Hà Nội tăng cường phối hợp liên ngành về BHXH và doanh nghiệp cần rà soát ngay hồ sơ lao động

Ngày 02/6/2026, Công an Thành phố, Liên đoàn Lao động Thành phố, Sở Nội vụ Thành phố, Sở Y tế Thành phố, Thanh tra Thành phố, Thuế Thành phố, Sở Tài chính Thành phố và Bảo hiểm xã hội Thành phố Hà Nội ban hành Quy chế phối hợp số 3036/QCPH-CA-LĐLĐ-NV-YT-TTra-THN-TC-BHXH về việc thực hiện các giải pháp, biện pháp bảo đảm quyền và lợi ích hợp pháp đối với các chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp của người lao động trên địa bàn thành phố Hà Nội.

Đây là một văn bản đáng chú ý đối với các doanh nghiệp đang sử dụng lao động tại Hà Nội, đặc biệt là những doanh nghiệp có nhiều lao động thời vụ, cộng tác viên, nhân sự khoán việc, nhân sự thử việc, nhân sự hưởng lương theo KPI hoặc có sự chênh lệch giữa hồ sơ lao động, hồ sơ thuế và hồ sơ tham gia bảo hiểm xã hội.

Công văn này cho thấy xu hướng quản lý BHXH không còn tách rời từng cơ quan

Trước đây, nhiều doanh nghiệp thường nhìn nhận hồ sơ lao động, hồ sơ thuế và hồ sơ bảo hiểm xã hội là các nhóm hồ sơ độc lập. Kế toán phụ trách thuế, nhân sự phụ trách hợp đồng lao động, bộ phận hành chính phụ trách bảo hiểm xã hội. Tuy nhiên, theo nội dung Quy chế phối hợp số 3036, các cơ quan tại Hà Nội sẽ tăng cường trao đổi, chia sẻ thông tin và phối hợp trong quá trình rà soát, kiểm tra, thanh tra đối với doanh nghiệp.

Các nhóm dữ liệu có thể được kết nối và đối chiếu gồm tình hình sử dụng lao động, việc tham gia BHXH, việc chi trả các chế độ BHXH, tình trạng đăng ký hoạt động kinh doanh, kê khai thuế thu nhập cá nhân, nghĩa vụ công đoàn và kết quả thanh tra, kiểm tra tại đơn vị sử dụng lao động.

Điều này có nghĩa là nếu doanh nghiệp có phát sinh chi phí tiền lương, tiền công, có kê khai thuế thu nhập cá nhân, có hợp đồng hoặc chứng từ chi trả thu nhập cho người lao động nhưng lại không tham gia BHXH, tham gia không đầy đủ hoặc đóng BHXH không đúng mức thì rủi ro bị rà soát chéo sẽ cao hơn.

Tải full công văn tại:

Doanh nghiệp có thể bị ảnh hưởng như thế nào

Quy chế phối hợp không chỉ dừng lại ở việc tuyên truyền chính sách. Nội dung văn bản thể hiện rõ định hướng phối hợp giữa nhiều cơ quan trong việc rà soát, phát hiện, đôn đốc, thanh tra, kiểm tra và xử lý các hành vi vi phạm pháp luật về BHXH, BHYT, BHTN.

Trước hết, doanh nghiệp có thể bị đưa vào diện rà soát nếu dữ liệu giữa cơ quan thuế, cơ quan bảo hiểm xã hội, cơ quan đăng ký kinh doanh và cơ quan lao động có dấu hiệu không thống nhất. Ví dụ, doanh nghiệp có nhiều khoản chi trả thu nhập cho cá nhân nhưng số lao động tham gia BHXH thấp; doanh nghiệp có đăng ký hoạt động nhưng không phát sinh lao động tham gia bảo hiểm; doanh nghiệp có lao động làm việc thường xuyên nhưng lại ký hợp đồng dịch vụ, hợp đồng cộng tác viên hoặc hợp đồng khoán việc không phù hợp với bản chất quan hệ lao động.

Tiếp theo, doanh nghiệp chậm đóng, trốn đóng hoặc gian lận BHXH có thể bị phối hợp thanh tra, kiểm tra bởi nhiều cơ quan. Quy chế cũng đề cập đến việc chuyển hồ sơ sang cơ quan có thẩm quyền trong trường hợp phát hiện dấu hiệu vi phạm nghiêm trọng liên quan đến hành vi trốn đóng BHXH, BHYT, BHTN cho người lao động.

Ngoài ra, việc doanh nghiệp vi phạm pháp luật về lao động, công đoàn, BHXH, BHYT, thuế cũng có thể ảnh hưởng đến quá trình đánh giá, khen thưởng, tham gia đấu thầu hoặc các thủ tục cần xác nhận tình trạng tuân thủ pháp luật.

Những nhóm doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý

Không phải doanh nghiệp nào cũng có cùng mức độ rủi ro, nhưng một số nhóm doanh nghiệp nên chủ động rà soát sớm hơn.

Thứ nhất là doanh nghiệp sử dụng nhiều lao động thời vụ, nhân công khoán, cộng tác viên hoặc lao động làm việc theo dự án. Đây là nhóm dễ phát sinh nhầm lẫn giữa hợp đồng lao động, hợp đồng dịch vụ và hợp đồng khoán việc. Nếu bản chất công việc có sự quản lý, điều hành, trả lương thường xuyên và người lao động làm việc theo thời gian cố định thì nguy cơ bị xác định là quan hệ lao động là khá lớn.

Thứ hai là doanh nghiệp có bảng lương chia thành nhiều khoản như lương cơ bản, phụ cấp, hỗ trợ, KPI, thưởng doanh số, thưởng hiệu quả công việc. Nếu doanh nghiệp không xây dựng rõ quy chế lương thưởng, tiêu chí KPI và căn cứ chi trả thì có thể phát sinh rủi ro khi xác định tiền lương làm căn cứ đóng BHXH, thuế thu nhập cá nhân và chi phí được trừ.

Thứ ba là doanh nghiệp đã kê khai chi phí nhân công, chi phí tiền lương, chi phí thuê cá nhân nhưng chưa có đầy đủ hợp đồng, chứng từ thanh toán, hồ sơ nghiệm thu, bảng chấm công, bảng lương, cam kết thuế hoặc hồ sơ khấu trừ thuế phù hợp.

Thứ tư là doanh nghiệp đang nợ BHXH, chậm đóng BHXH hoặc mới tham gia BHXH cho một phần nhân sự. Trong bối cảnh các cơ quan có cơ chế phối hợp và chia sẻ dữ liệu, việc để tình trạng này kéo dài có thể khiến doanh nghiệp bị đôn đốc, thanh tra hoặc xử phạt.

Doanh nghiệp cần làm gì ngay sau quy chế phối hợp này

Doanh nghiệp không nên chờ đến khi có thông báo thanh tra, kiểm tra mới bắt đầu rà soát hồ sơ. Việc chuẩn hóa hồ sơ từ sớm sẽ giúp doanh nghiệp chủ động giải trình, giảm rủi ro bị truy thu, xử phạt và hạn chế tranh chấp với người lao động.

Trước hết, doanh nghiệp cần rà soát lại toàn bộ danh sách nhân sự đang làm việc thực tế, bao gồm nhân sự chính thức, thử việc, thời vụ, cộng tác viên, chuyên gia, người nhận khoán và cá nhân cung cấp dịch vụ. Với mỗi nhóm nhân sự, doanh nghiệp cần xác định đúng bản chất quan hệ pháp lý để lựa chọn loại hợp đồng phù hợp.

Tiếp theo, doanh nghiệp cần kiểm tra lại hệ thống hợp đồng lao động, hợp đồng thử việc, hợp đồng cộng tác viên, hợp đồng khoán việc, thỏa thuận bảo mật, cam kết trách nhiệm và các phụ lục liên quan. Nội dung hợp đồng cần thống nhất với thực tế quản lý, điều hành, chấm công, giao việc và thanh toán.

Doanh nghiệp cũng cần rà soát bảng lương, quy chế lương thưởng, thang bảng lương, phụ cấp, KPI và các khoản hỗ trợ khác. Các khoản chi trả cho người lao động cần có căn cứ rõ ràng, có quy chế nội bộ hoặc thỏa thuận phù hợp, tránh tình trạng ghi nhận tùy tiện dẫn đến rủi ro về thuế và BHXH.

Ngoài ra, doanh nghiệp cần đối chiếu dữ liệu giữa hồ sơ thuế và hồ sơ BHXH. Số lượng người được chi trả thu nhập, số lượng người quyết toán thuế TNCN, số lượng người ký hợp đồng và số lượng người tham gia BHXH cần được kiểm tra để phát hiện các điểm chưa thống nhất.

Cuối cùng, doanh nghiệp nên chuẩn bị sẵn bộ hồ sơ giải trình trong trường hợp cơ quan nhà nước yêu cầu cung cấp thông tin. Bộ hồ sơ này có thể bao gồm danh sách lao động, hợp đồng, bảng lương, chứng từ thanh toán, quy chế lương thưởng, hồ sơ BHXH, hồ sơ thuế TNCN, biên bản nghiệm thu công việc và tài liệu chứng minh bản chất quan hệ hợp đồng.

Dịch vụ rà soát hồ sơ lao động, tiền lương và BHXH của Justeps Legal

Trước xu hướng tăng cường phối hợp liên ngành trong quản lý lao động, thuế và BHXH, Justeps Legal cung cấp dịch vụ rà soát, hoàn thiện và chuẩn hóa hệ thống hồ sơ lao động, tiền lương, BHXH cho doanh nghiệp.

Dịch vụ của Justeps Legal tập trung vào việc giúp doanh nghiệp nhìn tổng thể hệ thống hồ sơ đang có, phát hiện các điểm chưa phù hợp và đề xuất phương án xử lý thực tế, phù hợp với quy mô, ngành nghề và mô hình vận hành của từng doanh nghiệp.

Phạm vi dịch vụ có thể bao gồm rà soát hợp đồng lao động, hợp đồng thử việc, hợp đồng cộng tác viên, hợp đồng khoán việc; rà soát bảng lương, quy chế lương thưởng, KPI, thang bảng lương; kiểm tra sự thống nhất giữa hồ sơ lao động, hồ sơ thuế và hồ sơ BHXH; xây dựng bộ hồ sơ nhân sự nội bộ; tư vấn phương án xử lý đối với lao động chưa tham gia BHXH, lao động thời vụ, cộng tác viên, nhân sự nhận khoán; hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ giải trình khi doanh nghiệp có yêu cầu từ cơ quan nhà nước.

Điểm quan trọng trong dịch vụ của Justeps Legal không chỉ là soạn biểu mẫu, mà là rà soát đúng bản chất vận hành của doanh nghiệp. Mỗi doanh nghiệp có mô hình sử dụng lao động khác nhau, cách trả lương khác nhau và mức độ rủi ro khác nhau. Vì vậy, hồ sơ cần được thiết kế theo hướng vừa đáp ứng yêu cầu pháp luật, vừa có thể áp dụng được trong thực tế quản trị.

Việc rà soát sớm giúp doanh nghiệp chủ động hơn trước các đợt thanh tra, kiểm tra, hạn chế rủi ro bị truy thu BHXH, xử phạt vi phạm hành chính, loại chi phí khi quyết toán thuế hoặc phát sinh tranh chấp lao động với người lao động.

Justeps Legal đồng hành cùng doanh nghiệp trong quản trị rủi ro lao động và BHXH

Quy chế phối hợp số 3036 tại Hà Nội là một tín hiệu cho thấy việc quản lý lao động, thuế và BHXH sẽ ngày càng dựa nhiều hơn trên dữ liệu liên thông giữa các cơ quan. Doanh nghiệp càng vận hành bài bản, hồ sơ càng thống nhất thì càng giảm nguy cơ bị động khi bị rà soát hoặc kiểm tra.

Justeps Legal khuyến nghị doanh nghiệp nên chủ động rà soát hệ thống hồ sơ lao động, tiền lương, thuế và BHXH ngay từ thời điểm này, đặc biệt nếu doanh nghiệp đang có nhiều lao động thời vụ, cộng tác viên, nhân sự khoán việc hoặc đang áp dụng cơ cấu lương gồm nhiều khoản phụ cấp, KPI, thưởng hiệu quả công việc.

Mọi thông tin vui lòng liên hệ:

Email: info@justepslegal.com