê duyệt các khoản chi phục vụ hoạt động kinh doanh, quản lý và thi công công trình.

Phân cấp thẩm quyền: Làm rõ trách nhiệm của người đề xuất, người kiểm tra, bộ phận kế toán và cấp có thẩm quyền phê duyệt.

Quản lý chi phí theo công trình: Xem xét đặc thù các khoản chi phát sinh tại công trường, hoạt động thuê ngoài, vật tư, máy móc và chi phí phục vụ triển khai dự án.

Giải pháp hướng tới việc tạo cơ sở thống nhất cho công tác quản lý tài chính, đồng thời hỗ trợ kế toán và Ban điều hành kiểm soát các khoản chi theo nguyên tắc rõ ràng.

Xây dựng quy chế chi tiêu nội bộ

Bên cạnh nguyên tắc quản lý tài chính tổng thể, Justeps tư vấn và hoàn thiện các quy định chi tiết về những khoản chi phát sinh trong hoạt động thường xuyên.

Đối với Thủy Hà Nội, nội dung quy chế chi tiêu được xây dựng có tính đến đặc thù của doanh nghiệp thi công, trong đó việc thực hiện công việc không chỉ diễn ra tại văn phòng mà còn ở công trường và các đơn vị dự án.

Những nhóm nội dung trọng tâm bao gồm:

Chi phí công tác và đi lại phục vụ công việc.
Các khoản chi điện thoại, tiếp khách và phục vụ giao dịch.
Chi phí vận hành công trường, đơn vị phụ thuộc và các bộ phận chuyên môn.
Các khoản tạm ứng, khoán chi và hoàn ứng.
Điều kiện đề nghị thanh toán và bộ hồ sơ chứng từ kèm theo.
Nguyên tắc xác nhận, kiểm tra và phê duyệt chi phí.

Việc xây dựng quy chế chi tiêu nội bộ giúp phân định rõ những khoản chi thuộc trách nhiệm của doanh nghiệp, điều kiện thanh toán và cơ chế kiểm soát đối với các khoản chi phục vụ công việc.

Xây dựng thang lương, bảng lương và quy chế tiền lương

Đối với hệ thống quản trị nhân sự, Justeps tư vấn hoàn thiện cơ cấu tiền lương và các quy định liên quan đến chế độ thu nhập của người lao động.

Phương án được xây dựng có tính đến sự khác biệt giữa các nhóm chức danh quản lý, khối văn phòng, nhân sự kỹ thuật, quản lý dự án và những vị trí làm việc tại công trường.

Các nội dung chính bao gồm:

Thang lương, bảng lương: Xây dựng hệ thống mức lương theo nhóm chức danh và bậc lương, phục vụ việc tuyển dụng, xếp lương, điều chỉnh lương và quản lý chi phí nhân sự.

Quy chế tiền lương: Quy định nguyên tắc tính lương, kỳ trả lương, hình thức thanh toán, các khoản thu nhập, hỗ trợ, thưởng và trách nhiệm của các bộ phận liên quan.

Cơ cấu thu nhập: Tư vấn phương án phân định tiền lương theo công việc, các khoản hỗ trợ và thu nhập gắn với kết quả công việc.

Các khoản khoán chi: Làm rõ điều kiện, nguyên tắc và căn cứ thanh toán các khoản khoán phục vụ hoạt động chuyên môn và quản lý.

Cơ sở pháp lý: Rà soát sự phù hợp giữa chính sách tiền lương, hợp đồng lao động và các nghĩa vụ liên quan đến bảo hiểm xã hội, thuế thu nhập cá nhân.

Giải pháp được xây dựng theo hướng tạo sự thống nhất giữa chính sách tiền lương và phương pháp chi trả thực tế, đồng thời đáp ứng yêu cầu quản trị nhân sự của doanh nghiệp xây dựng.

Xây dựng quy chế đánh giá KPI

Bên cạnh hệ thống tiền lương, Justeps tham gia xây dựng quy chế đánh giá hiệu suất công việc nhằm tạo cơ sở quản lý kết quả thực hiện nhiệm vụ và xác định các khoản thu nhập liên quan.

Quy chế KPI tập trung vào phương pháp đánh giá, nguyên tắc chấm điểm, thẩm quyền xác nhận và cơ chế áp dụng kết quả.

Các nhóm nội dung gồm:

Nguyên tắc xác định chỉ tiêu đánh giá theo chức danh, bộ phận.
Xây dựng hệ thống tiêu chí và thang điểm KPI.
Phương pháp tổng hợp kết quả đánh giá.
Quy định về tài liệu, dữ liệu và căn cứ xác nhận kết quả.
Thẩm quyền đánh giá, kiểm tra và phê duyệt.
Cơ chế liên kết giữa kết quả KPI và chính sách thu nhập hiệu suất.

Đối với doanh nghiệp xây dựng, việc đánh giá hiệu quả công việc cần cân nhắc sự khác biệt giữa các nhóm nhân sự quản lý, hành chính, kế toán, kỹ thuật và thực hiện dự án.

Do đó, Justeps hướng tới phương pháp đánh giá có cơ sở, phù hợp với chức năng công việc và có thể thực hiện trong quá trình quản lý nhân sự hàng tháng.

Xây dựng quy chế kiểm soát nội bộ

Một nội dung quan trọng khác của dự án là thiết lập cơ chế kiểm soát và giám sát đối với những nghiệp vụ phát sinh trong quá trình vận hành.

Justeps tư vấn xây dựng quy chế kiểm soát nội bộ theo hướng phân định trách nhiệm giữa các cấp quản lý, bộ phận chuyên môn và cá nhân tham gia xử lý công việc.

Các hoạt động được chú trọng bao gồm:

Kiểm soát việc đề xuất và phê duyệt công việc.
Kiểm soát chứng từ và hồ sơ thanh toán.
Kiểm tra trách nhiệm trong quản lý tài sản, vật tư và chi phí.
Theo dõi việc tuân thủ các quy định nội bộ.
Xác định trách nhiệm kiểm tra, báo cáo và xử lý những vấn đề phát sinh.

Giải pháp góp phần tạo cơ sở quản trị để doanh nghiệp phát hiện và hạn chế những rủi ro trong quá trình thực hiện nghiệp vụ, thay vì chỉ kiểm tra sau khi công việc đã hoàn thành.

Xây dựng quy chế phối hợp giữa các phòng ban

Đối với Thủy Hà Nội, quá trình xử lý công việc thường có sự tham gia của nhiều bộ phận với chức năng và thẩm quyền khác nhau.

Từ đặc thù đó, Justeps tư vấn hoàn thiện cơ chế phối hợp nội bộ nhằm quy định rõ trách nhiệm của từng đầu mối trong quá trình thực hiện công việc.

Quy chế tập trung vào:

Chức năng, nhiệm vụ và phạm vi trách nhiệm của từng bộ phận.
Nguyên tắc phối hợp giữa các phòng ban và đơn vị công trình.
Cơ chế đề xuất, kiểm tra, xác nhận và phê duyệt.
Trách nhiệm cung cấp, kiểm tra và lưu trữ hồ sơ.
Phương pháp xử lý các nghiệp vụ có sự tham gia của nhiều bộ phận.
Cơ chế báo cáo, trao đổi và giải quyết các vướng mắc nội bộ.

Việc xây dựng cơ chế phối hợp nhằm hạn chế chồng chéo trách nhiệm, tạo sự thống nhất trong trình tự xử lý và hỗ trợ các bộ phận vận hành trên cùng một hệ thống nguyên tắc quản lý.

Kết quả và giá trị của dự án

Qua quá trình khảo sát, trao đổi và hoàn thiện, Justeps đã xây dựng bộ hồ sơ quản trị nội bộ để Công ty Cổ phần Xây dựng Công trình Thủy Hà Nội có cơ sở xem xét ban hành và áp dụng.

Các giá trị trọng tâm của dự án được thể hiện ở những khía cạnh sau:

Thứ nhất, hoàn thiện hệ thống văn bản quản trị có tính liên kết. Các quy chế về tài chính, chi tiêu, tiền lương, KPI, kiểm soát và phối hợp nội bộ được xây dựng trên cùng nền tảng tổ chức và vận hành doanh nghiệp.

Thứ hai, chuẩn hóa thẩm quyền và trách nhiệm. Việc quy định rõ trách nhiệm đề xuất, kiểm tra, phê duyệt và thực hiện tạo cơ sở để các bộ phận phối hợp thống nhất.

Thứ ba, hỗ trợ kiểm soát chi phí và tài chính. Hệ thống quy chế xác định nguyên tắc quản lý tạm ứng, hoàn ứng, thanh toán, chứng từ và các khoản chi phục vụ công trình.

Thứ tư, hoàn thiện cơ chế quản lý nhân sự và tiền lương. Việc kết hợp thang bảng lương, quy chế tiền lương và KPI tạo nền tảng để doanh nghiệp quản lý thu nhập theo chức danh, chính sách và kết quả công việc.

Thứ năm, tăng tính thực tiễn của hồ sơ quản trị. Các nội dung được xây dựng trên cơ sở làm việc trực tiếp với Ban Lãnh đạo và bộ phận chuyên môn, bảo đảm có tính đến đặc thù của hoạt động xây dựng.

Thứ sáu, hỗ trợ doanh nghiệp nhận diện và phòng ngừa rủi ro. Hệ thống quy chế tạo cơ sở quản lý rõ ràng hơn đối với những vấn đề liên quan đến tài chính, chi phí, tiền lương, trách nhiệm và hồ sơ nội bộ.

Góc nhìn tư vấn từ Justeps

Trong thực tiễn tư vấn, việc xây dựng hệ thống quy chế quản trị nội bộ cho doanh nghiệp xây dựng đòi hỏi cách tiếp cận khác với doanh nghiệp thương mại hoặc dịch vụ thông thường.

Đặc thù thi công công trình khiến nhiều nghiệp vụ phát sinh ngoài phạm vi văn phòng, liên quan đến các khoản tạm ứng, chi phí công trường, hồ sơ nghiệm thu, vật tư, nhà cung cấp và nhân sự kỹ thuật.

Một hệ thống quy chế chỉ được xây dựng dựa trên mẫu chung có thể chưa phản ánh đầy đủ những tình huống thực tế mà doanh nghiệp cần xử lý.

Từ dự án Thủy Hà Nội, Justeps chú trọng ba nguyên tắc trong quá trình tư vấn:

Tuân thủ pháp luật: Các quy chế phải được xây dựng phù hợp với quy định pháp luật hiện hành và đặc điểm pháp lý của doanh nghiệp.

Phù hợp mô hình vận hành: Nội dung cần phản ánh đúng cơ cấu tổ chức, chức năng của các bộ phận và phương pháp quản lý thực tế.

Có khả năng triển khai: Quy định phải đủ rõ ràng để người thực hiện hiểu trách nhiệm, xác định được trình tự xử lý và hồ sơ cần chuẩn bị.

Đặc biệt, hoàn thiện hệ thống quản trị nội bộ không đơn thuần là soạn thảo từng quy chế riêng lẻ, mà là quá trình xây dựng mối liên kết giữa con người, thẩm quyền, quy trình và cơ chế kiểm soát trong doanh nghiệp.

Đây cũng là định hướng Justeps áp dụng trong quá trình tư vấn quản trị cho các doanh nghiệp có hoạt động theo dự án, công trình hoặc nhiều bộ phận phối hợp.

Dịch vụ tư vấn quản trị doanh nghiệp tại Justeps

Justeps cung cấp giải pháp tư vấn và hoàn thiện hệ thống pháp lý, quản trị nội bộ cho doanh nghiệp, bao gồm:

Tư vấn rà soát và xây dựng hệ thống quy chế quản trị doanh nghiệp.
Xây dựng quy chế tài chính, quy chế chi tiêu nội bộ.
Tư vấn phân quyền, phân cấp và cơ chế ủy quyền quản trị.
Xây dựng quy chế kiểm soát nội bộ và quy chế phối hợp phòng ban.
Xây dựng thang lương, bảng lương, quy chế tiền lương và chính sách thu nhập.
Xây dựng quy chế và hệ thống đánh giá KPI theo chức danh, bộ phận.
Hoàn thiện nội quy lao động, hồ sơ nhân sự và hệ thống biểu mẫu nội bộ.
Tư vấn pháp lý doanh nghiệp thường xuyên.
Rà soát và hoàn thiện hệ thống hợp đồng, hồ sơ pháp lý phục vụ hoạt động kinh doanh.

Câu hỏi thường gặp

Doanh nghiệp xây dựng cần xây dựng những quy chế nội bộ nào?

Các nhóm quy chế thường cần thiết gồm quy chế tài chính, chi tiêu nội bộ, tiền lương, KPI, kiểm soát nội bộ, phân quyền và phối hợp phòng ban. Phạm vi cụ thể phụ thuộc mô hình tổ chức và hoạt động của doanh nghiệp.

Vì sao doanh nghiệp xây dựng cần quy chế chi tiêu nội bộ riêng?

Do tính chất công việc thường phát sinh các khoản chi tại công trường, thuê máy móc, vật tư, đi lại, tạm ứng và hoàn ứng. Quy chế giúp xác định điều kiện chi, hồ sơ chứng từ và thẩm quyền phê duyệt.

Quy chế KPI có cần liên kết với quy chế tiền lương không?

Có, nếu doanh nghiệp sử dụng kết quả KPI để xác định thu nhập hiệu suất, cần quy định rõ phương pháp đánh giá, điều kiện hưởng và nguyên tắc chi trả trong hệ thống chính sách tiền lương.

Justeps có xây dựng trọn bộ quy chế nội bộ cho doanh nghiệp không?

Có. Justeps hỗ trợ khảo sát hoạt động, rà soát hồ sơ, tư vấn cơ chế quản trị và xây dựng các quy chế, quy trình, biểu mẫu phù hợp với mô hình vận hành thực tế.

Justeps – Tư vấn pháp lý và quản trị doanh nghiệp toàn diện.

Chúng tôi đồng hành cùng doanh nghiệp từ việc rà soát hiện trạng, phân tích nhu cầu quản lý, thiết kế giải pháp đến hoàn thiện hệ thống văn bản, biểu mẫu và cơ chế vận hành, hướng tới mục tiêu quản trị thống nhất, kiểm soát rủi ro và phát triển bền vững.

Mọi thông tin yêu cầu tư vấn xin vui lòng liên hệ:

Email: info@justepslegal.com